ARTÍCULO Nº 125 (CVE: BOME-AX-2021-125) DESCARGAR ARTÍCULO

El Consejo de Gobierno, en sesión resolutiva Ordinaria celebrada el día 5 de noviembre de 2021, adoptó entre otros, el siguiente acuerdo:

PUNTO VIGÉSIMO OCTAVO.- MODIFICACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL PO FEDER 2014-2020 CON MOTIVO DE LA INCORPORACIÓN DEL REACT EU.- El Consejo de Gobierno acuerda aprobar la Propuesta de la Consejería de  Hacienda, Empleo y Comercio, que literalmente dice:

“

Aprobación de la actualización del MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE GESTION Y CONTROL DE ACTUACIONES Y OPERACIONES COFINANCIADAS POR EL FEDER Y LA CIUDAD AUTÓNOMA DE MELILLA EN EL PERÍODO DE PROGRAMACIÓN 2014-2020 (PO FEDER Melilla 2014-2020).

Antecedentes y disposiciones legales y reglamentarias:

El artículo 123.7 del Reglamento (UE) Nº 1303/2013, de 17 de diciembre de 2013, por el que se establecen disposiciones comunes y generales relativas a los Fondos Estructurales y de Inversión Europeos «Fondos EIE» (RDC en lo sucesivo), establece sobre las Autoridades de gestión y control de los Programas:

“1. Para cada programa operativo, el Estado miembro designará como autoridad de gestión una autoridad u organismo público o un organismo privado nacional, regional o local. Podrá designarse una misma autoridad de gestión para más de un programa operativo. … / / …

7. El Estado miembro o la autoridad de gestión podrán confiar la gestión de parte de un programa operativo a un organismo intermedio mediante un acuerdo por escrito entre el organismo intermedio y el Estado miembro o la autoridad de gestión («subvención global»). El organismo intermedio deberá proporcionar garantías de su solvencia y su competencia en  el ámbito de que se trate, al igual que de su capacidad administrativa y de gestión financiera.”

En cuanto a los Sistemas de gestión y control, son la vía a través de la cual los Estados miembros deben ejercer su responsabilidad sobre la ejecución y control de las operaciones en los Programas Operativos cofinanciados por los Fondos Estructurales y de Inversión Europeos (Fondos EIE). Así lo previene el artículo 72 y concordantes del RDC, que indica además cuáles deben ser los principios generales que inspiren los Sistemas de gestión y control. En su virtud, se establece que estos Sistemas deberán:

a)     describir las funciones de cada organismo que participe en la gestión y el control y asignar las funciones en el seno de cada organismo;

b)     observar el principio de separación de funciones entre dichos organismos y en el seno de cada uno de ellos;

c)     establecer procedimientos que garanticen la exactitud y regularidad del gasto declarado;

d)     contar con sistemas informáticos para la contabilidad, para el almacenamiento y la transmisión de los datos financieros y los datos sobre indicadores y para el seguimiento y la elaboración de informes;

e)     contar con sistemas de presentación de informes y seguimiento cuando el organismo responsable confíe la ejecución de tareas a otro organismo;

f)      establecer medidas para auditar el funcionamiento de los propios sistemas de gestión y control;

g)     contar con sistemas y procedimientos que garanticen una pista de auditoría adecuada;

h)     disponer lo necesario para prevenir, detectar y corregir las irregularidades, incluido el fraude, y recuperar los importes pagados indebidamente, junto con los posibles intereses de demora correspondientes.

especificaciones de los sistemas de gestión y control que el Organismo Intermedio Ciudad Autónoma de Melilla va a aplicar para:

1.             Reconocer sus obligaciones en materia de gestión y control de los programas cofinanciados por el FEDER y la Ciudad Autónoma de

Melilla.

2.             Describir sus funciones y procedimientos y, concretamente, sus obligaciones en cuatro ámbitos: gestión y seguimiento, verificación, certificación y pagos y organización interna.

3.             Describir los agentes y organismos que intervienen en los procedimientos de gestión y control de los programas cofinanciados por el FEDER y la CAM, así como las funciones que cada uno debe realizar en el marco del sistema general de gestión y control.

Durante el ejercicio de 2021, la Ciudad Autónoma de Melilla ha conseguido la modificación del Programa Operativo FEDER 2014-2020 para incorporar las actividades derivadas de REACT EU, aprobado por el Reglamento (UE) 2020/2221 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de diciembre de 2020, por el que se modifica el Reglamento (UE) 1303/2013 en lo que respecta a los recursos adicionales y las disposiciones de ejecución a fin de prestar asistencia para favorecer la reparación de la crisis en el contexto de la pandemia de COVID-19 y sus consecuencias sociales y para preparar una recuperación verde, digital y resiliente de la economía (REACT-UE).

Esta reprogramación ha supuesto la inclusión de nuevos objetivos temáticos y específicos, así como variaciones en las actividades de los organismos beneficiarios ya existentes.

En este sentido, se ha realizado un ejercicio de actualización del Manual anterior, al objeto de dar cabida a los cambios acaecidos a consecuencia de la reprogramación citada.

Por todo lo anterior y de conformidad con los documentos aportados al expediente, vengo en proponer al Consejo de Gobierno lo siguiente.

Que adopte las decisiones necesarias para actualizar el sistema de gestión y control descrito y, concretamente, la aceptación y aprobación de los siguientes documentos, necesarios para la implementación de los nuevos sistemas y procedimientos y proceder, por tanto, a la justificación de gastos y solicitudes de reembolso derivadas de la participación de la Ciudad Autónoma de Melilla en la gestión y ejecución del Programa Operativo FEDER de Melilla 2014- 2020:

Aprobación de la actualización del MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE GESTION Y CONTROL DE ACTUACIONES Y OPERACIONES COFINANCIADAS POR EL FEDER Y LA CIUDAD AUTÓNOMA DE MELILLA EN EL PERÍODO DE PROGRAMACIÓN 2014-2020 (PO FEDER Melilla 2014-2020).

“

Lo que se publica para su general conocimiento.

Melilla 11 de noviembre de 2021,

El Técnico de Administración General,

UNIÓN EUROPEA

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

DE GESTIÓN Y CONTROL DE

ACTUACIONES Y OPERACIONES

COFINANCIADAS POR EL

FEDER Y LA

CIUDAD AUTÓNOMA DE MELILLA

EN EL PERÍODO DE PROGRAMACIÓN

2014-2020

Actualización de 5 octubre de 2021

Fondo Europeo de Desarrollo Regional

(FEDER):

“Una manera de hacer Europa”

INDICE

1.             INTRODUCCIÓN .................................................................................................. 4

2.             DEFINICIONES .................................................................................................... 5

3.             DESIGNACIÓN DE AUTORIDADES: ............................................................ 13

3.1. AUTORIDAD DE AUDITORÍA (ART. 123.4 Y 127 DEL RDC)...................................................................... 13

3.1.1. Concepto .............................................................................................. 13

3.1.2. Designación ........................................................................................ 13

3.2. AUTORIDAD DE CERTIFICACIÓN (ART. 123.2 Y 126 DEL RDC) ............................................................... 13

3.2.1. Concepto .............................................................................................. 13

3.2.2. Designación ........................................................................................ 13

3.2.3. Actividades .......................................................................................... 13

3.3. AUTORIDAD DE GESTIÓN (ART. 123.1 Y 125 DEL RDC) ........................................................................ 14

3.3.1.       Concepto .............................................................................................. 14

3.3.2.       Designación ........................................................................................ 14

3.3.3.       3.3.3. Actividades .......................................................................................... 14

3.4. ORGANISMO INTERMEDIO (ART. 2.18, ART. 123.6 Y ART. 123.7 DEL RDC) ............................................ 15

3.4.1. Concepto .............................................................................................. 15

3.4.2. Designación ........................................................................................ 15

3.5. BENEFICIARIOS .................................................................................................................................. 16

3.5.1.       Concepto .............................................................................................. 16

3.5.2.       Identificación ...................................................................................... 16

4. ORGANISMO INTERMEDIO. .......................................................................... 17

4.1.          ORGANIZACIÓN INTERNA. ............................................................................. 17

4.2.          MARCO DE GESTIÓN DE RIESGOS DEL ORGANISMO INTERMEDIO ............................. 25

4.3.          PROCEDIMIENTOS DE PARTICIPACIÓN EL COMITÉ DE SEGUIMIENTO............................... 32

5.             ORGANIGRAMA INSTITUCIONAL. UNIDADES AFECTADAS POR LA GESTIÓN DE PROGRAMAS OPERATIVOS Y RECURSOS HUMANOS IMPLICADOS. .......................................... 37

5.1           ORGANIGRAMA Y ESPECIFICACIONES DE LAS FUNCIONES DE LAS UNIDADES DEL OI. ........... 38

5.2           Organismos Beneficiarios ...................................................................... 40

6 PROCEDIMIENTOS INTERNOS .................................................................... 44

6.1 PROCEDIMIENTOS PARA PONER EN MARCHA MEDIDAS EFECTIVAS Y PROPORCIONADAS CONTRA EL FRAUDE. ................................................................................................................... 44

6.1.1        PREVENCIÓN. .............................................................................................. 46

6.1.2        DETECCIÓN. ................................................................................................ 47

6.1.3        CORRECCIÓN Y PERSECUCIÓN DEL FRAUDE. ..................................... 48

6.2           PROCEDIMIENTOS PARA RECABAR, REGISTRAR Y ALMACENAR EN FORMATO INFORMATIZADO LOS DATOS DE CADA OPERACIÓN, NECESARIOS A EFECTOS DE SUPERVISIÓN, EVALUACIÓN, GESTIÓN FINANCIERA, VERIFICACIÓN Y AUDITORÍA. ................................................................................... 49

6.3           PROCEDIMIENTOS PARA LA APLICACIÓN DE REVISIONES DE FUNCIONES DELEGADAS POR LA AUTORIDAD DE GESTIÓN. ......................................................................................... 49

6.4           PROCEDIMIENTOS PARA ESTABLECER LA DECLARACIÓN DE FIABILIDAD DEL ÓRGANO DIRECTIVO, EL INFORME DE LOS CONTROLES REALIZADOS Y LAS DEFICIENCIAS DETECTADAS, Y EL RESUMEN ANUAL DE LAS AUDITORIAS Y CONTROLES DEFINITIVOS. ...................................................... 51

6.5           PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR EL RESUMEN ANUAL DE LOS INFORMES DE AUDITORÍA DEFINITIVOS Y DE LOS CONTROLES REALIZADOS INCLUIDO UN ANÁLISIS DE LA NATURALEZA Y EL GRADO DE ERRORES E INSUFICIENCIAS DETECTADOS EN LOS SISTEMAS, ASÍ COMO LAS MEDIDAS CORRECTORAS ADOPTADAS O PREVISTAS [ARTÍCULO 125, APARTADO 4, LETRA E), DEL REGLAMENTO (UE) Nº 1303/2013]. ............ 56

6.6           PROCEDIMIENTOS DE EVALUACIÓN, SELECCIÓN Y APROBACIÓN DE OPERACIONES, ASÍ COMO DE GARANTÍA DE CONFORMIDAD CON LA NORMATIVA APLICABLE. ............................... 58

6.7           PROCEDIMIENTOS DE VERIFICACIÓN DE OPERACIONES. .............................. 68

6.8           PROCEDIMIENTOS DE RECEPCIÓN DE LOS GASTOS REALIZADOS POR LOS BENEFICIARIOS, A INCLUIR EN LAS SOLICITUDES DE REEMBOLSO, VERIFICACIÓN Y VALIDACIÓN, Y PAGO. ........................... 75

PISTA DE AUDITORÍA ............................................................................................. 81

7.1 PROCEDIMIENTOS PARA GARANTIZAR UN SISTEMA DE ARCHIVADO Y UNA PISTA DE AUDITORÍA ADECUADOS ………………………………………………………………………………..………………. 81

7.2 INSTRUCCIONES PROPORCIONADAS SOBRE LA CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS JUSTIFICATIVOS PRESENTADOS ......................................................................................................... 82

8. IRREGULARIDADES Y RECUPERACIONES ............................................. 84

8.1 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO SOBRE EL REGISTRO Y LA CORRECCIÓN DE IRREGULARIDADES (INCLUIDO EL FRAUDE) Y SU SEGUIMIENTO Y EL REGISTRO DE LOS IMPORTES RETIRADOS Y RECUPERADOS, LAS CUANTÍAS QUE CABE RECUPERAR, LOS IMPORTES IRRECUPERABLES Y LAS CUANTÍAS RELACIONADAS CON LAS OPERACIONES SUSPENDIDAS EN VIRTUD DE ALGUNA RESOLUCIÓN JUDICIAL O RECURSO CONTENCIOSO-ADMINISTRATIVO CON EFECTO SUSPENSIVO. ............................................................................. 84

9.             SISTEMA DE INFORMACIÓN ........................................................................ 92

9.1.          DESCRIPCIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN: ................................................................................ 92

9.2.          DESCRIPCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS PARA VERIFICAR QUE LA SEGURIDAD DE LOS SISTEMAS INFORMÁTICOS ESTÁ GARANTIZADA. ........................................................................................................... 96

9.3.          DESCRIPCIÓN DE LA CAPACIDAD PARA QUE TODOS LOS INTERCAMBIOS DE INFORMACIÓN PUEDAN REALIZARSE POR MEDIOS ELECTRÓNICOS NO MÁS TARDE DEL 31 DE DICIEMBRE DE 2015 (ART. 122.3 DEL REGLAMENTO 1303/2013). ....................................................................................................................... 98

10.           MECANISMOS PARA LA ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL ................. 101

11            ENTRADA EN VIGOR .................................................................................... 101

12            ANEXOS ............................................................................................................ 101

ANEXO I: LISTAS DE COMPROBACIÓN. .......................................................... 102

ANEXO II: CÓDIGO DE CONDUCTA Y PRINCIPIOS ÉTICOS DEL

PERSONAL DEL OI CIUDAD AUTÓNOMA DE MELILLA ............................. 103

ANEXO IV: DECLARACIÓN TIPO DE AUSENCIA DE CONFLICTO DE

INTERESES ................................................................................................................ 109

ANEXO V: MODELOS DE DECA PARA: ............................................................. 112

•              BENEFICIARIOS FEDER .............................................................................. 112

•              PARA AYUDAS A EMPRESAS FEDER ....................................................... 112

ANEXO VI: MODELO ACUERDO DE DESIGNACIÓN ORGANISMO

INTERMEDIO (OI) CIUDAD AUTÓNOMA DE MELILLA .............................. 113

•              ACUERDO DEL DIRECTOR GENERAL DE FONDOS COMUNITARIOS

POR EL QUE SE DESIGNA ORGANISMO INTERMEDIO (OI) DEL FONDO

EUROPEO DE DESARROLLO REGIONAL (FEDER) A LA CIUDAD

AUTÓNOMA DE MELILLA ................................................................................... 113

1. Introducción

Los Sistemas de gestión y control son la vía a través de la cual los Estados miembros deben ejercer su responsabilidad sobre la ejecución y control de las operaciones en los Programas Operativos.

El Reglamento (UE) Nº 1303/2013, de 17 de diciembre de 2013, por el que se establecen disposiciones comunes y generales relativas al Fondo Europeo de Desarrollo Regional (RDC en lo sucesivo), indica cuáles deben ser los principios generales que inspiren los Sistemas de gestión y control. Así, en el artículo 72 se establece que estos Sistemas deberán:

a)     describir las funciones de cada organismo que participe en la gestión y el control y asignar las funciones en el seno de cada organismo;

b)     observar el principio de separación de funciones entre dichos organismos y en el seno de cada uno de ellos;

c)     establecer procedimientos que garanticen la exactitud y regularidad del gasto declarado;

d)     contar con sistemas informáticos para la contabilidad, para el almacenamiento y la transmisión de los datos financieros y los datos sobre indicadores y para el seguimiento y la elaboración de informes;

e)     contar con sistemas de presentación de informes y seguimiento cuando el organismo responsable confíe la ejecución de tareas a otro organismo;

f)      establecer medidas para auditar el funcionamiento de los propios sistemas de gestión y control;

g)     contar con sistemas y procedimientos que garanticen una pista de auditoría adecuada;

h)     disponer lo necesario para prevenir, detectar y corregir las irregularidades, incluido el fraude, y recuperar los importes pagados indebidamente, junto con los posibles intereses de demora correspondientes.

Con el objetivo de facilitar el diseño de los sistemas más adecuados para garantizar el buen uso de los Fondos, se prevé el establecimiento de normas e instrucciones comunes por parte de las Autoridades en materia de gestión y control de las actuaciones objeto de cofinanciación.

En este sentido, el presente documento contiene las especificaciones de los sistemas de gestión y control que el Organismo Intermedio Ciudad Autónoma de Melilla (en adelante CAM) va a aplicar para:

1.             Reconocer sus obligaciones en materia de gestión y control de los programas cofinanciados por el FEDER y la CAM.

2.             Describir sus funciones y procedimientos y, concretamente, sus obligaciones en cuatro ámbitos: gestión y seguimiento, verificación, certificación y pagos y organización interna. 

3.             Describir los agentes y organismos que intervienen en los procedimientos de gestión y control de los programas cofinanciados por el FEDER y la CAM, así como las funciones que cada uno debe realizar en el marco del sistema general de gestión y control.

2. Definiciones

En orden alfabético, y sin perjuicio de otras definiciones adicionales que, con carácter puntual, aparezcan en el articulado del presente Manual:

Actuación:

Se entiende por actuación una medida que instrumenta una política de interés público encuadrada en un objetivo específico, gestionada por una única entidad (Beneficiario u organismo con plan financiero asignado) y caracterizada por unos objetivos concretos y unos procedimientos de gestión y esquemas de financiación homogéneos. En el marco de cada actuación las operaciones serán seleccionadas conforme a unos criterios homogéneos recogidos en el documento de Criterios de Selección de Operaciones.

Asociación y gobernanza en varios niveles (Art. 5 Rgto. General): 

Para el acuerdo de asociación y para cada programa, cada Estado miembro organizará, de conformidad con su marco institucional y jurídico, una asociación con las autoridades locales y regionales competentes. Participarán en la asociación los siguientes socios:

a)     las autoridades locales y otras autoridades públicas competentes;

b)     los interlocutores económicos y sociales, y

c)     los organismos pertinentes que representen a la sociedad civil, incluidos los interlocutores medioambientales, las organizaciones no gubernamentales y los organismos encargados de promover la inclusión social, la igualdad de género y la no discriminación.

Ayuda de Estado:

Aquella que entra en el ámbito de aplicación del artículo 107, apartado 1, del TFUE y que, a efectos del presente manual, se considerará que incluye también la ayuda de mínimis en el sentido del Reglamento (CE) 1998/2006 de la Comisión, el Reglamento (CE) 1535/2007 de la Comisión y el Reglamento (CE) 875/2007 de la Comisión.

Beneficiario:

A tenor de lo dispuesto en el artículo 2. apartado 10 del Reglamento, el beneficiario es: “un organismo público o privado y, únicamente a efectos del Reglamento del Feader y del Reglamento del FEMP, una persona física, responsable de iniciar o de iniciar y ejecutar las operaciones; y, en el contexto de los regímenes de ayudas de Estado, como se definen en el punto 13 del presente artículo, el organismo que recibe la ayuda; y en el contexto de los instrumentos financieros en virtud del título IV de la segunda parte del presente Reglamento, el organismo que ejecuta el instrumento financiero o, en su caso, el fondo de fondos.”

Beneficiario en términos generales: 

de estos participantes deben ser registrados y guardados de acuerdo con lo indicado en los Reglamentos (UE) Nº 1303/2013 y (UE) nº 1304/2013.

En este caso, no es posible definir más de un beneficiario por operación.

Beneficiario en el marco de ayudas de Estado: 

Todas las entidades que reciben contribución financiera que puede ser entendida como ayuda de Estado en el sentido del art. 107(1) del TFEU incluso cuando estas ayudas puedan ser catalogadas como “de mínimis” o estén incluidas en los casos de exenciones por categorías.

Comité de Seguimiento (Artículos 47 y 51 del RDC)

Es el comité que el Estado miembro debe crear y encargarle de hacer el seguimiento de la ejecución del Programa Operativo, de acuerdo con la Autoridad de Gestión.

Los artículos 49 y 110 del RDC definen las funciones del Comité de Seguimiento.

Contribuciones en especie:

Las Contribuciones en Especie, en la forma de provisión de Obras, Bienes, Servicios, Terrenos y Bienes Inmuebles, por los que no se haya efectuado ningún pago documentado con facturas o documentos de valor probatorio equivalente, podrán ser subvencionadas si cumplen las siguientes condiciones:

a)     Las normas de subvencionalidad de los Fondos EIE lo permitan.

b)     El Programa así lo disponga.

c)             Además, se cumplan todos los criterios siguientes:

1.     Que la Ayuda Pública abonada al final de la Operación no supere al Gasto Subvencionable Total, excluidas las Contribuciones en Especie.

2.     Que el Valor atribuido a las Contribuciones en Especie no supere los costes generalmente aceptados en el mercado de referencia.

3.     Que el Valor y la Ejecución de la CE puedan evaluarse y verificarse de forma independiente.

4.     En el caso de Terrenos o Bienes Inmuebles, que pueda efectuarse un pago en efectivo a efectos de un contrato de arrendamiento cuyo importe nominal anual no exceda de 1€. Además:

i       Que el Valor deberá estar Certificado por un experto independiente cualificado o un Organismo Oficial autorizado.

ii      No excederá del límite del 10% del Gasto Total Subvencionable de la Operación, si bien, en el caso de zonas abandonadas y aquellas con un pasado industrial, este límite aumentará hasta el 15%. Este límite podrá aumentarse en casos excepcionales y justificados para Operaciones relacionadas con la Conservación del Medio Ambiente.

5.     En el caso de Trabajo no retribuido, el Valor de ese Trabajo se determine teniendo en cuenta el tiempo dedicado verificado y el nivel de remuneración por un trabajo equivalente.

Los costes de depreciación podrán considerarse subvencionables en las siguientes condiciones:

a)     Cuando las normas de subvencionalidad del Programa lo permitan.

b)     Cuando el importe del gasto esté debidamente justificado por documentos de valor probatorio equivalente al de facturas para costes subvencionables, si va a ser reembolsado.

c)     Cuando los costes se refieran exclusivamente al período de la Ayuda para la Operación.

d)     Cuando los activos depreciados no se hayan adquirido con ayuda de subvenciones públicas.

Los siguientes costes no serán subvencionables con los Fondos EIE:

1.     Intereses de Deuda, excepto respecto de subvenciones concedidas en forma de bonificaciones de intereses o subvenciones de comisiones de garantía.

2.     La adquisición de Terrenos no edificados y edificados por un importe que exceda del 10% del gasto total subvencionable de la Operación (con la excepción de zonas industriales y conservación del medio ambiente).

3.     El IVA, excepto cuando no sea recuperable conforme a la legislación nacional.

Deficiencia grave en el funcionamiento efectivo de los sistemas de gestión y control:

A efectos de la aplicación de los Fondos y del FEMP, toda deficiencia que requiera mejoras sustanciales en el sistema, que exponga a los Fondos y al FEMP a un riesgo importante de irregularidades, y cuya existencia es incompatible con un dictamen de auditoría sin reservas sobre el funcionamiento del sistema de gestión y control.

Documento:

Todo medio impreso o electrónico que contenga información relevante en el contexto del Reglamento 1303/2013.

Durabilidad de las Operaciones:

En Operaciones de Inversiones en Infraestructura o Inversiones productivas, la Ayuda de los Fondos EIE deberá reembolsarse si, en el plazo de 5 años siguientes al Pago Final al Beneficiario (que los EM podrán reducir a 3 años, en casos de mantenimiento de Inversiones o de puestos de trabajo creados por PYME’s) o en el plazo establecido en las normas sobre Ayudas de Estado, en caso de ser aplicables, se produce cualquiera de las siguientes circunstancias:

  Ayuda de Estado, el plazo será el aplicable en las normas sobre Ayudas de Estado, a menos de que se trate de una PYME.

2.     Un cambio en la propiedad de un elemento de infraestructura que proporcione a una empresa o un organismo público una ventaja indebida.

3.     Un cambio sustancial que afecte a la naturaleza, los objetivos o las condiciones de ejecución de la Operación, de modo que se menoscaben sus objetivos originales.

REGLAS:

-       El Estado Miembro deberá recuperar los importes pagados indebidamente en relación con la Operación, de forma proporcional al período durante el cual se hayan incumplido los requisitos.

-       Con relación a Operaciones apoyadas por el FSE u otros Fondos EIE que no sean infraestructuras o inversiones productivas, la ayuda sólo deberá ser reembolsable cuando esté sujeta a una obligación de mantenimiento de la inversión conforme a las normas aplicables sobre Ayudas de Estado, y cuando se produzca el cese o relocalización en el plazo establecidos en las mismas.

-       No se aplicarán estas normas a las contribuciones de instrumentos financieros ni a las operaciones en las que se produzca el cese de una actividad productiva por quiebra no fraudulenta.

-       No se aplicarán estas normas a las personas físicas beneficiarias de ayudas a la inversión que, una vez terminada la operación, puedan optar y recibir una ayuda en virtud del Fondo Europeo de Adaptación a la Globalización (cierre o adaptación de empresas a consecuencia de pérdida de competitividad por la globalización).

Eje prioritario (Art. 2.8 del RDC y art. 5 del Rgto (UE) 1301/2013)

Cada una de las prioridades de un Programa Operativo. Como principio general, los ejes prioritarios deben abarcar un objetivo temático, un Fondo y una categoría de región. No obstante, en su caso, es posible que un eje prioritario se refiera a más de una categoría de región y combine una o más prioridades de inversión del FEDER, el FSE y el Fondo de Cohesión con arreglo a uno o más objetivos temáticos. 

Ejercicio contable:

A efectos de la tercera y la cuarta parte del Reglamento 1303/2013, el período comprendido entre el 1 de julio y el 30 de junio, excepto en el caso del primer ejercicio contable del período de programación, con respecto al cual significa el período comprendido entre la fecha de inicio de la subvencionabilidad del gasto y el 30 de junio de 2015; el último ejercicio contable estará comprendido entre el 1 de julio de 2023 y el 30 de junio de 2024; 

Ejercicio financiero:

A efectos de la tercera y la cuarta parte del Reglamento 1303/2013, el período comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre. 

Financiación a tipo fijo de los costes indirectos y los costes de personal (Art. 68 Rglto. General):

Cuando una operación genere costes indirectos, estos podrán calcularse a tipo fijo de una de las siguientes maneras:

a)     A un tipo fijo de hasta el 25% de los costes directos subvencionables, siempre que se calculen mediante:

-       Un método justo, equitativo y verificable.

-       O un método aplicado a una categoría similar de operación o beneficiario en subvenciones enteramente financiadas por la AGE.

b)     A un tipo de hasta el 15% de los costes directos de personal subvencionables sin que el EM esté obligado a hacer cálculo alguno para determinar el tipo aplicable.

c)     A un tipo aplicado a los costes directos subvencionables basado en método existentes con sus correspondientes tipos, aplicable en las políticas de la Unión a una categoría similar de operación y beneficiario.

A efectos de determinar los costes de personal en relación con la ejecución de una operación, la tarifa por hora aplicable podrá calcularse dividiendo los costes brutos de empleo anuales justificados más recientes por 1.720 horas.

Fondos Estructurales y de Inversión Europeos (Fondos EIE):

·          Fondo Europeo de Desarrollo Regional (FEDER). 

·          Fondo Social Europeo (FSE). 

·          Fondo de Cohesión. 

·          Fondo Europeo Agrícola de Desarrollo Rural (Feader). 

·          Fondo Europeo Marítimo y de la Pesca (FEMP).

Fondos Estructurales:

·          FEDER

·          FSE  

Fondos (los Fondos):

·            Fondos Estructurales

·            Fondo de Cohesión.

Formas de Ayuda (Art. 67º RDC):

o    Reembolso de costes subvencionables en que se haya efectivamente incurrido y realmente abonado, junto con, cuando proceda, contribuciones en especie y depreciaciones. 

o    Baremos estándar de costes unitarios.

o    Importes a tanto alzado que no superen los 100.000€ de contribución pública

o    Financiación a tipo fijo, determinada aplicando un porcentaje a una o varias categorías definidas de costes.

Las normas específicas de los Fondos podrán limitar las formas de las subvenciones o de la ayuda reembolsable aplicable a determinadas operaciones.

Reglas de utilización:

1.             Las formas anteriores sólo podrán combinarse:

a)     Si cada una de ellas comprende diferentes categorías de costes.

b)     Si se utilizan para diferentes proyectos que forman parte de una operación.

c)     Si se utilizan para diferentes proyectos que forman parte de fases sucesivas de una operación.

2.             Si una Operación, o un proyecto que forma parte de una operación, se ejecuta exclusivamente mediante un contrato público, la ayuda sólo puede revestir la forma de reembolso de costes subvencionables.

3.             Si el Contrato Público dentro de una operación o de un proyecto que forma parte de una operación se limita a determinadas categorías de costes, la ayuda podrá revestir cualquiera de las opciones.

Gasto público:

Toda contribución pública a la financiación de operaciones que tienen su origen en el presupuesto de autoridades públicas nacionales, regionales o locales, el presupuesto de la Unión relacionado con los Fondos EIE, el presupuesto de organismos de Derecho público o el presupuesto de asociaciones de autoridades públicas u organismos de Derecho público, y a los efectos de determinar el porcentaje de cofinanciación de los programas o prioridades del FSE, puede incluir los recursos financieros aportados colectivamente por empresarios y trabajadores. 

GERIP

Red compuesta por el Grupo Español de Responsables de Información y Publicidad.

Irregularidad:

Todo incumplimiento del Derecho de la Unión o del Derecho nacional relativo a su aplicación, derivado de un acto u omisión de un operador económico que participa en la ejecución de los Fondos EIE, que tenga o pueda tener un efecto perjudicial en el presupuesto de la Unión al imputar a este una partida de gasto injustificado. 

Irregularidad sistémica:

Toda irregularidad, que puede ser de carácter recurrente, con alta probabilidad de producirse en tipos similares de operaciones, derivada de una deficiencia grave en el funcionamiento efectivo de un sistema de gestión y control, en particular el hecho de no establecer procedimientos adecuados de conformidad con el presente Reglamento y con las normas específicas de los Fondos. 

Objetivo específico (Art. 2.34 del RDC)

Es el resultado al que contribuye una prioridad de inversión en un contexto nacional o regional particular, mediante acciones o medidas emprendidas dentro de tal prioridad. 

Objetivo temático (Art. 9 del RDC)

Cada uno de los objetivos que los Fondos Estructurales y de Inversión Europeos apoyan, a fin de contribuir a la estrategia de la Unión para un crecimiento inteligente, sostenible e integrador.

En España, el Acuerdo de Asociación identificaba 10 objetivos temáticos en los Programas del FEDER, de los 11 objetivos temáticos señalados en el art. 9 del RDC.

No obstante, el Reglamento (UE) 2020/2221 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de diciembre de 2020, por el que se modifica el Reglamento (UE) nº 1303/2013 en lo que respecta a los recursos adicionales y las disposiciones de ejecución a fin de prestar asistencia para favorecer la reparación de la crisis en el contexto de la pandemia de COVID-19 y sus consecuencias sociales y para preparar una recuperación verde, digital y resiliente de la economía (REACT UE), ha incorporado un nuevo objetivo temático (OT) destinado principalmente a apoyar inversiones en productos y servicios de salud o en infraestructura social, en forma de capital circulante o de apoyo a la inversión para PYMES, a una transición hacia una economía digital y verde, a infraestructuras que presten servicios básicos a los ciudadanos y medidas de ayuda económica en las regiones más dependientes de los sectores más afectados por la crisis de la COVID-19.

Operación (Art. 2.9 del RDC)

Todo proyecto, contrato, acción o grupo de proyectos seleccionados por las autoridades de gestión del programa de que se trate, o bajo su responsabilidad (por un Organismo Intermedio), que contribuyan a alcanzar los objetivos de una o varias prioridades; en el contexto de los instrumentos financieros, constituyen la operación las contribuciones financieras de un programa a instrumentos financieros y la subsiguiente ayuda financiera proporcionada por dichos instrumentos financieros.

Operación finalizada:

Aquella que ha concluido materialmente o se ha ejecutado íntegramente y con respecto a la cual los beneficiarios han abonado todos los pagos relacionados y han percibido la correspondiente contribución pública. 

Operador económico:

Toda persona física o jurídica, u otra entidad, que participe en la ejecución de subvenciones procedentes de los Fondos EIE, con excepción de un Estado miembro que ejerza sus prerrogativas como autoridad pública. 

Organismo con Plan Financiero

Es aquel Organismo al que se asigna para la gestión de los Fondos, un plan financiero y un plan de cumplimiento de valores objetivo de indicadores de productividad. Tendrá a su vez su correspondiente participación en el Marco de Rendimiento del Programa Operativo.

Organismo de Derecho público:

Todo organismo que se rija por el Derecho público en el sentido del artículo 1, punto 9, de la Directiva 2004/18/CE del Parlamento Europeo y del Consejo y toda agrupación europea de cooperación territorial (AECT) establecida de conformidad con el Reglamento (CE) 1082/2006 del Parlamento Europeo y del Consejo, con independencia de que la AECT se considere un organismo de Derecho público o un organismo de Derecho privado en virtud de las disposiciones nacionales de aplicación pertinentes. 

Prioridad de inversión (punto expositivo 7 y art. 5 del Reglamento (UE) 1301/2013)

A fin de dar respuesta a las necesidades específicas del FEDER, y con arreglo a la estrategia de la Unión para un crecimiento inteligente, sostenible e integrador, es preciso establecer, dentro de cada uno de los objetivos temáticos establecidos en el RDC, medidas específicas del FEDER como «prioridades de inversión». 

Esas prioridades de inversión deben fijar objetivos detallados, que no sean mutuamente excluyentes, a los que debe contribuir el FEDER. En esas prioridades de inversión ha de basarse la definición de los objetivos específicos de los programas, que tengan en cuenta las necesidades y las características del ámbito del programa. 

El Reglamento (UE) 1301/2013 identifica, en su artículo 5, las prioridades de inversión en el marco de los objetivos temáticos que define el RDC en su artículo 9.

Programa operativo (Art. 96 del RDC)

Documento presentado por un Estado miembro y aprobado por la Comisión Europea, en el que se recoge una estrategia para alcanzar un crecimiento inteligente, sostenible e integrador y para contribuir a lograr la cohesión económica, social

y territorial en la Unión Europea. Un programa operativo (PO en lo sucesivo) se compone de Ejes prioritarios. 

Pyme: 

Una microempresa o una pequeña o mediana empresa tal como se define en la Recomendación 2003/361/CE de la Comisión. 

Solicitud de pago (Art. 2.22, Art. 126 y Art. 131 del RDC)

Es la petición de pago o la declaración de gastos presentada por el Estado Miembro a la Comisión. Consiste en un documento generado por el sistema informatizado a partir de la información sobre las operaciones introducidas en el mismo por los Organismos Intermedios y la Autoridad de Gestión. Este documento será remitido por la Autoridad de Certificación a la Comisión Europea, con la correspondiente certificación de que son el resultado de sistemas de contabilidad fiables, que se basan en documentos justificativos verificables y que han sido verificadas por la AG.

Las solicitudes de pago incluirán, con respecto a cada prioridad: el importe total del gasto subvencionable en que hayan incurrido los beneficiarios y abonado al ejecutar las operaciones, según figure en el sistema contable de la AC y el importe total del gasto público para la ejecución de las operaciones, según figure en dicho sistema contable.

En lo que se refiere a ayudas de Estado, los anticipos abonados al beneficiario por el organismo que concede la ayuda podrán incluirse en la solicitud de pago si cumplen las condiciones establecidas en el artículo 131.4 del RDC.

La Comisión ha establecido el modelo de las solicitudes de pago en el Anexo VI del Reglamento de Ejecución (UE) Nº 1011/2014.

Para la elaboración de las solicitudes de pago, la Autoridad de Gestión y/o el Organismo Intermedio correspondiente habrán facilitado la información correspondiente, cargándola en FONDOS 2020 que es la aplicación informática que se ha diseñado para la gestión del FEDER en España.

3.             Designación de Autoridades:

3.1.          Autoridad de Auditoría (Art. 123.4 y 127 del RDC)

3.1.1.       Concepto

Es la autoridad u organismo público nacional, regional o local, funcionalmente independiente de la autoridad de gestión y de la autoridad de certificación que, para cada programa operativo (PO), el Estado miembro designa para garantizar que se audite el correcto funcionamiento del sistema de gestión y control del PO. Podrá designarse una misma autoridad de auditoría para más de un PO. 

3.1.2.       Designación

La Autoridad de Auditoría para el PO FEDER de Melilla 2014-2020 es la Intervención General de la Administración del Estado (IGAE), adscrita a la Secretaría de Estado de Presupuestos y Gastos del Ministerio de Hacienda. (RD 256/2012, por el que se desarrolla la estructura básica del MINHAP.Art. 11.1.i).

3.2.          Autoridad de Certificación (Art. 123.2 y 126 del RDC)

3.2.1.       Concepto

Es la autoridad u organismo público nacional, regional o local que, para cada programa operativo (PO), el Estado miembro designa para ser responsable de certificar las declaraciones de gastos y las solicitudes de pago antes de su envío a la Comisión.

Podrá designarse una misma autoridad de certificación para más de un PO. 

3.2.2.       Designación

La Autoridad de Certificación para el PO FEDER de Melilla 2014-2020 es la Subdirección General de Certificación y Pagos, dependiente de la Dirección General de Fondos Comunitarios, de la Secretaría de Estado de Presupuestos y Gastos del Ministerio de Hacienda.

3.2.3.       Actividades

3.2.3.1.    Gestión:

a)             Procedimientos de certificación de las solicitudes de pago intermedio a la Comisión.

b)             Procedimientos para la elaboración de cuentas y la certificación de su veracidad, integridad y exactitud y de que el gasto cumple la legislación aplicable, teniendo en cuenta el resultado de todas las auditorías.

c)             Procedimientos para garantizar una pista de auditoría adecuada mediante la conservación, en formato informatizado, de registros de contabilidad que incluyan los importes recuperables, los recuperados y los retirados para cada operación.

d)             Procedimientos, en su caso, para garantizar que la autoridad de certificación recibe información adecuada de la autoridad de gestión sobre las verificaciones realizadas y los resultados de las auditorías realizadas por la autoridad de auditoría o bajo su responsabilidad.

3.2.3.2.    Control:

Procedimientos sobre el cumplimiento de las responsabilidades de la autoridad de certificación por lo que respecta al seguimiento de los resultados de las verificaciones de gestión y de los resultados de las auditorías realizadas por la autoridad de auditoría o bajo su responsabilidad antes de presentar solicitudes de pago a la Comisión.

3.3.          Autoridad de Gestión (Art. 123.1 y 125 del RDC)

3.3.1.       Concepto

Es la autoridad u organismo público o un organismo privado nacional, regional o local que, para cada programa operativo (PO), el Estado miembro designa para ser responsable de la gestión y control del PO. Podrá designarse una misma autoridad de gestión para más de un PO.

3.3.2.       Designación

La Autoridad de Gestión para todos los PP.OO. en el marco del FEDER (19 PP.OO. Regionales y 3 PP.OO. Plurirregionales) y, en concreto, para el PO FEDER de Melilla 2014-2020, es la Subdirección General de Gestión del FEDER, dependiente de la Dirección General de Fondos Comunitarios, de la Secretaría de Estado de Presupuestos y Gastos del Ministerio de Hacienda.

3.3.3.       Actividades

3.3.3.1.    Gestión:

a)             Procedimientos relativos a la solicitud de subvenciones, evaluación de las solicitudes, selección para la financiación, incluidas las instrucciones y orientaciones que garanticen que las operaciones contribuyen al logro de los objetivos específicos y a los resultados de la prioridad correspondiente, con arreglo a lo dispuesto en el artículo 125, apartado 3, letra a), inciso i).

b)             Procedimientos para verificaciones de gestión, incluidas las verificaciones administrativas en relación con cada solicitud de reembolso por parte de los beneficiarios y verificaciones de las operaciones sobre el terreno.

c)             Procedimientos para la tramitación de solicitudes de reembolso por parte de los beneficiarios y de autorización de los pagos.

d)             Procedimientos relativos a un sistema de recogida, registro y almacenamiento de datos de manera informatizada sobre cada operación, incluidos, cuando proceda, los datos sobre cada uno de los participantes y el desglose de los datos sobre indicadores por sexo cuando se requiera, y para garantizar que la seguridad de los sistemas esté en consonancia con las normas aceptadas internacionalmente.

e)             Procedimientos establecidos por la autoridad de gestión para garantizar que los beneficiarios mantengan un sistema separado de contabilidad o un código de contabilidad suficiente para todas las transacciones relacionadas con una operación.

f)              Procedimientos para poner en marcha medidas efectivas y proporcionadas contra el fraude.

g)             Procedimientos para garantizar una pista de auditoría y un sistema de archivado suficientes.

h)             Procedimientos para establecer la declaración de fiabilidad del órgano directivo, el informe de los controles realizados y las deficiencias detectadas, y el resumen anual de las auditorías y controles definitivos.

i)              Procedimientos para garantizar que se entrega al beneficiario un documento en el que se indican las condiciones de respaldo de cada operación.

3.3.3.2.    Control:

a)             Procedimientos de respaldo a los trabajos del comité de seguimiento.

b)             Procedimientos para elaborar el informe anual y el informe final de ejecución y enviarlos a la Comisión.

3.4.          Organismo Intermedio (Art. 2.18, Art. 123.6 y Art. 123.7 del RDC)

3.4.1.       Concepto

Es todo organismo público o privado que actúe bajo la responsabilidad de una autoridad de gestión o de certificación, o que desempeñe funciones en nombre de tal autoridad en relación con las operaciones de ejecución por parte de los beneficiarios.

El Estado miembro podrá designar uno o varios organismos intermedios para que realicen determinadas tareas de la autoridad de gestión o la autoridad de certificación, bajo la responsabilidad de éstas. Los acuerdos pertinentes entre la autoridad de gestión o la autoridad de certificación y los organismos intermedios se registrarán formalmente por escrito.

El Estado miembro o la autoridad de gestión podrán confiar la gestión de parte de un programa operativo a un Organismo Intermedio (OI) mediante un acuerdo por escrito entre el OI y el Estado miembro o la AG. El OI deberá proporcionar garantías de su solvencia y su competencia en el ámbito de que se trate, al igual que de su capacidad administrativa y de gestión financiera. Se considerará que existen estas garantías mediante la evaluación positiva por la AG del documento de descripción de sus funciones y procedimientos.

3.4.2.       Designación

En España, todos los Programas Operativos regionales tendrán como OI a la Administración Autonómica en su conjunto, si bien su actuación como OI lo será a través del organismo de dicha Administración al que el Gobierno de la Comunidad/Ciudad Autónoma designe, y que se recogerá en el Acuerdo de Atribución de Funciones correspondiente. 

Cada OI elaborará su documento descriptivo de sus funciones y procedimientos, detallando lo establecido en el artículo 72 del RDC en cuanto a describir las funciones de cada organismo participante en la gestión y control, asignar las funciones en el seno de cada organismo participante, observando el principio de separación de funciones entre ellos y en cuanto a la existencia de sistemas de presentación de informes y seguimiento cuando el OI confíe la ejecución de tareas a otro organismo.

Por otra parte, la AG designará OOII que se responsabilizarán de las actuaciones en los Programas Operativos plurirregionales.

En el caso del PO FEDER de Melilla 2014-2020, según se desprende del Acuerdo de Atribución de Funciones que va ser suscrito con la Autoridad de Gestión del PO, el Organismo Intermedio es la Ciudad Autónoma de Melilla. No obstante, a efectos de la organización interna, las funciones de OI serán desarrolladas por la Dirección General de Planificación Estratégica y Programación adscrita a la Consejería de Hacienda, Empleo y Comercio de la Ciudad Autónoma de Melilla.

3.5. Beneficiarios^[1]

3.5.1. Concepto

Beneficiario (Art. 2.10 del RDC)

Un organismo público o privado responsable de iniciar o de iniciar y ejecutar las operaciones; y, en el contexto de los regímenes de ayuda de Estado, el organismo que recibe la ayuda; y, en el contexto de los instrumentos financieros, el organismo que ejecuta el instrumento financiero o, en su caso, el fondo de fondos. 

En la gran mayoría de las operaciones cofinanciadas, el Beneficiario será un organismo de la Administración Pública o un ente de carácter público, que ejecuta las operaciones y realiza el gasto para luego recibir la ayuda procedente de los Fondos.

La presencia de entidades de carácter privado es más frecuente en el caso de regímenes de ayuda.

3.5.2. Identificación

La Ciudad Autónoma de Melilla gestiona directamente sus actividades públicas a través de diversos organismos que forman parte de su estructura. En el caso de los programas operativos cofinanciados por el FEDER, estos organismos son los Beneficiarios del PO, si bien, solamente en el caso de sociedades públicas cuentan con personalidad jurídica propia, aunque, en todo caso, pertenecen íntegramente a la propia CAM.

Estos Beneficiarios son los organismos responsables, en el ámbito competencial del Organismo Intermedio, de la gestión y ejecución de las operaciones incluidas en los Programas Operativos FEDER.

Los Organismos Beneficiarios del PO FEDER Melilla 2014-2020 son:

·         Dirección General de la Sociedad de la Información de la Consejería de Presidencia y Administración Pública.

·         Dirección General de Infraestructuras y Recursos Hídricos de la Consejería de Medio Ambiente y Sostenibilidad.

·         Direcciones Generales de Arquitectura y de Obras Públicas de la Consejería de Infraestructuras, Urbanismo y Deporte

·         La Sociedad Pública Proyecto Melilla, SA, perteneciente a la Ciudad Autónoma de Melilla y adscrita a la Consejería de Turismo, Emprendimiento y Activación Económica, que gestiona los regímenes de ayudas a empresas contemplados en el Eje 3.

·         Dirección General de Planificación Estratégica y Programación de la Consejería de Hacienda, Empleo y Comercio, que gestiona y ejecuta las operaciones relativas al Eje de Asistencia Técnica.

4.             Organismo Intermedio.

4.1. Organización Interna.

La Ciudad Autónoma de Melilla ostenta la condición de OI en el PO FEDER de Melilla 2014-2020. No obstante, las funciones que corresponden a la Ciudad Autónoma de Melilla van a ser desarrolladas, a efectos internos, por la Dirección General de Planificación Estratégica y Programación, que está encuadrada en la Consejería de Hacienda, Empleo y Comercio y se estructura en tres áreas separadas, con funciones distintas y dotaciones de recursos humanos y técnicos diferentes: Área de gestión; Área de control y verificación; y Área de certificación. 

a) Área de Gestión

Las tareas asignadas a esta área son las siguientes:

a.1) En materia de Gestión y Seguimiento:

Le corresponde la coordinación con los programas y demás formas de intervención de la Unión Europea, y participación de la Ciudad Autónoma en los mismos, incluido el Registro administrativo, mediante las siguientes atribuciones:

·          Instrumentación del canal de comunicación con los diferentes órganos coordinadores nacionales para cada uno de los fondos europeos y en particular con la Dirección General de Fondos Comunitarios del Ministerio de Hacienda (FEDER), y la UAFSE del Ministerio de Trabajo y Economía Social (FSE).

·          Coordinación con la Administración General del Estado de la situación de los gastos correspondientes a los programas y proyectos objeto de cofinanciación comunitaria.

·          Realización del proceso de aprobación de operaciones y su adscripción al PO, para su financiación.

·          Realización del documento que establece las condiciones de la ayuda (DECA), preceptiva para que los diferentes beneficiarios accedan a la cofinanciación comunitaria.

·          Obtención, de cada uno de los órganos gestores de fondos y beneficiarios finales en el ámbito competencial de la Ciudad Autónoma, de la información acreditativa de las actuaciones realizadas en un período de tiempo determinado, y en su caso remisión de la misma a las áreas correspondientes.

·          Mantenimiento de la información contable, en tiempo real, tanto en la aplicación propia de gestión del PO FEDER como en las aplicaciones suministradas por las autoridades de gestión relativas, del estado de ejecución de los diferentes programas y proyectos cofinanciados por fondos europeos, y tanto en sus vertientes financieras como en materia de los indicadores de seguimiento contemplados en el PO.

·          Colaboración con la Administración General del Estado en el informe de cada anualidad correspondiente a cada una de las formas de intervención en la Ciudad Autónoma, aportando la información, documentación y análisis oportunos.

·          Preparación de una propuesta del presupuesto del próximo ejercicio, incluidos los plurianuales, por las intervenciones de los fondos europeos correspondientes a todos los organismos de la Ciudad Autónoma de Melilla, y remisión de la misma a la Consejería de Hacienda, Empleo y Comercio a efectos de la elaboración de los Presupuestos Generales de la Ciudad Autónoma.

·          Las tareas derivadas de los Comités de Seguimiento.

·          Seguimiento de las convocatorias de las distintas ayudas y formas de intervención de los fondos comunitarios que se aprueben por la Comisión Europea, e información sobre las mismas a los beneficiarios potenciales, bien órganos administrativos, bien particulares y sociedades.

·          Coordinación de la presentación de nuevas solicitudes de cofinanciación por la Ciudad Autónoma, así como la elaboración y programación, en su caso, de los nuevos programas operativos y demás instrumentos que sean preceptivos para las intervenciones comunitarias correspondientes.

a.2) En materia de Evaluación:

·          La elaboración de los Planes de Evaluación de los POs que competan a la Ciudad Autónoma de Melilla como OI.

·          Los informes de evolución estratégica del Acuerdo de Asociación (para los dos Fondos EIE aplicados en Melilla).

·          La evaluación de los programas propiamente dicha, a contratar externamente mediante asistencia técnica.

·          La coordinación de las tareas de evaluación que sean contratadas, así como la cumplimentación de la información que sea necesaria para la realización de las mismas.

·          Las tareas derivadas de los Comités de Seguimiento de los programas en materia de evaluación, así como las derivadas de las obligaciones que en esta materia corresponden al OI.

a.3) En materia de Información y Comunicación:

·          Elaboración de los planes de comunicación que correspondan sobre las intervenciones de los fondos europeos en la Ciudad Autónoma, incluido el diseño e implementación de los de carácter regional y la participación en los organismos conjuntos AGE-CC y CC AA creados al efecto, como es el caso del GERIP.

·          Las tareas derivadas de los Comités de Seguimiento de los programas en materia de información y comunicación, así como las derivadas de las obligaciones que en estas materias corresponden al OI.

a.4) En materia del sistema informático propio del Organismo Intermedio:

·          Mantenimiento informático de la aplicación interna de gestión de fondos europeos, cuyos datos, a su vez, son volcados en Fondos 2020.

Para el desarrollo de todas las funciones descritas en esta área y otras relacionadas con las mismas, el OI cuenta con 2 Técnicos Grupo A.1 a jornada completa que cuentan con la asistencia técnica de una empresa que facilita las labores de un técnico a jornada completa y un auxiliar administrativo. Así mismo, para el seguimiento de la estrategia de comunicación de los POs se cuenta también con una asistencia técnica externa contratada y, además, para la realización de las distintas evaluaciones previstas en el Plan de Evaluación Específico del PO van a contratarse asistencias técnicas al efecto. 

b) Área de Control y Verificación:

Le corresponde la realización de las tareas de control y verificación a que se refieren las siguientes atribuciones:

·          Realización de las verificaciones administrativas del gasto realizado antes de la presentación de una solicitud de reembolso por parte del área de certificación. Su ámbito se extiende a los proyectos cuyo gasto se va a integrar en las citadas solicitudes, e incluirán, especialmente: cumplimiento de las normas aplicables sobre contratación pública, elegibilidad de gastos, medio ambiente, ayudas públicas, e información y publicidad, entre otros aspectos. La documentación resultante la remitirá directamente a la citada Área de certificación.

·          Realización de las Verificaciones sobre el terreno, de acuerdo con los Planes de Verificaciones sobre el terreno aprobados por la Autoridad de Gestión.

·          Análisis del riesgo de fraude y, en su caso, elaboración de los consiguientes Planes de Acción.

·          Colaboración en la realización de auditorías externas sobre los sistemas y procedimientos a seguir por los diferentes órganos gestores y beneficiarios en la gestión de los fondos europeos en la Ciudad Autónoma.

·          Colaboración en la realización de otras auditorías externas y en las evaluaciones exigibles sobre la aplicación de fondos europeos.

·          Seguimiento de las irregularidades detectadas.

·          Ejecución del procedimiento para los reintegros, en su caso.

·          Mantenimiento de un registro de las denuncias presentadas, a través del canal habilitado en la página web del OI. Seguimiento de las mismas.

·          Seguimiento de las declaraciones presentadas de ausencia de conflicto de interés.

·          Propuesta a la Autoridad administrativa competente de denuncia de sospechas de fraude ante los órganos judiciales o ante la OLAF o la Comisión Europea.

·          En particular, desarrollo de los controles que procedan por parte del Órgano Intermedio y prestación de la colaboración que en su caso se requiera en los controles de la Autoridad de Auditoría.

Para el desarrollo de estas funciones y otras relacionadas con las mismas, el OI cuenta con 2 Técnicos, uno de ellos Grupo A.1 a jornada completa; y otro A.2 a media jornada, con dependencia orgánica, aunque independencia funcional del Director General de Planificación Estratégica y Programación, y cuyas labores podrán cumplimentarse, en su caso, con la contratación de asistencias técnicas específicas para la cooperación en la realización de las tareas de verificación descritas.

c) Área de Certificación:

Le corresponde la realización de las tareas de certificación y elaboración y presentación de las solicitudes de reembolso de los gastos ejecutados, a que se refieren las siguientes atribuciones:

·          Preparación, a medida que se vayan ejecutando los proyectos cofinanciables por los fondos europeos y dentro de los plazos establecidos reglamentariamente, de los documentos comprensivos de los gastos realizados y que, según los términos aprobados en los distintos programas, den origen a reembolso. 

·          A los efectos de la certificación acabada de citar, disponibilidad de la documentación que, sobre los gastos a los que en su caso se referirá la misma, haya sido generada tanto por el Área de Control y Verificación como, en su caso, por la Intervención General de la Ciudad Autónoma.

·          Expedición de las Certificaciones que, a su juicio, procedan, en función de lo anterior y una vez realizadas las correcciones que, en su caso, pudieran derivarse de la documentación citada, así como remisión de dicha certificación, junto a la correspondiente solicitud, a las Autoridades correspondientes.

·          Coordinación con la Administración General del Estado sobre los reembolsos pendientes a favor de la Ciudad Autónoma por las certificaciones presentadas.

Estas funciones son desarrolladas por el Secretario Técnico de la Consejería de Hacienda, Empleo y Comercio de la Ciudad Autónoma de Melilla, que no forma parte de la Dirección General de Planificación Estratégica y Programación, encuadrada asimismo en dicha consejería.

Atribuciones comunes a todas las áreas, pero circunscritas a sus respectivas competencias:

·          Elaboración de estudios e informes relativos a los asuntos europeos.

·          Recopilación y comprobación de información de los Organismos Gestores y, en su caso, de la elaborada por la Intervención General.

Asistencia, en representación técnica de la Ciudad Autónoma, a los diferentes Comités de Seguimiento y reuniones multilaterales o bilaterales de coordinación con la Administración General del Estado, Comunidades Autónomas y Ciudad Autónoma de Ceuta, sobre las actuaciones objeto de cofinanciación europea o susceptibles de la misma.

Recursos Humanos del organismo intermedio

El número y características del personal de la Dirección General de Planificación Estratégica y Programación, como OI a efectos internos del Beneficiario CAM, viene definido anualmente en la Plantilla de personal de la misma, tanto para personal funcionario como para laboral; así como en la Relación de Puestos de Trabajo y, en su caso, en la correspondiente Oferta de Empleo Público derivada de los dos anteriores.

·          Personal adscrito a la Dirección General de Planificación Estratégica y Programación:

El personal adscrito permanentemente a la Dirección General de Planificación Estratégica y Programación, estar compuesto por:

·          1 Director General, funcionario de carrera de la CAM, grupo A.1, a jornada completa.

·          1 Técnico de Fondos Europeos Grupo A.1, funcionario de carrera, encuadrado en el Área de gestión, seguimiento y evaluación (FEDER). Ocupa su plaza, específica en fondos europeos, en virtud de procedimiento público habilitado al efecto en su día. Presta sus servicios a jornada completa en la Dirección General de Planificación Estratégica y Programación.

·          1 Técnico de Fondos Europeos, Grupo A.1, encuadrado en el Área de gestión, seguimiento y evaluación (FSE). También ocupa su plaza, específica en fondos europeos, en virtud de procedimiento público habilitado al efecto en su día.

Presta sus servicios también a jornada completa.

·          1 Técnico del área de Control y Verificación, Grupo A.1. Presta sus servicios a jornada completa en la Dirección General de Planificación Estratégica y Programación.

·          1 Técnico Contable, Grupo A.2, funcionario de carrera; encuadrado en el Área de control y verificación. Prestando sus servicios a jornada completa en la Dirección General de Planificación Estratégica y Programación.

Este personal descrito se encuentra implicado directamente en el desarrollo de las funciones asignadas a la Dirección General de Planificación Estratégica y Programación, y, en la mayor parte de sus componentes, viene prestando sus servicios, en esta misma materia, durante los previos y sucesivos períodos de programación de los Fondos EIE y, en este sentido, cuenta con la capacitación y experiencia debidamente acreditada –más de quince años de servicio en materia de fondos europeos- como para asegurar la calidad de las prestaciones del OI y el cumplimiento de las exigencias normativas tanto de la Unión Europea, como de las Autoridades Nacionales y de las de Melilla.

El Director General de Planificación Estratégica y Programación es funcionario de carrera de la CAM, es Licenciado en Ciencias Económicas y Empresariales y Doctor en Ciencia Política y de la Administración. Cuenta con más de 25 años de experiencia en la gestión de Programas Operativos con financiación europea. Está designado por el gobierno de la CAM, de acuerdo con lo previsto en el Reglamento de Gobierno y de la Administración de la CAM. Es el responsable último dentro de la Dirección General de Planificación Estratégica y Programación, y se responsabiliza de coordinar todas las áreas de la misma, así como las relaciones con los beneficiarios –en el ámbito del OI- de los POs, y con las diferentes Autoridades, tanto las de la propia CAM como las de los diferentes POs.

En el área de gestión hay dos técnicos, ambos Licenciados en Ciencias Económicas y Empresariales. Ambos son funcionarios de carrera de la CAM. Esta área se responsabiliza de llevar a cabo las tareas de gestión y seguimiento, que comprende la selección de operaciones y la expedición del DECA, así como del sistema de evaluación de los POs, de acuerdo con los Planes de Evaluación Específicos aprobados por el Comité de Seguimiento, y de la gestión y seguimiento de la Estrategia de Comunicación del PO.

En el área de Control y Verificación hay dos técnicos. El primero de ellos, el Técnico del Área de Control y Verificación, es funcionario de carrera de la CAM con dilatada experiencia en el ámbito de control, puesto que ha prestado sus servicios en el departamento de Intervención General de la CAM durante casi veinte años, habiendo sido interventor general accidental durante uno de ellos. Es también Licenciado en Ciencias Económicas y Empresariales. El segundo de ellos será también funcionario de la CAM. Esta área es la responsable del sistema de control y verificación, tanto administrativa como sobre el terreno, de los gastos a incluir en las certificaciones de reembolso de gastos de las operaciones financiadas por el PO. Así mismo, inicia las actuaciones en caso de sospechas de fraude y desarrolla el resto de las funciones descritas en el punto 1.

Por otra parte, las funciones del Área de Certificación son ejecutadas por la Secretaría Técnica de la Consejería de Hacienda, Empleo y Comercio, que acumula estas funciones a las restantes que presta.

·          Refuerzo de los medios humanos con Asistencias Técnicas específicas:

Habida cuenta del incremento citado y explicitado de los servicios que debe prestar la Dirección General con relación a los períodos de programación anteriores, estos recursos humanos permanentes son, en ocasiones puntuales, completamente insuficientes para desarrollar las funciones asignadas.  

Por lo anterior, el personal descrito es –o va a ser- complementado, para algunas tareas específicas y concretas, por el proveniente de las asistencias técnicas para cubrir funciones que sean competencia de la Dirección General de Planificación Estratégica y Programación que no estén reservadas a los empleados públicos en los términos del art. 9.2 del Estatuto básico del empleado público.  

En este sentido, durante el período de vigencia del PO FEDER de Melilla 2014-2020 está prevista la contratación de las siguientes asistencias técnicas:

a)             Para el Área de Gestión:

a. Para las labores de gestión y seguimiento: “Contrato de servicios de asistencia técnica en la liquidación y cierre de los PO regionales 20142020: FEDER-Melilla, FSE-Melilla y del PO 2014-2020 de Empleo Juvenil (participación de Melilla), así como en la apertura e inicio de gestión de las formas de intervención comunitaria en Melilla en el Marco Financiero Plurianual 2021-2027 y en el paquete Next Generation, ambos de la UE” (en proceso de valoración) anteriormente denominado  “Contrato de servicio de asistencia técnica en la preparación del cierre de los PO regionales 2014-2020: FEDER-Melilla, FSE-Melilla y del PO 2014-2020 de Empleo Juvenil (participación de Melilla), así como en la preparación preliminar a la programación de los Fondos EIE que correspondan a Melilla en el Marco Financiero Plurianual 2021-2027 de la UE” (adjudicado el 29/10/2019). El contrato estará vigente, bajo diversas denominaciones y procedimientos de contratación diferentes, hasta el 31 de diciembre de 2024, prórroga incluida, y mediante el mismo se viene proporcionando a la Dirección General de Planificación Estratégica y Programación los servicios de un Técnico superior y de un auxiliar, ambos a jornada completa, que participan, bajo los condicionantes explicitados en el contrato, en el desarrollo de las siguientes funciones:

i.              Revisión, reprogramación y gestión, propiamente dichas, de programas operativos u otras formas de intervención de la UE y, en su caso, elaboración previa. 

ii.             En particular tareas de revisión y reprogramación, dentro de las cuales se entienden incluidas las orientadas a la implantación de sistemas de gestión, seguimiento, indicadores y control, e información y publicidad. 

iii.             Implementación de las revisiones y reprogramaciones anteriores. 

iv.            Apoyo a la gestión, seguimiento y en su caso control interno. 

v.             Evaluaciones, preferentemente previas o simultáneas a la programación. 

vi.            Tareas complementarias o suplementarias de las necesidades anteriores, como por ejemplo la elaboración de informes técnicos y divulgativos. 

vii.            Tareas instrumentales para el cumplimiento de las necesidades anteriores: uso del ordenador y gestión de ficheros, incluidos particularmente hoja de cálculo y conocimientos del idioma inglés a nivel de comprensión de textos. 

Los condicionantes explicitados en el contrato y, por tanto, el marco concreto de la actuación de la asistencia técnica, viene definido por la siguiente concreción de sus tareas, que define sus límites máximos de actuación:

·          Preparación auxiliar, entrega, recogida y seguimiento de documentos administrativos concernidos. 

·          Redacción de los documentos concernidos, en formato Word o similar. 

·          Seguimiento y gestión auxiliares de los documentos concernidos de entrada y salida. 

·          Ayuda al archivo de los documentos concernidos y, en su caso, a la búsqueda, ordenación y expurgos de los mismos. 

La separación de sus funciones se caracteriza por la identificación del personal de la asistencia mediante placas distintivas y el estricto cumplimiento de las prestaciones, tal como están delimitadas en los pliegos de prescripciones aplicables, incluido el cumplimiento de lo prevenido en el Estatuto de la Función Pública sobre la reserva de determinadas funciones a los empleados públicos, como las que implican el ejercicio de autoridad y otras.

b.             Para las labores de evaluación: De acuerdo con el Plan de Evaluación Específico a desarrollar para el PO FEDER de Melilla 2014-2020, está prevista la contratación externa de una asistencia técnica para cada uno de los ejercicios concretos de evaluación previstos en el mismo.

c.             Para las labores de información y comunicación: Contrato mayor de asistencia técnica para el seguimiento de la estrategia de comunicación de los programas operativos del FSE y del FEDER de Melilla 2014-2020 y de la estrategia de comunicación del programa operativo de empleo juvenil 2014-2020, vigente desde marzo de 2021.

d.             Para las labores de mantenimiento informático de la aplicación interna de gestión de fondos europeos, cuyos datos, a su vez, serán volcados en Fondos 2020, se cuenta con el contrato de asistencia técnica para la adquisición, implementación y mantenimiento de un sistema informático de gestión de programas y proyectos cofinanciados por la CAM, los Fondos EIE y en su caso la AGE, correspondiente al período 20142020. Este contrato está en vigor desde el mes de mayo de 2016.  

b)             Para el Área de Control y Verificación: Está prevista la contratación de una o varias asistencias técnicas para servir de apoyo a las tareas de verificación, tanto administrativas como sobre el terreno, desarrolladas por los funcionarios encuadrados en esta área.

·          Procedimiento para el refuerzo de los recursos humanos permanentes del OI:

Anualmente, a la hora del procedimiento interno previo a la aprobación de los presupuestos generales de la Ciudad Autónoma de Melilla, la Dirección General, en caso necesario, propone a la Consejería a la que se encuentra adscrita, la dotación de personal permanente para el debido ejercicio de sus funciones durante el año siguiente, lo cual, si implicase un aumento de los recursos humanos adscritos, supondría su inclusión en la Oferta de Empleo Público del año siguiente y la instrumentación de un procedimiento de selección de personal que, de acuerdo con la Ley, deberá respetar los principios constitucionales de igualdad, mérito y capacidad, así como los relacionados a continuación:

a)     Publicidad de las convocatorias y de sus bases.

b)     Transparencia.

c)     Imparcialidad y profesionalidad de los miembros de los órganos de selección.

d)     Independencia y discrecionalidad técnica en la actuación de los órganos de selección.

e)     Adecuación entre el contenido de los procesos selectivos y las funciones o tareas a desarrollar.

f)      Agilidad, sin perjuicio de la objetividad, en los procesos de selección.

·          Procedimiento para la cobertura de bajas y ausencias del personal:

En caso de ausencias temporales del personal citado, por enfermedad o similares, y también para cubrir necesidades concretas de personal temporal, la Dirección General puede recurrir, en caso necesario, a la solicitud a la Viceconsejería de Administraciones Públicas de la CAM para la contratación de personal laboral temporal que cubriría, tras su selección por procedimientos públicos de acuerdo con la legislación aplicable, tales necesidades perentorias. Asimismo, la Dirección General puede iniciar un procedimiento de contratación externa de una prestación de servicios de asistencia técnica.

En cuanto a la cobertura de las ausencias duraderas del personal adscrito, la Dirección General puede recurrir a la solicitud de su cobertura a la Viceconsejería citada, siempre que exista posibilidad de movilidad funcional inmediata; o bien mediante la tramitación, de acuerdo con el procedimiento señalado, para su inclusión en los documentos presupuestarios para el ejercicio siguiente. La correcta separación de funciones se lograría, en todo caso, mediante su adscripción a cada una de las áreas funcionales descritas.

·          Formación permanente del personal propio:

La Dirección General asegura la formación continua y actualización de conocimientos del personal adscrito a la misma, mediante la asistencia - según la materia - del personal correspondiente, a los Seminarios, Jornadas, Foros y Encuentros organizados sobre los Fondos EIE, tanto por la AG, como las Autoridades de Certificación o de Auditoría e incluso la Comisión Europea. Además, los miembros del personal también pueden hacer uso de las posibilidades que, en materia de formación, ofrece el sistema de formación reglado de la propia CAM, en materias de corte más general y, por tanto, aplicables al ámbito de la misma.

·          Valoración de las prestaciones del personal propio:

Para la valoración de las prestaciones del personal, existen procedimientos internos aplicables a la generalidad de los empleados públicos de la institución de la CAM que se realizan cada cierto número de años (Valoración de Puestos de Trabajo) mediante su contratación externa con una empresa especializada. No obstante, dada las materias específicas de los Fondos EIE y las continuas auditorías de sistemas y procedimientos y documentos similares, se podría contar con unos indicadores actualizados, de acuerdo con los resultados específicos de cada una de ellas, para realizar directa e inmediatamente tal valoración de las prestaciones.

4.2. Marco de gestión de riesgos del organismo intermedio

Conforme a lo establecido en el punto 2.2.2 del Anexo III del Reglamento de Ejecución (UE) nº 1011/2014, la correcta identificación y evaluación de los riesgos es, cada vez más, un elemento crucial en la gestión, ya que anticiparse a situaciones que puedan resultar potencialmente de riesgo contribuye de forma sustancial a lograr los objetivos marcados por la organización.

A pesar de su imprevisibilidad, resulta imprescindible establecer mecanismos y adoptar medidas para reducir el riego, en aquellas áreas o actividades donde se observe que éste supera límites tolerables.

Para ello resultan necesarios mecanismos de control interno basados en adecuados sistemas de información, análisis de riesgos y el diseño de la estrategia dirigida a la reducción de esos riesgos. Se requiere igualmente implicar a toda la estructura del OI, de modo que las funciones y responsabilidades en la estrategia de reducción de riesgos queden claramente asignadas.

La estrategia de la reducción de los riesgos debe basarse en las experiencias de buenas prácticas desarrolladas en el período de programación 2007-2013, así como en la necesidad de anticiparse a nuevos factores de riesgo ante contextos cambiantes.

Durante los anteriores períodos de programación, la Ciudad Autónoma de Melilla, en su calidad de Organismo Intermedio, ha aplicado medidas correctoras cada vez que se han detectado problemas en la gestión ordinaria o como resultado de los controles efectuados o soportados, a través de un procedimiento de mejora continua en la detección, corrección y seguimiento de riesgos. Todas ellas han sido incorporadas en el periodo de programación 2014-2020, a la vez que se ha tenido en cuenta también, con carácter previo en esta fase inicial, el propio “riesgo de modelo”.

El esquema de la estrategia de reducción de riesgos será el siguiente:

1.             Determinar los objetivos a cumplir por el OI. 

Los principales riesgos serán aquellos que puedan poner en peligro su cumplimiento. Dichos objetivos son:

-       Gestionar el PO FEDER de Melilla 2014-2020 de conformidad con el principio de buena gestión financiera, para conseguir una ejecución eficaz y eficiente del mismo.

-       Promover e impulsar la consecución de los objetivos y resultados establecidos en el PO, de acuerdo con la normativa aplicable, dentro de los plazos establecidos.

-       Prevenir y eliminar, dentro de lo posible, el riesgo de fraude.

2.             Analizar y clasificar los diferentes tipos de riesgo, en función de las características específicas de la Ciudad Autónoma de Melilla, atendiendo tanto a las amenazas procedentes del contexto, como al riesgo de gestión.

3.             Evaluación del riesgo mediante dos indicadores: la importancia del fallo y la probabilidad de que ocurra (riesgo bruto).

La importancia del fallo guarda relación con la trascendencia y magnitud del posible quebranto, y la probabilidad de que ocurra trata de medir la frecuencia con que podrían llegar a producirse los eventos desfavorables. No obstante, en este proceso debe tenerse también en cuenta la eficacia de los controles existentes, para obtener la valoración ajustada al control interno y estimar el riesgo residual o neto.

El proceso a seguir será el siguiente:

a)     Evaluación del riesgo inicial.

b)     Análisis del impacto y valoración de resultados.

c)     Si la evaluación del riesgo muestra que hay un riesgo residual (neto) de fraude que es significativo o crítico (no aceptable), el cual se debe a que los controles existentes son insuficientes para mitigar los riesgos de fraude identificados, el área de Control y Verificación de la DGPEyP de la CAM deberá elaborar un Plan de Acción del riesgo y mostrar que ha puesto en marcha medidas adicionales de lucha contra el fraude (indicando las acciones a tomar y un calendario para su aplicación).

d)     Seguimiento del Plan de Acción hasta que el nivel del riesgo se considere aceptable.

e)     Realización de nuevo ciclo.

La finalidad del sistema propuesto es acotar el nivel de riesgo soportado dentro de los objetivos estratégicos marcados por el OI, utilizando para ello los medios puestos a disposición de la manera más eficiente.

Para realizar el análisis de riesgos, se crea un Comité de Evaluación de Riesgos, para dictaminar sobre el particular y que se reunirá, al menos, una vez al año, o cuando se produzcan cambios relevantes. De los resultados se dará cuenta a la AG, a través de Fondos14-20. El comité de evaluación de riesgos contará con la siguiente composición:

·          El responsable del área de control y verificación del OI, que hará las funciones de presidente.

·          Un representante de cada uno de los Beneficiarios participantes en el PO.

·          El técnico del área de control y verificación hará las funciones de secretario, levantado acta a tales efectos.

El Plan de Acción del riesgo detectado será elaborado por el área de la DGPEyP de que se trate según el tipo de riesgo, esto es: el área de gestión, para el relacionado con el incumplimiento de los objetivos del PO; o el área de Control y Verificación, para el caso de riesgo de fraude.

Para realizar este ejercicio de gestión del riesgo, son numerosos los procesos que deben ser analizados, y que pueden tener incidencia en uno o más tipos de riesgos.

Para estos dos casos, y sin ánimo de ser exhaustivos, cabe señalar algunos procesos que pueden calificarse de críticos: 

·          Modificaciones que supongan variaciones relevantes en los sistemas de gestión y control del OI.

·          Elaboración de los informes de ejecución del PO y apoyo al Comité de Seguimiento del PO, por parte del OI, para el buen desempeño de sus tareas.

·          Adecuado funcionamiento del sistema de registro y almacenamiento informatizado de datos.

·          Procedimientos para garantizar la capacidad administrativa, financiera y operativa de los organismos gestores.

·          Selección de operaciones para ser cofinanciadas por FEDER y asignación de los campos de intervención más adecuados para alcanzar los resultados programados.

·          Procedimientos de Verificación de operaciones y de Solicitudes de reembolso, así como para la validación de dichas solicitudes, previo a su envío a la AC. 

·          Procedimientos para la detección temprana de posibles desviaciones entre la ejecución real y la programada.

·          Cumplimiento de los hitos y obligaciones previstos en el PO, respecto a ejecución, evaluación y sistemas de información, comunicación y publicidad. 

·          Procedimientos para prevenir, detectar y corregir la ocurrencia de irregularidades, incluido fraudes y, en su caso, recuperar los importes pagados indebidamente.

Auto-evaluación del riesgo realizada:

Ha sido efectuada por la Dirección General. 

Tipos de riesgos identificados:

A.             Riesgos internos:

a)             Procedentes de los procedimientos propios de los Beneficiarios o del propio Organismo Intermedio. Se prevé que no existirán, o tenderán a minimizarse con los procedimientos de supervisión y seguimiento de calidad.

b)             De carácter financiero: Aparte del potencial incumplimiento de la regla N + 3, se prevé que no existirán otros riesgos significativos.

c)             Fraude e irregularidades por parte de los Organismos Beneficiarios de la CAM. Se prevén unos procedimientos específicos al efecto. La Dirección General de Planificación Estratégica y Programación, a través del área de Verificación y Control, elaboraría un Plan de Acción y se responsabilizaría del cumplimiento de las medidas correctoras explicitadas en el mismo.

B.             Riesgos externos: 

a)             Del nivel de ejecución: los procedentes de terceros, asociados a la demanda de actuaciones cofinanciadas. P. ej.: operaciones como las ayudas a empresas.

Mecanismos de acotación o limitación: seguimiento físico y financiero, con propuestas de reprogramación al alza o baja en caso de desviaciones significativas.

b)             De irregularidades en las operaciones: asociados a terceros que desarrollen actuaciones cofinanciadas a través de concesión de ayudas o de contratación pública (subcontratación). 

Mecanismos de detección: los controles internos del Beneficiario, y los posteriores controles desarrollados por el OI.

C.            De carácter estratégico: 

a) Modificación del análisis estratégico realizado, que está sintetizado en la matriz DAFO en la que se basa la estrategia subyacente del PO, o bien de la percepción o la intensidad de los elementos que definen la estrategia definida. En este caso, se iniciaría el procedimiento de reprogramación del PO, previa la realización de la preceptiva evaluación justificativa.

Aplicación práctica:

Dentro del marco de gestión de riesgos por parte del OI Ciudad Autónoma de Melilla, se reflejan dos casos de riesgo de especial importancia para su misión como OI:

·          Incumplimiento de lo previsto en el PO aprobado, con especial referencia al cumplimiento de la regla N+3 y al Marco de Rendimiento de cada Eje prioritario.

·          Existencia de irregularidades que comprometen la eficaz asignación de la ayuda prevista en el PO, así como la consecución de los objetivos y resultados programados. No obstante, hay que señalar que el riesgo relacionado con el fraude o sospechas de fraude, dada su especial naturaleza, tiene un tratamiento específico diferenciado en el apartado 2.4 de este mismo documento.

Centrándonos, por tanto, exclusivamente en el desarrollo y el cumplimiento del Programa Operativo, a priori no hay riesgo asociado a la ejecución, si se tienen en cuenta las consideraciones que se exponen a continuación. A) Organización y estructura de gestión:

Ø    El proceso de programación partió de un análisis que establecía las debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades (DAFO) presentes en la Ciudad Autónoma de Melilla, en base al cual se establecieron los objetivos y metas del programa operativo. Las líneas de actuación dirigidas a lograr tales objetivos y metas fueron definidas a través de un proceso de planificación y estudio conjunto con los órganos gestores de la Administración Regional, en función de los diferentes ámbitos de actuación y de competencias, y consensuados más adelante con los agentes económicos y sociales clave de la Ciudad.   

Ø    La Dirección General de Planificación Estratégica y Programación de la Ciudad Autónoma de Melilla, dependiente de la Consejería de Hacienda, Empleo y Comercio, desarrolla las funciones propias de Organismo Intermedio (en el período 2014-2020 aún pendiente de designación) de los programas operativos regionales y plurirregionales en los que interviene la Ciudad Autónoma, coordinando tanto la ejecución material como financiera,  estableciendo los presupuestos anuales de las diferentes intervenciones cofinanciadas, de acuerdo a la senda financiera aprobada. Dentro de este entorno coordinado, los diferentes beneficiarios / órganos gestores responsables de la ejecución de las diferentes actuaciones tienen un nivel de implicación alto en todas las tareas relacionadas con la gestión y el control de las operaciones cofinanciadas, que como se describe en el punto anterior parte de la fase de programación. 

Ø    La Dirección General de Planificación Estratégica y Programación y los diferentes beneficiarios y órganos gestores, son los mismos que, de acuerdo con sus respectivas competencias, tuvieron participación en los períodos de programación precedentes y poseen una extensa experiencia en la gestión de los fondos europeos, lo que ayuda a minimizar los posibles riesgos de incumplimiento. En este sentido, y con las lógicas reservas por las situaciones que puedan darse en el horizonte del presente período de programación 20142020, cabe resaltar el logro de tasas de error de los programas pasados siempre inferiores al 2%, considerando los diferentes niveles y tipos de control realizados, y que fueron nulos en los que se refiere específicamente al riesgo de fraude

Por estas razones, y considerando además que para el período de programación 2014-2020 se ha intensificado las estructuras de gestión, se considera que, desde el punto de vista de la organización y los sistemas, no existe riesgo implícito en cuanto a la ejecución y el cumplimiento de los compromisos financieros de las diferentes actuaciones y, por ende, del programa operativo en su conjunto, esperando que los resultados en este sentido se mantengan al mismo nivel.

No obstante lo anterior, en el caso de que se detectaran irregularidades de cualquier tipo que pudieran afectar a la estabilidad alcanzada y que pudieran introducir elementos de riesgo de cualquier naturaleza, la Dirección General de Planificación Estratégica y Programación elaboraría el correspondiente Plan de Acción de riesgo dirigido a su corrección.

B)            Actuaciones programadas y compromisos financieros.

Dado que el programa operativo abarca una amplia diversidad temática, determinada en primer nivel por los ejes prioritarios (EP), a continuación, se relaciona una categorización del riesgo estimado por prioridad:

§     EP 2. Mejorar el uso y la calidad de las tecnologías de la información y de la comunicación y el acceso a las mismas. Riesgo: bajo.

La prioridad de inversión 2B, basada en la ejecución del proyecto “Melilla Plataforma Tecnológica” constituye el eje central de la estrategia definida en la Estrategia de Especialización Inteligente Melilla 2014-2020, mientras que la prioridad 2C se centra en acciones para alfabetización digital y e-aprendizaje.  Las actuaciones se enmarcan en una estrategia muy asentada en el ámbito de las TIC, llevaba a cabo por la Dirección General de la Sociedad de la Información, y a la reciente puesta en funcionamiento del Centro Tecnológico de Melilla. Los compromisos presupuestos y los recursos disponibles para su ejecución se consideran adecuados.

§     EP 3. Mejorar la competitividad de las pymes. Riesgo: medio-bajo.

Se ha tenido en cuenta la experiencia reciente de los programas operativos del 2007-2013, en los que no se alcanzó la ejecución prevista y se recurrió a la reprogramación de recursos hacia otras prioridades. En el nuevo programa se han establecido líneas de ayuda y dotaciones presupuestarias en función de las necesidades estimadas y la demanda esperada del sector empresarial, lo que, si bien no elimina el riesgo en su totalidad por el factor imprevisible de esa demanda, sí contribuye a reducirlo.

§     EP 4. Favorecer la economía baja en carbono en todos los sectores. Riesgo: bajo.

Las actuaciones dirigidas a la eficiencia energética, la reducción de la contaminación y la sostenibilidad a través de energías renovables, actuaciones que se van a basar en estudios y auditorías energéticas previas, que actualmente están en marcha. 

Por otra parte, las actuaciones relativas a la movilidad urbana están enmarcadas en el Plan de Movilidad Urbana sostenible de la Ciudad Autónoma de Melilla, por lo que se trata de proyectos madurados que no entrañan riesgo de ejecución y cumplimento. 

§     EP 6. Conservar y proteger el medio ambiente y promover la eficiencia de los recursos. Riesgo: bajo.

En esta área se da continuidad a actuaciones ya desarrolladas en períodos anteriores por los Órganos Gestores más adecuados según temática y competencias, enmarcadas, respectivamente, en el Plan Integrado de Gestión de Residuos, el Plan de Gestión de Aguas y el Plan Especial de Rehabilitación Integral (PERI) -todos ellos en plena vigencia-, estando en marcha varias de las actuaciones, sin que se prevea la existencia de problemas de ningún tipo que puedan afectar a la ejecución.

§     EP 9. Promover la inclusión social y luchar contra la pobreza y cualquier forma de discriminación. Riesgo: bajo.

Se trata de actuaciones previstas y enmarcadas en el Plan de los Distritos IV y V de la Ciudad Autónoma de Melilla, que además complementan otras acciones de otros PO, como el PO FSE de Melilla 2014-2020 o el PO de Empleo Juvenil 2014-2020. Constituyen, por tanto, un conjunto de acciones interrelacionadas e interdependientes, pero que ya están planificadas y/o puestas en marcha, lo que, unido a un presupuesto contenido, hacen prever una ejecución exenta de problemas.

§     EP 10. Invertir en educación, formación y formación profesional para la adquisición de capacidades y un aprendizaje permanente. Riesgo: bajo.

Pese a los problemas que podrían surgir en unas actuaciones de tal importancia relativa (cualitativa y cuantitativa), derivadas de su complejidad y de la necesidad de coordinación entre organismos de diferentes administraciones, se estima que el riesgo es bajo debido a que se han superado etapas fundamentales como es la cesión de terrenos desde la Administración Regional a la Administración Central.

§     EP 20 REACT EU. Favorecer la reparación de la crisis en el contexto de la pandemia de COVID-19 y sus consecuencias sociales, y preparar una recuperación verde, digital y resiliente de la economía». Riesgo: bajo.

En esta área se pretende:

o    Ampliar y mejorar las capacidades de la administración electrónica y sus posibilidades.

o    Mejorar la accesibilidad de forma generalizada para los ciudadanos y las empresas de Melilla.

o    Mitigación del cambio climático y la adaptación a este, o la prestación de otros servicios eco-sistémicos como los relacionados con el turismo científico y la cultura.

o    Dotación de un centro de formación para el reciclaje de trabajadores y empresarios autónomos, así como la formación de trabajadores desempleados, sobre todo los de colectivos más desfavorecidos. Por tanto, se puede concluir que este eje no conlleva ningún riesgo elevado de ejecución.

C)            Otros tipos de riesgo.

a.             Sistemas informáticos.

Los sistemas relacionados con la gestión de los fondos comunitarios están integrados en el marco de recursos informáticos de la Ciudad Autónoma de Melilla, cuya gestión del riesgo (además de la provisión de soluciones, mantenimiento y corrección) están coordinadas por la Dirección General de la Sociedad de la Información. Se han clasificado tanto en aspectos relacionados con la seguridad (confidencialidad, integridad, autenticidad, trazabilidad y disponibilidad) como en la categorización de los Sistemas de Información, en la categoría más alta y restrictiva. Las medidas de seguridad implementadas están agrupadas en tres marcos: marco organizativo, marco operacional y medidas de protección.

b.             Riesgos laborales.

Para la evaluación de riesgos laborales se siguen los procedimientos por los órganos encargados de este ámbito, que son distintos del OI, dando cumplimiento a lo previsto en la Ley 31/1995, de 8 de noviembre, por la que se aprueba la Ley de Riesgos Laborales y el Real Decreto 39/1997, de 17 de enero, por el que se aprueba el Reglamento de los Servicios de Prevención. Los riesgos laborales aplicables a los recursos humanos de la estructura organizativa de gestión y control, que son objeto de evaluaciones y revisiones preventivas periódicas, son los que tienen que ver con las labores de carácter técnico y administrativo, pudiendo ser internos (uso de puestos de visualización de datos o riesgos de tipo ergonómico) como externos (riesgos psicosociales o accidentes de tráfico). 

4.3. Procedimientos de participación el Comité de Seguimiento.

La Dirección General de Planificación Estratégica y Programación, como Órgano Intermedio del PO Melilla a efectos internos, ostenta la Presidencia del Comité de Seguimiento del PO FEDER de Melilla 2014-2020, en régimen de co-presidencia con la Dirección General de Fondos Comunitarios del Ministerio de Hacienda.

Corresponde a la presidencia, el desarrollo de las siguientes funciones: 

a)     Acordar la convocatoria de las sesiones, tanto ordinarias como extraordinarias. 

b)     Presidir las sesiones y, en su caso, suspenderlas por causas justificadas. 

c)     Moderar el desarrollo de los debates. 

d)     Representar al Comité de Seguimiento. 

Además de las funciones que corresponden a la DG de Planificación Estratégica y Programación como co-presidente del Comité, asumirá las siguientes funciones:

•       Respaldo a los trabajos del comité de seguimiento.

•       Participación en la elaboración del informe anual y del informe final de ejecución, referidos ambos al ámbito de las competencias del Órgano Intermedio, y su envío a la AG, con tiempo suficiente para que esta pueda incorporarlos a la siguiente reunión del referido Comité.

•       Respaldo a la participación en el Comité de Seguimiento de sus miembros a título consultivo, especialmente los representantes de los interlocutores económicos y sociales, facilitándoles, con la suficiente antelación a la celebración de sus reuniones, la documentación e informes que requieran al objeto de que puedan presentar propuestas al Comité y participar en sus trabajos en condiciones de igualdad.

•       Cualesquiera otras que le correspondan, bien en representación del Beneficiario Ciudad Autónoma de Melilla, bien en su calidad de órgano Intermedio, o las que pueda encomendarle la Autoridad de Gestión.

Por otra parte, la DG de Planificación Estratégica y Programación, como OI, formará parte y participará en los trabajos del Comité de Seguimiento del PO de Melilla, cuya responsabilidad es asegurarse de la eficacia y la calidad de dicho programa. Las tareas del Comité de Seguimiento son las que se indican en los Artículos 49 y 110 del RDC.

El OI suministrará al Comité de Seguimiento los documentos que permitan supervisar la calidad de la ejecución del PO a la luz de sus objetivos específicos.

En términos prácticos, debe facilitar toda la información necesaria para que el Comité de Seguimiento cumpla con sus funciones, y ha de estar en disposición de explicar, describir y justificar el desarrollo de las actuaciones de cuya gestión sean responsables.

Además, debe informar en el Comité de cualquier hecho o circunstancia que sea relevante para el buen desarrollo del PO, incluidas las sospechas o casos detectados de fraude, si los hubiera habido en el periodo sobre el cual se informa, acompañando, en su caso, información sobre las medidas aplicadas para corregirlos.

Asimismo, la DG de Planificación Estratégica y Programación adoptará, en caso necesario, las medidas necesarias para solucionar las debilidades y problemas detectados por el Comité de Seguimiento del PO.

En cuanto al Informe Anual, el procedimiento de elaboración de la participación del OI en la elaboración del informe anual del PO FEDER de Melilla 2014-2020 para su presentación en el Comité de Seguimiento del Programa será el siguiente:

-       Los organismos gestores introducirán en la aplicación informática de gestión del programa, del OI, la información relativa a las operaciones. Asimismo, facilitarán información adicional sobre los proyectos más relevantes que por sus características podrían formar parte de buenas prácticas.

-       El OI recabará, de la aplicación informática, la información relativa a la ejecución física y financiera de las operaciones y elaborará un borrador de contribución al Informe Anual o Final en el formato establecido en los anexos del Reglamento de Ejecución (UE) 2015/207, conforme a los contenidos establecidos reglamentariamente y a las directrices de la AG. Ello exigirá recopilar información acerca de: 

a)             Los logros y avances conseguidos: 

      I.        Progresos realizados en la ejecución de las operaciones en relación con sus objetivos específicos y verificables, utilizando, siempre y cuando sea posible, indicadores de ejecución física, o de cumplimiento de hitos programados. 

     II.        La ejecución financiera de las operaciones, con especial relevancia de los instrumentos financieros (según el artículo 46 del Reglamento (UE) nº 1013/2013 y Anexo 1 del Reglamento de Ejecución (UE) nº 821/2014). 

    III.        El desglose indicativo de la asignación financiera por categorías de gasto.

    IV.        Información sobre las ayudas por grupos destinatarios que deberá estar registrada en Fondos 2020 para su análisis por la AG y, en su caso, la Autoridad de Certificación y la Autoridad de Auditoría. 

     V.        Información sobre el uso dado a las ayudas devueltas o reutilizadas a raíz de la supresión de una contribución. 

    VI.        Análisis de los logros, medidos mediante indicadores físicos y financieros, que incluya un análisis cualitativo de los avances realizados con respecto a los objetivos fijados inicialmente y previsión de alcanzar el completo cumplimiento del marco de rendimiento o análisis, en su caso, de las desviaciones. 

b)             Información sobre problemas significativos relativos al cumplimiento de la legislación comunitaria que se hayan encontrado al ejecutar las operaciones concretas y las medidas adoptadas para hacerles frente; 

c)             Cambios en el contexto de la ejecución de las operaciones; 

Una vez validado el borrador, enviará la contribución del OI a la AG. Igualmente remitirá toda aquella otra información necesaria para dar cumplimiento a las funciones del Comité de Seguimiento recogidas en el artículo 110 del Reglamento (UE) nº 1013/2013.

La AG comprobará si la información remitida es correcta y completa:

·          Si la información remitida fuera incorrecta (en forma o contenido), realizará las observaciones oportunas y AG y OI acordarán los cambios a introducir.

·          Si la información remitida fuera correcta, introducirá los elementos complementarios pertinentes hasta que el Informe de Ejecución Anual o Final contenga toda la información requerida por los artículos 50 y 111 del Reglamento (UE) nº 1013/2013 y en los anexos del Reglamento de Ejecución (UE) 2015/207, así como toda aquella otra información pertinente para dar cumplimiento a las funciones del Comité de Seguimiento recogidas en el artículo 110 del Reglamento (UE) nº 1013/2013.

Con un plazo de antelación de tres semanas a la fecha de celebración del Comité de Seguimiento, la AG, a través de la Secretaría del Comité, remitirá al OI y al resto de los miembros del Comité, el orden del día y toda la documentación que vaya a ser sometida a aprobación, así como toda la información necesaria para el examen de la marcha del Programa Operativo.

En cuanto al Informe Final, se seguirá un procedimiento análogo, aunque adecuándolo a la diferente naturaleza de los requisitos a cumplir.

El Comité de Seguimiento, dentro del cual participarán miembros del OI, se reunirá para estudiar el Informe de Ejecución y el resto de documentos que deban someterse a aprobación.

·          Si no se aprueban, se devuelve a la AG para que introduzca los cambios pertinentes.

·          Si se aprueban, la AG lo remite a la Comisión Europea.

La presentación de los Informes de Ejecución Anual a la Comisión deberá llevarse a cabo hasta el 31 de mayo de cada año entre el 2016 y el 2023, salvo los correspondientes a los años 2017 y 2019, que podrán presentarse hasta el 30 de junio.

La Comisión, en el plazo de quince días laborables desde la recepción, comunicará a la AG la no admisibilidad del Informe. De lo contrario se considerará admisible.

Si el Informe no es admisible, la AG incluirá la información pendiente, de acuerdo con los artículos 50 y 111 del Reglamento (UE) nº 1013/2013.

Si el Informe es admisible, la Comisión se pronuncia sobre su contenido en el plazo estipulado (dos meses desde la recepción en los informes anuales y cinco meses en el informe final), o bien no lo hace en ningún sentido, considerándose entonces aceptado:

·          Si el dictamen es desfavorable, la AG en colaboración con el OI incorporan las observaciones de la Comisión en una nueva versión del Informe en el plazo de tres meses.

·          Si el dictamen es favorable, el Informe se considera definitivo y aceptado.

Las sesiones del Comité de Seguimiento podrán realizarse por procedimiento escrito de acuerdo con lo establecido en el reglamento interno del mismo.

Otros aspectos a tratar por el Comité de Seguimiento:

·          Modificación del Programa Operativo.

El OI podrá proponer a la AG cualquier modificación del Programa Operativo en el ámbito de su competencia, en supuestos tales como:

·          Cambios en el diagnóstico de la situación sobre la que se quiere intervenir.

·          Existencia de problemas para ejecutar lo inicialmente programado en el plazo establecido.

·          Otros supuestos.

La propuesta de modificación será enviada por el responsable del OI a la AG del PO, con el fin de que sea planteada al Comité de Seguimiento.

·          Contribución a la Evaluación del Programa Operativo

De acuerdo con lo establecido en el artículo 114.1 del Reglamento (UE) 1303/2013, la AG o el Estado miembro elaborarán un Plan de Evaluación para uno o más Programas Operativos, que será presentado al Comité de Seguimiento a más tardar un año después de la adopción del PO.

La persona responsable del OI en el Comité de Evaluación del FEDER 2014-2020, constituido a escala nacional será responsable de facilitar todos los datos que sean requeridos para llevar a cabo las evaluaciones previstas en el Plan de Evaluación común de los Programas Operativos FEDER de España elaborado por la AG. Asimismo, será responsable de la elaboración y ejecución del Plan de Evaluación específico del Programa Operativo.

Todas las evaluaciones que se realicen durante el período de programación, que se prevé sean realizadas mediante evaluadores externos, serán examinadas por el Comité de Seguimiento y enviadas a la Comisión.

Medidas a adoptar en el caso de debilidades / problemas de gestión del OI identificados por el Comité de Seguimiento del PO

Si durante la celebración de un Comité de Seguimiento del PO, haya sido este realizado de manera presencial o por procedimiento escrito, hubiesen sido detectadas debilidades a superar o la existencia de problemas específicos sufridos por la Ciudad Autónoma de Melilla que afectan a su capacidad de gestión como Organismo Intermedio del PO FEDER 2014-2020 de Melilla, y se hubiera adoptado acuerdo válido reconociendo las mismas, se actuará siguiendo el siguiente procedimiento para su corrección:

1.     El Director General de Planificación Estratégica y Programación de la CAM dispondrá, en todo caso, de un período de un mes para presentar alegaciones a tal acuerdo del Comité de Seguimiento.

2.     El Comité de Seguimiento resolverá, normalmente mediante procedimiento escrito, sobre tales alegaciones en el plazo de un mes desde su presentación.

3.     Una vez la resolución del Comité sea firme, en el caso de que se hayan conformado las debilidades / problemas, el Director General de Planificación Estratégica y Programación deberá presentar un Plan de Acción ante las mismas en el plazo de un mes.

4.     La Autoridad de Gestión deberá recibir tal Plan de Acción y resolver sobre el mismo, en su caso, en un período de un mes desde su presentación.

5.     En caso de aprobación por la AG, el OI dispondrá de un período de seis meses para adoptar todas las medidas contempladas en el Plan de Acción, a excepción de las medidas relativas a la incorporación de personal propio de plantilla, las cuales requerirán de un período de tiempo de dieciocho meses, salvo que por exigencias de la legislación aplicable haya que observar un plazo mínimo superior.

6.     En caso de rechazo del Plan de Acción, se iniciará un procedimiento que podrá llevar, en último caso, a la revocación del Acuerdo de Atribución de Funciones suscrito entre la AG y el OI, una vez realizadas las actuaciones previstas para la revocación.

5.             Organigrama Institucional. Unidades afectadas por la gestión de Programas Operativos y recursos humanos implicados.

Para la descripción, dentro del presente Manual de Procedimientos, tanto del organigrama institucional como de las unidades afectadas por la gestión del programa y recursos humanos, se ha procedido a hacer una separación en función de los programas operativos a los que se refiere aquel. 

5.1           ORGANIGRAMA Y ESPECIFICACIONES DE LAS FUNCIONES DE LAS UNIDADES DEL OI.

Organigrama

Funciones y organización interna del organismo intermedio

La Dirección General de Planificación Estratégica y Programación está encuadrada en la Consejería de Hacienda, Empleo y Comercio y se estructura en tres áreas separadas, con funciones distintas y dotaciones de recursos humanos y técnicos diferentes: Área de gestión, que comprende el seguimiento, la evaluación y la información y comunicación; Área de control y verificación; y Área de certificación, cuyas funciones han sido descritas en el punto 1. 

1.     Área de Gestión

2.     Área de Control y Verificación

3.     Área de Certificación

·          Especificación de las que serían delegadas por la AG en el OI y la asignación de las mismas a las diferentes áreas del OI:

5.1           Organismos Beneficiarios

Los Organismos Beneficiarios del PO FEDER Melilla 2014-2020 son:

·          Dirección General de la Sociedad de la Información de la Consejería de Presidencia y Administración Pública.

·          Dirección General de Infraestructuras y Recursos Hídricos de la Consejería de Medio Ambiente y Sostenibilidad.

·          Direcciones Generales de Arquitectura y de Obras Públicas de la Consejería de Infraestructuras, Urbanismo y Deporte.

·          La Sociedad Pública Proyecto Melilla, SA, perteneciente a la Ciudad Autónoma de Melilla y adscrita a la Consejería de Turismo, Emprendimiento y Activación Económica, que gestiona los regímenes de ayudas a empresas contemplados en el Eje 3.

·          Dirección General de Planificación Estratégica y Programación de la Consejería de Hacienda, Empleo y Comercio, que gestiona y ejecuta las operaciones relativas al Eje de Asistencia Técnica.

Los Beneficiarios se responsabilizan de la Gestión y Ejecución de las siguientes Operaciones previstas en el PO FEDER de Melilla 2014-2020:

Relación de Funciones asignadas a cada uno de los Organismos Beneficiarios en la gestión del PO FEDER de Melilla 2014-2020:

a)     Solicita financiación para cada operación o convocatoria de ayudas que pretenda ejecutar a la Dirección General de Planificación Estratégica y Programación.

b)     Participa en la fase de contratación de obras, servicios y suministros necesarios para el desarrollo de las actuaciones. 

c)     En el caso de regímenes de ayudas: gestiona las solicitudes individuales presentadas por los beneficiarios individuales e informa al Organismo Intermedio sobre cada una de ellas.

d)     Tramita las certificaciones de obras emitidas por el/la Director/a de Obra a los contratistas y, a tal efecto:

•      Comprueba la realización material de los elementos contenidos en las mismas, de acuerdo con el sistema de verificaciones previsto en la Consejería

•      Comprueba la valoración económica de tales mediciones de acuerdo con el proyecto adjudicado

e)     En el caso de servicios y suministros, acepta las facturas correspondientes, previa comprobación material de los servicios o suministros realizados.

f)      Aplica todas las medidas de información y publicidad que dentro del Plan de Comunicación están encuadradas dentro de las operaciones de su competencia.

g)     Lleva una contabilidad separada o una codificación contable adecuada de las transacciones y operaciones realizadas con cargo a los proyectos cofinanciados.

h)     Lleva una contabilidad de la evolución de los indicadores correspondientes al Objetivo Temático y Prioridad de Inversión de su competencia, conservando toda la documentación justificativa de los mismos.

i)     Expide, en su caso, los informes correspondientes sobre los principales problemas técnicos, financieros y jurídicos planteados y de las medidas adoptadas para corregirlos.

j)     Elabora, de cara a la certificación periódica de gastos e individualmente, para el proyecto con gasto elegible a incluir en la certificación, listados de control (“check lists”) sobre los siguientes aspectos: elegibilidad de gastos, información y publicidad, medioambiente, contratación pública y sistemas de ayudas, según el Anexo I, facilitado por el OI. Para ello realizará las comprobaciones y verificaciones oportunas, que no serán vinculantes, en caso alguno, para el Organismo Intermedio, el cual, no obstante, realizará las comprobaciones administrativas sobre el 100% del gasto a certificar.

k)     Estos listados de control, así como los gastos a incluir en cada certificación periódica de gastos, serán remitidos a la Dirección General de Planificación Estratégica y Programación, cuando de manera periódica sean requeridos por la misma. 

l)     Realiza su participación en el informe de ejecución anual dentro de los dos meses siguientes al final de cada ejercicio financiero completo de ejecución.

m)     Informa inmediatamente al OI sobre cualquier circunstancia sobrevenida o motivo de fuerza mayor que pudiera dar lugar a una paralización o suspensión de una operación concreta, así como de las medidas tomadas para su subsanación.

n)      Informa inmediatamente al OI sobre cualquier riesgo de fraude detectado en las operaciones de su competencia.

o)     Cumplimenta las fichas correspondientes, en la aplicación informática facilitada por la propia Dirección General de Planificación Estratégica y Programación.

p)     Elabora, de forma periódica, informes descriptivos del estado de avance de los proyectos, que acompañan a las certificaciones de gastos. 

q)      A la finalización de las operaciones realiza el Informe de Ejecución Final en el plazo de tres meses desde la finalización del proyecto.

Procedimientos de supervisión, por parte del OI, de las funciones de los Beneficiarios:

1.             Los Beneficiarios pre-rellenan los check-lists de la fase de verificación con base en los trámites y procedimientos por ellos realizados, asociados a la ejecución de las actuaciones de sus respectivas competencias, actuaciones de seguimiento, sus controles internos, etc.

2.             El Organismo Intermedio, a través del área de control y verificación, revisa los check-lists pre-rellenados, junto a la documentación completa de los gastos incluidos en la correspondiente verificación administrativa, en virtud de las facultades que tiene atribuidas de verificación y control, pudiendo darse dos casos:

a.             Los listados están correctos y no existen discrepancias

b.             Existen discrepancias entre lo descrito en los listados y la realidad comprobada por el OI

3.             En el caso b), prevalece el criterio del OI, tomándose las medidas correctoras correspondientes, según el caso:

a.             Si es error tipográfico, numérico o similar: no hay consecuencias

b.             Si existen irregularidades puntuales (en una operación) con respecto a las normas vigentes: descarte de la operación para su cofinanciación

Si existen irregularidades con respecto a las normas vigentes que se repiten (dos operaciones o más): se trataría de la existencia de procedimientos inadecuados o errores sistémicos, con lo que se descartarían las operaciones implicadas y se contactaría con el Beneficiario para proceder a las oportunas modificaciones de procedimientos o sistemas y la regularización de los mismos, todo ello mediante la instrumentación de un Plan de Acción cuya responsabilidad de realización y posterior seguimiento recae en el Área de Control y Verificación y que será de obligado cumplimiento para el Organismo Beneficiario de acuerdo con los plazos establecidos en el mismo.  

Procedimientos del control de calidad de las prestaciones de los Beneficiarios:

A. Se basa en el trabajo de supervisión, verificación y control del OI de los procedimientos de los Beneficiarios:

a.             De los expedientes administrativos asociados a sus operaciones

b.             De las actuaciones de información y comunicación 

c.             De los listados de comprobación

d.             De los datos e informes de avance y seguimiento recabados de los mismos

e.             De los resultados de las diferentes auditorías a los que puedan ser sometidos por recaer algunas de sus operaciones en muestras objeto de control.

B.            Al tratarse de una comunicación en ambos sentidos, cualquier tipo de deficiencia detectada en cualquiera de los aspectos descritos (letras a – e), será objeto de revisión con el Beneficiario en aras de su mejora.

C.            Anualmente, el Director General emitirá, a efectos internos de la CAM, un informe sobre la descripción de problemas y deficiencias de calidad detectadas, así como propuestas de mejora.

D.            Al objeto de trabajar conjuntamente, ofrecer formación e información, dinamizar los procesos y establecer un sistema para revisar y verificar los indicadores de seguimiento, se crea una comisión de gestión de los POs FEDER, que se reunirá, al menos, una vez al año y que contará con la siguiente composición:

a.     El DG de Planificación Estratégica y Programación.

b.     Un representante de cada uno de los Beneficiarios del PO.

c.      Actuará como secretario un técnico del OI.

6 Procedimientos internos

6.1 PROCEDIMIENTOS PARA PONER EN MARCHA MEDIDAS EFECTIVAS Y PROPORCIONADAS CONTRA EL FRAUDE.

El artículo 125 del RDC, que relaciona las funciones de la autoridad de gestión, establece, en su punto 4, letra c), la necesidad de “aplicar medidas antifraude eficaces y proporcionadas, teniendo en cuenta los riesgos detectados”. 

El Convenio relativo a la protección de los intereses financieros de las Comunidades Europeas establecido sobre la base del artículo K.3 del Tratado de la UE, relativa a la protección de los intereses financieros de las Comunidades Europeas, define “fraude”, en materia de gastos, como cualquier acto u omisión relacionado con:

·          La utilización o la presentación de declaraciones o de documentos falsos, inexactos o incompletos, lo que tiene como efecto la percepción o la retención indebida de fondos procedentes del presupuesto general de las Comunidades Europeas o de los presupuestos administrados por, o en nombre de las Comunidades Europeas.

·          La no divulgación de información en violación de una obligación específica, con el mismo efecto.

·          La desviación de tales fondos para fines distintos de aquellos para los que fueron concedidos en un principio.

De acuerdo con la Nota de Información de la Comisión Europea sobre indicadores de fraude para FEDER, FSE y FC (2009), el fraude puede clasificarse en tres grandes tipos:

·          Manipulación intencionada de las declaraciones financieras.

·          Cualquier tipo de apropiación indebida de bienes o derechos.

·          Comportamientos relacionados con corrupción.

En particular, una definición de “corrupción” que suele ser utilizada a estos efectos, hace referencia al abuso de la posición (pública) para obtener un beneficio privado. Los actos corruptos facilitan muchos otros tipos de fraude e incumplimientos de las especificaciones de un contrato público con el fin de conseguir ventajas y pueden adoptar la forma tanto de corrupción activa como de corrupción pasiva.

En cualquier caso, el ordenamiento jurídico español se ha ocupado de todas estas figuras delictivas, más aún en los últimos años, en disposiciones normativas de diferente rango legal.

La Ley Orgánica 10/1995, de 23 de noviembre, del Código Penal, recientemente modificada por la Ley Orgánica 1/2015, de 30 de marzo, se ocupa, por su parte, en el Título XIII, Delitos contra el Patrimonio y contra el orden socioeconómico (concretamente, artículos 234 a 304), y en el Título XIV, Delitos contra la Hacienda Pública y contra la Seguridad Social, de regular a nivel nacional la casuística existente en esta materia.

En concreto, en lo referente a la gestión de los Fondos FEDER en España, la lucha contra el fraude se apoya en la normativa del Estado, cuyos principales exponentes son:

·          La Ley 7/2012, de 29 de octubre, de modificación de la normativa tributaria y presupuestaria y de adecuación de la normativa financiera para la intensificación de las actuaciones en la prevención y lucha contra el fraude.

·          La Ley 38/2003, de 17 de noviembre, General de Subvenciones (LGS en lo sucesivo), con especial y explícita referencia al fraude en el artículo 20.4.a y en su disposición adicional vigésima tercera. 

·          La Ley 9/2017, de 8 de noviembre, de Contratos del Sector Público, por la que se transponen al ordenamiento jurídico español las Directivas del Parlamento Europeo y del Consejo 2014/23/EU  y 2014/24/UE, DE 26 DE FEBRERO DE 2014,  que prohíbe expresamente que sean contratados por el sector público quienes hayan sido condenados mediante sentencia firme por delitos, entre otros, de fraude, cohecho, malversación, receptación y conductas afines. 

Así mismo, la política antifraude en la gestión de los Fondos FEDER se inspira en las Directrices sobre los Fondos Estructurales y de Inversión Europeos 2014-2020 dadas por la Comisión Europea, en especial en los informes emitidos sobre la materia y, sobre todo, en la Guía de la Comisión Europea para el periodo de programación 20142020, sobre evaluación del riesgo de fraude y medidas anti-fraude eficaces y proporcionadas (EGESIF_14-0021-00 de 16/06/2014).

El organismo intermedio, en sintonía con las funciones y procedimientos que la AG prevé en sus propios sistemas de gestión y control, también tendrá que aplicar medidas antifraude a lo largo del proceso de gestión de la ayuda FEDER que se le atribuye, una actividad que deberán desarrollar también los beneficiarios, en la medida que les corresponda. 

Todas estas medidas quedarán documentadas y recogidas en Fondos 2020. 

Los aspectos para los que van a definirse medidas son: 

·          Prevención

·          Detección

·          Corrección y persecución del fraude. 

6.1.1 PREVENCIÓN.

El OI ha realizado una Auto-evaluación referente al riesgo de sufrir actuaciones fraudulentas, utilizando la herramienta definida en la referida Guía, en su Anexo 1, que está prevista sobre Excel y contiene una metodología para evaluar y cuantificar un riesgo bruto y uno neto de fraude en una organización en las fases de trabajo siguientes:

      I.        selección de candidatos (adjudicatarios, receptores de ayuda, etc)

     II.        actividades de verificación.

    III.        certificación y pagos. 

Para la aplicación de esta auto-evaluación se va a constituir un comité antifraude en el seno del OI, que se reunirá, al menos, una vez al año y que contará con la siguiente composición:

·          El responsable del área de control y verificación del OI, que hará las funciones de presidente.

·          Un representante de cada uno de los Beneficiarios participantes en los POs FEDER.

·          El técnico del área de control y verificación hará las funciones de secretario, levantado acta a tales efectos.

En función de los resultados de estos análisis, que se repetirán, al menos, cada dos años, se deberán repetir o profundizar las medidas iniciales que se exponen a continuación, o tomar otras adicionales, que se adoptarán inmediatamente en el caso de que se detecte un riego residual neto, así como diseñar procedimientos que minimicen la ocurrencia de casos de fraude, especialmente en las tipologías para las que se identifique como más vulnerable la organización, es decir, con más riesgo neto, en terminología de la Guía de referencia. Entre estos procedimientos se encuentran los cruces de información con distintas fuentes de interés como la Base de Datos Nacional de Subvenciones, los sistemas de información de la Seguridad Social o de la AEAT, como ejemplos. Asimismo, durante el proceso de evaluación de riesgos, tanto en el inicial como en los siguientes, se tendrán en cuenta los informes de auditoría, informes de fraude y las autoevaluaciones de control. Si, como resultado de la auto-evaluación, se detectase un riesgo residual neto, se pondrá en marcha un Plan de Acción del riesgo detectado, que será elaborado por el Controlador de Fondos Europeos, encuadrado en el Área de Control y Verificación de la Dirección General de Planificación Estratégica y Programación de la CAM, y será sometido a la propia Autoridad de Gestión para su visto bueno.

En cualquier caso, van a adoptarse inicialmente e independientemente del resultado del ejercicio de auto-evaluación, las siguientes medidas:

b.             Declaración pública de compromiso anti-fraude del Organismo Intermedio: Entendiendo la prevención como una herramienta básica en la lucha contra el fraude, se considera necesario manifestar y difundir al máximo la postura antifraude de la Organización Ciudad Autónoma de Melilla, al igual que promover en el seno de las unidades de trabajo una conciencia colectiva consciente de los daños que provoca el fraude y de la decidida voluntad de la institución para evitarlo. Así, va a realizarse una declaración pública de alto nivel por parte del organismo, de modo similar al propuesto en el Anexo 3 de la Guía de la Comisión Europea para el periodo de programación 20142020, sobre evaluación del riesgo de fraude y medidas anti-fraude eficaces y proporcionadas (Ares (2013)3769073-19/12/2013) y su publicación posterior en el sitio web informativo del OI de FEDER. 

c.             Solicitud de declaraciones responsables de inexistencia de conflictos de intereses a todos los participantes y en todas las fases diferenciadas del procedimiento, tanto autoridades como funcionarios, y tanto de los miembros de las mesas de contratación como de las comisiones evaluación de ayudas y subvenciones, así como de los restantes empleados públicos que intervengan, aunque sólo sea de forma consultiva y no vinculante, en los expedientes de actuaciones cofinanciadas por el PO. 

d.             Formación. Además, el OI se compromete a realizar acciones de formación a su personal en cuestiones, tanto teóricas como prácticas, para desarrollar la política anti-fraude.

e.             Seguimiento especial para las actuaciones que, de acuerdo con la auto-evaluación, presenten un mayor riesgo, mediante:

·          Seguimiento especial de la tramitación de tales operaciones.

·          Realización de verificaciones sobre el terreno sobre las mismas.

·          Seguimiento de todas las medidas implementadas contra el fraude por el Organismo Intermedio y presentación anual, por parte del Área de Control y Verificación del OI, de una memoria al efecto ante la Autoridad de Gestión y el Comité de Seguimiento.

6.1.2 DETECCIÓN.

Con las siguientes medidas:

a.             Herramienta Arachne. Adicionalmente se prevé la utilización de la herramienta que ha diseñado la Comisión Europea, denominada Arachne, y que ofrece a los Estados Miembros a través de SFC 2014. El funcionamiento es tal que, una vez enviados los datos por parte del Estado Miembro, se recibe al cabo de unos días una gradación de riesgo de cada proyecto enviado evaluada por Arachne tras cruzar la información suministrada con la que ella dispone y tiene accesible (Orbis, World Compliance, etc.). En Fondos 2020 se incluirá la funcionalidad de servir de pasarela de datos desde los OO. II. hacia Arachne y en sentido inverso, de modo que pueda considerarse por parte del OI la aplicación de precauciones adicionales en los casos que resulten señalados como de alto riesgo. 

b.             Definición de indicadores de fraude (banderas rojas), que señalarán, en su caso, la eventualidad de una actividad fraudulenta potencial y que implicarán, en todo caso, una respuesta inmediata de petición de aclaraciones, de investigación adicional o de consulta de datos externos. Tales indicadores vendrán derivados del uso de los siguientes documentos informativos elaborados por la Comisión, que serán divulgados y utilizados como material de consulta para la ejecución de los trabajos de prevención y detección del riesgo de fraude:

2.             COCOF 09/0003/00 de 18.2.2009 - Nota informativa sobre Indicadores de Fraude para el FEDER, el FSE y FC 

3.             OLAF Compendio de casos anónimos- Acciones estructurales 

4.             OLAF guía práctica sobre conflicto de intereses 

5.             OLAF guía práctica sobre documentos falsificados.

c.             Seguimiento de las declaraciones presentadas de inexistencia de conflicto de intereses, a través de la instrumentación de un sistema de “banderas rojas” específico, definido mediante el uso de los documentos relacionados en el punto anterior.

d.             Intercambio de información con otras administraciones Públicas (Policía, INE, Agencia Tributaria, Seguridad Social, Base de Datos Nacional de Subvenciones).

e.             Compromiso del OI de que no tolerará represalias contra cualquier miembro del personal que denuncie sospechas de fraude, así como de que pueden informar de manera confidencial. Las denuncias podrán presentarse, bien por escrito ante el Área de Control y Verificación del OI, registrándose debidamente en el registro de la Dirección General de Planificación Estratégica y Programación; o bien a través de la página web de la Dirección General de Planificación Estratégica y Programación http://fondoseuropeosmelilla.es/ en un apartado específico de denuncias de irregularidades.

f.              Inclusión de un apartado dentro del Resumen anual de control sobre los casos y sospechas de fraude detectados durante el año a que se refiere el informe. 

6.1.3 CORRECCIÓN Y PERSECUCIÓN DEL FRAUDE.

Con las siguientes medidas:

a.             Detectado un posible fraude, se producirá la paralización inmediata de la gestión de la operación u operaciones concernidas y a la investigación de las mismas y de los organismos gestores correspondientes.

b.             Obligación de informar a la OLAF de los casos y sospechas de fraude que se detecten.

c.             Transmisión del caso a las autoridades competentes del estado, administrativas o judiciales, según proceda, para su investigación y sanción, en su caso.

d.             Puesta en conocimiento, de acuerdo con la legislación aplicable, de la fiscalía competente en razón a la materia, en caso de que proceda.

e.             Con el fin de proporcionar una pista de auditoría a la AA, todas las acciones que realicen los posibles OO.II. y/o los beneficiarios tras detectar un posible fraude deberán quedar documentadas y almacenadas en la aplicación Fondos 2020.

6.2           Procedimientos para recabar, registrar y almacenar en formato informatizado los datos de cada operación, necesarios a efectos de supervisión, evaluación, gestión financiera, verificación y auditoría.

Los datos de cada operación incluida en el PO serán registrados y almacenados en formato electrónico en el sistema de seguimiento, inicialmente en el del propio del Órgano Intermedio y, posteriormente, en FONDOS 2020 de la AG, tras su volcado de datos y envío periódico. De manera concreta, tales datos serán, como mínimo, los relacionados en el Anexo III del Reglamento Delegado (UE) 480/2014 de la Comisión.

Los datos se registrarán y se almacenarán para cada operación, incluyendo datos sobre los participantes individuales, en su caso, con el fin de permitir que se agreguen cuando sea necesario a los efectos de supervisión, evaluación, gestión financiera, verificación y auditoría. También permitirá incorporar tales datos de manera acumulativa durante todo el período de programación. Todo ello se describe en el apartado 4, sobre los sistemas de información.

Si una operación recibe ayudas de más de un programa operativo, una prioridad, fondo o para más de una categoría de región, la información a la que se hace referencia en los campos 23 a 113 del anexo III se registrará de forma que permita recuperar los datos desglosados por programa operativo, prioridad, fondo o categoría de región. También será posible recuperar los datos de los indicadores mencionados en los campos 31 a 40 del anexo III desglosados por prioridades de inversión y por género, en su caso.

6.3           Procedimientos para la aplicación de revisiones de funciones delegadas por la Autoridad de Gestión.

La Autoridad de Gestión ejecutará un plan anual de control para supervisar la correcta implementación de las funciones delegadas en el OI. Igualmente, la Intervención General de la CAM, entidad colaboradora de la Autoridad de Auditoría, realiza auditorías de sistemas del OI. En ambos casos, se llevan a cabo las siguientes verificaciones sobre los sistemas con el fin de realizar pruebas de cumplimiento: 

1)   Verificar la existencia de una clara definición y asignación de funciones y sistemas,

2)   Verificar que existen procedimientos adecuados para la selección de operaciones,

3)   Verificar la existencia de información adecuada a los beneficiarios de las condiciones aplicables a las operaciones seleccionadas,

4)   Comprobar que existen procedimientos de verificación de gestión adecuados, 

5)   Verificar la existencia de una pista de auditoría apropiada, 

6)   Verificar la existencia de sistemas informáticos fiables de contabilidad, de supervisión y de información financiera, 

7)   Verificar la aplicación eficaz de medidas proporcionadas contra el fraude,

8)   Verificar la existencia de procedimientos apropiados para elaborar la declaración de la gestión y el resumen anual de los informes de auditoría y de los controles realizados.

En función de tales auditorías, las categorías de evaluación de cada una de las disposiciones clave del sistema son cuatro: 

·          Categoría 1: Funciona bien. Solo cabe introducir mejoras poco significativas. 

·          Categoría 2: Funciona bien. Son necesarias algunas mejoras. 

·          Categoría 3: Funciona parcialmente. Son necesarias mejoras importantes. 

·          Categoría 4: En esencia no funciona. 

Implicaciones en función del encuadramiento en las categorías de evaluación:

1.             De acuerdo con la Descripción de funciones y procedimientos de la Autoridad de Gestión y la Autoridad de Certificación, se considerará que el sistema de control y gestión adolece de deficiencias graves en su funcionamiento si los requisitos 2), 4) y 5), o dos más de los restantes, se evalúan como pertenecientes a las Categorías 3 o 4.

2.             En el caso de la evaluación final de los sistemas ofrezca como resultado su inclusión dentro de las categorías 3 ó 4, dará lugar a la notificación por la AG de un Plan de Acción que deberá cumplirse en el plazo de dos meses.

3.             En caso de que los sistemas de gestión y control se evalúen con categoría 2, el OI deberá atender las recomendaciones contenidas en tal informe de evaluación en el plazo de seis meses a partir de la notificación del control.

4.             Si en el control se hubieran detectado importes irregulares, el OI deberá retirar los mismos en el plazo de dos meses desde la notificación del control, transcurridos los cuales la AG iniciará el procedimiento de recuperación.

5.             En cualquier caso, todas las recomendaciones incluidas en los referidos informes de auditoría emitidos por los órganos de control pertinentes, tanto a nivel nacional como de la UE, incluso las encuadradas en las Categorías 1) y 2), serán objeto de seguimiento puntual y puesta en práctica, en el caso que sea posible, por parte del OI en un plazo prudencial, de lo que se dará debida cuenta a la AG.

6.             Si los controles identificaran debilidades y/o problemas en las funciones y procedimientos aplicados por el OI, este iniciará inmediatamente un procedimiento interno de revisión de las mismas que desembocará en una propuesta de subsanación que el OI remitirá a la AG en el plazo de dos meses desde su recepción. En la eventualidad de que la revisión implique un aumento en los medios materiales o en los recursos humanos destinados a las tareas asumidas por el OI, su subsanación estará condicionada al cumplimiento de los pasos administrativos y plazos impuestos por la reglamentación aplicable.

En caso de que existan circunstancias que obliguen al OI a revisar la descripción de funciones y procedimientos que sirvieron de base para su designación, este deberá comunicar a la AG los cambios ocurridos a la mayor brevedad posible y declarar si suponen o no algún impedimento para desempeñar eficazmente las funciones acordadas en el correspondiente Acuerdo de Atribución de Funciones.

Si no supusiesen impedimento, el OI deberá acompañar a su declaración la actualización de su descripción de funciones y procedimientos que la AG recogerá en el historial de designaciones del OI de que se trate. La AG reevaluará las funciones y procedimientos remitidos y, si resulta positiva, lo comunicará al OI junto con su pronunciamiento respecto a si corresponde o no la suscripción de un nuevo Acuerdo de Atribución de Funciones, o una adenda al existente o simplemente basta con que la AG diligencie en el Acuerdo existente los cambios incorporados. Los documentos, comunicaciones y procedimientos quedarán registrados en Fondos 2020, donde, en su caso, se generaría una nueva versión del OPI, en terminología de las guías de usuario de dicho sistema de información.

En cualquier caso, si el cambio en las funciones y procedimientos del OI obligase a este a revisar su Manual de procedimientos resultante de la Descripción actualizada y aprobada por la AG de sus funciones y procedimientos, implicará una modificación del referido Manual, su aprobación por el Consejo de Gobierno de la Ciudad Autónoma de Melilla y a su publicación actualizada en el Boletín Oficial de Melilla.

Si el OI declarara que las modificaciones acaecidas suponen un obstáculo insalvable para desempeñar lo establecido en el Acuerdo de Atribución de Funciones, se estará a lo previsto en dicho Acuerdo respecto a la revocación del mismo.

6.4 Procedimientos para establecer la declaración de fiabilidad del órgano directivo, el informe de los controles realizados y las deficiencias detectadas, y el resumen anual de las auditorias y controles definitivos.

El artículo 59 del Reglamento (UE, Euratom) nº 966/2012 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 25 de octubre de 2012, sobre las normas financieras aplicables al Presupuesto General de la Unión y por el que se deroga el Reglamento (CE, Euratom) nº 1605/2002 del Consejo, regula la ejecución del presupuesto comunitario en régimen de gestión compartida.

Según el apartado 5.a) de dicho artículo, los organismos designados por los Estados miembros como responsables de la gestión y del control de los Fondos de la Unión deberán facilitar a la Comisión Europea, a más tardar el 15 de febrero del año financiero siguiente (la Comisión Europea podrá con carácter excepcional ampliar el plazo al 1 de marzo), sus cuentas sobre los gastos incurridos en el período pertinente, acompañadas de una declaración de fiabilidad en la que se confirme que, en opinión de los responsables de la gestión de los fondos:

·          los datos están presentados correctamente y son completos y exactos, 

·          los gastos se efectuaron conforme a los fines previstos, tal como se definen en las normas sectoriales, 

·          y los sistemas de control establecidos ofrecen las garantías necesarias en lo que respecta a la legalidad y la regularidad de las operaciones correspondientes.

Igualmente, según el apartado 5.b) del mismo artículo, deberán presentar un resumen anual de los informes de auditoría finales y de los controles realizados, incluido un análisis de la naturaleza y el alcance de los errores y deficiencias detectadas en los sistemas, así como de las medidas correctivas tomadas o previstas. Además, el apartado 5 del citado artículo 59 establece que las cuentas y los resúmenes indicados irán acompañados del dictamen de un organismo de auditoría independiente.

Por otro lado, el artículo 125 (4) e) del RDC atribuye a la Autoridad de Gestión la tarea de redactar la declaración de fiabilidad y el resumen anual a que se refiere el artículo 59 (5), letras a) y b), del RF.

Por su parte, según el artículo 127 (5) del mismo RDC, la Autoridad de Auditoría elaborará:

·          un dictamen de auditoría de conformidad con el artículo 59, apartado 5, párrafo segundo, del RF,

·          un informe de control en el que se expongan las principales conclusiones de las auditorías realizadas de conformidad con el apartado 1, incluidas las deficiencias halladas en los sistemas de gestión y control, y las medidas correctivas propuestas y aplicadas.

El procedimiento para la determinación de la declaración de gestión, por lo tanto, requiere la implicación y la participación de diversos actores con papeles bien definidos, cuya coordinación se articulará a través de la aplicación “Fondos 2020”, donde se almacenará toda la información necesaria para la elaboración de la Declaración de Fiabilidad y a la que podrán acceder todos los intervinientes en el proceso:

·          La Autoridad de Gestión, conforme al artículo 125 (4) e) del RDC, es la responsable de redactar la declaración de fiabilidad y el resumen anual a que se refiere el artículo 59 (5), letras a) y b), del RF. Tendrá acceso a lo largo de todo el ejercicio a la información relativa a las distintas verificaciones y controles, a través de los correspondientes módulos.

·          seleccionadas para recibir financiación de acuerdo con los criterios aplicables al Programa Operativo y de conformidad con el Derecho aplicable (apartado c).

·          La Autoridad de Auditoría, según el artículo 127 del RDC, es la encargada de garantizar que se audite el correcto funcionamiento del sistema de gestión y control del Programa Operativo y una muestra apropiada de las operaciones sobre la base del gasto declarado. La Autoridad de Gestión deberá tomar en consideración los resultados de estas auditorías de la Autoridad de Auditoría a los efectos de elaborar el resumen de los controles y la declaración de fiabilidad. Por otra parte, según el RF, la Autoridad de Auditoría en su dictamen anual deberá además indicar si el trabajo de auditoría pone en duda las afirmaciones hechas en la declaración de fiabilidad.

·          La Ciudad Autónoma de Melilla, a través de su Dirección General de Planificación Estratégica y Programación, ejerciendo sus funciones como Organismo Intermedio, a quien se delegan funciones de gestión y control del Programa Operativo FEDER de Melilla 2014-2020, sin perjuicio de la responsabilidad de la Autoridad de Gestión en relación con la supervisión de las funciones delegadas, deberá garantizar que los gastos certificados se efectuaron conforme a los fines previstos, tal como se definen en las normas sectoriales y que los sistemas de control establecidos ofrecen las garantías necesarias en lo que respecta a la legalidad y la regularidad de las operaciones correspondientes. En el Acuerdo de Atribución de Funciones se contempla tal obligación. 

Con el fin de asegurar que la declaración de gestión se basa en el resumen anual y se ha elaborado de acuerdo con el modelo establecido en el Reglamento de Ejecución de la Comisión Europea, el procedimiento prevé específicamente la utilización del modelo de declaración aprobado por la Comisión Europea que se incluye en el Anexo VI del Reglamento de Ejecución (UE) 207/2015, de manera que por cada programa operativo se presentará separadamente una declaración específica, sobre la base de la ejecución y el avance producido durante el año contable precedente. Será elaborada y firmada por la Autoridad de Gestión.

La Declaración de Fiabilidad se efectuará teniendo en cuenta los informes de control definitivos elaborados por la Subdirección General de Inspección y Control del Ministerio de Hacienda, por la Autoridad de Auditoría y por las instituciones comunitarias y que se le hayan comunicado formalmente o de las que la Autoridad de Gestión tenga conocimiento a la fecha de emisión de la declaración. Además de todo el conjunto de información que se derive de su gestión ordinaria del Programa Operativo (en especial de la información disponible en el módulo de controles) y de la ejecución de sus propios controles, dispondrá de la siguiente información, en plazos que se definirán de manera que sean compatibles con lo señalado en el siguiente apartado:

·          Borrador de resumen de controles elaborado por la Subdirección General de Inspección y Control del Ministerio de Hacienda.

·          Declaración de gestión de la Ciudad Autónoma de Melilla, a través de su Dirección General de Planificación Estratégica y Programación, como Organismo Intermedio designado.

·          La cuenta y el certificado emitido por la Autoridad de Certificación sobre la exhaustividad, exactitud y veracidad de dicha cuenta y sobre que el gasto anotado en la misma cumple el Derecho aplicable y se ha efectuado en relación con operaciones seleccionadas para recibir financiación de acuerdo con los criterios aplicables al Programa Operativo y de conformidad con el Derecho aplicable. 

·          Resultados preliminares del informe de control de la Autoridad de Auditoría.

La Autoridad de Gestión completará una lista de comprobación, confirmando que ha dispuesto de esta documentación para la elaboración de la declaración. A continuación, se efectuará un repaso de los principales elementos de la declaración y se indicará la manera en que se dará satisfacción a los mismos:

·          La información de la cuenta está correctamente presentada, es completa y exacta, de acuerdo con el artículo 137 (1) del RDC. Esto está garantizado mediante el sistema informatizado de registro y almacenamiento de datos puesto en marcha por la Autoridad de Gestión (“Fondos 2020”), el cual almacena los datos de cada operación y los resultados de todas las verificaciones de gestión efectuadas. A su vez, la aplicación da soporte a la Autoridad de Certificación para la preparación de las cuentas anuales, de manera que será posible preparar, con respecto a cada eje prioritario y, en su caso, a cada Fondo y categoría de regiones, los distintos elementos conforme al artículo 137 (1) del RDC.

·          Los gastos incluidos en la cuenta fueron empleados de acuerdo a los fines previstos y conforme a los principios de buena gestión financiera. A este respecto, el sistema de gestión y control de la Autoridad de Gestión, por medio de las listas de comprobación, garantiza que los criterios y procedimientos de selección de operaciones están de acuerdo con la lógica de la intervención del Programa Operativo en cada eje prioritario y prioridad de inversión. También asegura que las operaciones relativas a dichos gastos han sido efectivamente seleccionadas de acuerdo con los criterios y procedimientos de selección de operaciones y que las inversiones ejecutadas han sido diseñadas para obtener unos resultados alineados con los objetivos del eje prioritario y el marco de rendimiento correspondiente. Esta garantía se complementa con el adecuado tratamiento de los resultados de las verificaciones de gestión (administrativas y sobre el terreno), controles y auditorías, que permite asegurar que los gastos fueron efectivamente aplicados según lo previsto.

·          El Sistema de Gestión y Control puesto en marcha para el Programa Operativo aporta las necesarias garantías, en relación con la legalidad y la regularidad de las transacciones conforme a la ley aplicable. Esto se satisface en la medida en que “Fondos 2020” incluye todos los requerimientos clave para un funcionamiento eficaz de los sistemas de gestión señalados en el Anexo IV del RD 480/14 y su cumplimiento será evaluado continuamente durante el período correspondiente, teniendo en cuenta las recomendaciones de los controles y auditorías realizadas sobre algún incumplimiento que pudiera haberse detectado.

geográfica de la operación, su durabilidad y el tipo de beneficiarios y que todos estos aspectos cumplen las normas de elegibilidad del FEDER. Respecto a la ejecución de las operaciones, el sistema incorpora también la comprobación de que las verificaciones de gestión (administrativas y sobre el terreno) se han llevado a cabo de manera correcta, confirmando la existencia de una adecuada pista de auditoría, del mismo modo que se han puesto en marcha medidas antifraude proporcionadas y eficaces. 

De todo ello se deja constancia a través de las listas de comprobación elaboradas al efecto en el procedimiento de certificación. Estas garantías se completan con el adecuado tratamiento de las auditorías y controles.

·          Las irregularidades identificadas en los informes de auditoría finales o en los controles realizados (tanto los referentes a operaciones concretas, como a los sistemas de gestión de los organismos), en relación con la cuenta anual y recogidas en el resumen anual adjunto a la declaración anual, han sido tratadas de manera apropiada en las cuentas. Para garantizar que las recomendaciones incluidas en los informes de auditoría finales emitidos por los órganos de control pertinentes (a nivel nacional y de la UE) son objeto de seguimiento y puesta en práctica, se solicitará preventivamente a la Autoridad de Certificación la exclusión de la cuenta de gasto, aquellos gastos sobre cuya regularidad puedan existir dudas (debido a la existencia, contrastada o probable, de deficiencias en los sistemas de gestión). Por tanto, sólo se incluirán en la cuenta aquellos gastos sobre cuya legalidad y regularidad existen garantías o aquellos que, presentando irregularidades, hayan sido objeto de las correspondientes correcciones financieras.

·          El cumplimiento de este requisito se garantiza además mediante el procedimiento incluido en el presente documento para el seguimiento de las retiradas y recuperaciones. En él se establece que aquellos gastos reflejados en dichos informes han de ser efectivamente deducidos de las correspondientes solicitudes de pago y explicados en el apéndice de la cuenta relativo a la conciliación.

·          La Autoridad de Gestión tendrá también en cuenta los resultados puestos de manifiesto en relación con la cuenta de años anteriores. Así, en caso de que se haya excluido con anterioridad ciertos gastos por existir dudas sobre si cumplen los requisitos o por estar sujetos a verificaciones en marcha, o bien por estar determinados organismos o ámbitos de gasto sometidos a medidas correctoras o planes de acción, no procederá a incluirlos en una nueva solicitud de pagos intermedios de ejercicios siguientes, en tanto no se hayan concluido las verificaciones y éstas confirmen la legalidad y regularidad de las operaciones o en tanto no se hayan puesto en práctica las medidas correctoras o se hayan concluido los planes de acción correspondientes.

·          En este sentido, la Autoridad de Gestión prestará atención continua durante todo el ejercicio a los resultados de los diferentes controles, tanto desarrollados directamente como los efectuados por otras unidades, ya nacionales ya comunitarias, a los efectos de asegurarse de la realidad, regularidad y elegibilidad del gasto declarado. Esto implica vigilar los resultados de las verificaciones de gestión (administrativas y sobre el terreno) desarrolladas directamente o, en su caso, a través de los Organismos Intermedios. De igual manera, se actuará en los controles sobre el funcionamiento de los sistemas de gestión y a otras verificaciones específicas desarrolladas por la Subdirección General de Inspección y Control del Ministerio de Hacienda. También deberá atenderse a la información correspondiente a las auditorías desarrolladas por la Autoridad de Auditoría, que estarán disponibles a través de la remisión de los correspondientes informes y a su incorporación al módulo de controles de “Fondos 2020”. Igualmente se atenderá a los resultados de los controles efectuados por las instituciones comunitarias (DG REGIO, OLAF, ECA…)

·          Los gastos sometidos a procedimientos en curso para evaluar su legalidad y regularidad deben quedar excluidos de las cuentas hasta que dicha evaluación finalice. Este requisito queda cumplido a través de los procedimientos establecidos por la Autoridad de Certificación para la elaboración de las cuentas. En caso de que sea la propia Autoridad de Gestión, quien tenga dudas al respecto sobre algún gasto ya declarado o aun sin declarar, instará a la Autoridad de Certificación para su exclusión de las cuentas relativas al año en cuestión hasta que finalicen las verificaciones correspondientes.

·          En base a la documentación suministrada, la Autoridad de Gestión procederá a confirmar que todos los gastos incluidos en la cuenta cumplen las garantías necesarias. En caso de que de los resultados de los controles se infiera que parte del gasto declarado pudiera no cumplir la mencionada garantía se procederá a excluirlo preventivamente de la cuenta antes de su presentación a la Comisión Europea. Para ello podrá dirigirse, en su caso, al Organismo Intermedio Ciudad Autónoma de Melilla o bien, si se estima necesario por no disponerse de tiempo suficiente para ello o por otras causas, proceder directamente a la mencionada exclusión.

A estos efectos, cuando se excluya de las cuentas unos gastos incluidos anteriormente en una solicitud de pago intermedio para el ejercicio contable, por estar sujetos a una evaluación en curso de su legalidad y regularidad, el total o una parte de dichos gastos que hayan sido a continuación declarados legales y regulares podrán incluirse en una solicitud de pago intermedio relativa a los ejercicios contables siguientes.

Por otra parte, cuando la tasa de error correspondiente a las irregularidades de un determinado organismo supere el umbral de materialidad, alternativamente a la retirada de sus gastos, podrá imponerle una corrección financiera igual a la aplicación de dicha tasa sobre el gasto declarado y no controlado de ese organismo.

Dicha corrección financiera supondrá una retirada de gasto que será incluida en la propia cuenta anual. Y ello sin perjuicio del plan de acción que se imponga a dicho organismo con el fin de mejorar sus sistemas de gestión y evitar que dicha tasa de irregularidad se repita en posteriores ejercicios.

·          Los datos relativos a indicadores, hitos y progreso del Programa Operativo son fiables. Como ya se ha señalado, el sistema de gestión y control de la AG se apoya en la aplicación “Fondos 2020” para el registro y almacenamiento informatizado de los datos de todas y cada una de las operaciones, de acuerdo a los estándares internacionales de seguridad en la materia. Ello, unido a los procedimientos de la propia Autoridad de Gestión y las directrices remitidas a los Organismos Intermedios, permite mantener actualizada la información y garantizar su fiabilidad.

·          Se han tomado, en su caso, medidas antifraude proporcionadas y efectivas y se han tenido en cuenta los riesgos identificados. A partir de los procedimientos recogidos en el apartado 2.1.3, en la declaración también se recogerán los elementos más significativos de las medidas aplicadas y resultados obtenidos durante el ejercicio contable.

6.5 PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR EL RESUMEN ANUAL DE LOS INFORMES DE AUDITORÍA DEFINITIVOS Y DE LOS CONTROLES REALIZADOS INCLUIDO UN ANÁLISIS DE LA NATURALEZA Y EL GRADO DE ERRORES E INSUFICIENCIAS DETECTADOS EN LOS SISTEMAS, ASÍ COMO LAS MEDIDAS CORRECTORAS ADOPTADAS O PREVISTAS [ARTÍCULO 125, APARTADO 4, LETRA E), DEL REGLAMENTO (UE) Nº 1303/2013].

Tan pronto como estén disponibles, la Autoridad de Gestión procederá a recopilar toda la información relativa a los controles desarrollados, que abarcará también la información más relevante de las verificaciones de gestión realizadas por la Autoridad de Gestión o por la Dirección General de Planificación Estratégica y Programación de la Ciudad Autónoma de Melilla como Organismo Intermedio, en su caso, la supervisión por la Subdirección General de Inspección y Control del Ministerio de Hacienda de las tareas delegadas a dichos organismos, los controles de la Autoridad de Auditoría y los emitidos por otras instituciones nacionales y comunitarias relativos al período contemplado en las cuentas. Para ello, el área de Control y Verificación de la DGPEyP extraerá dicha información existente en el módulo de control de “Fondos 2020” y la completará en caso necesario.

En cuanto a las verificaciones sobre el terreno, el resumen se elaborará a partir de la información contenida en “Fondos 2020”, tanto respecto a los gastos gestionados directamente por la Autoridad de Gestión como de los gastos gestionados por la Ciudad Autónoma de Melilla, como Organismo Intermedio. Se generará un listado con el número de controles llevados a cabo, así como el propósito y las metodologías de muestreo utilizadas.

En apoyo de la Autoridad de Gestión, la Subdirección General de inspección y Control del Ministerio de Hacienda asumirá la realización del resumen anual y utilizará la información contenida en la aplicación “Fondos 2020”, sin perjuicio de que puedan recabarse datos adicionales de la Ciudad Autónoma de Melilla, a través de su Dirección General de Planificación Estratégica y Programación como Organismo Intermedio si esto fuera necesario. Contendrá una referencia a los aspectos más significativos del Informe Anual de Control a preparar por la Autoridad de Auditoría, cuyo avance o resultados preliminares, análisis de errores y su tratamiento deberían poder entregarse a la Autoridad de Gestión antes del 10 de diciembre siguiente al período en cuestión.

El resumen anual incluirá también un análisis de la naturaleza y alcance de los errores y debilidades detectadas en los informes finales de auditoría (sistemas, operaciones y cuentas), que deberán estar disponibles con suficiente antelación (en todo caso antes del plazo señalado en el párrafo anterior), así como el subsiguiente seguimiento de las mismas. Incluirá las medidas preventivas o correctivas aplicadas y previstas, teniendo en cuenta particularmente si se trata de errores sistémicos, presentando también en su caso las principales cifras relativas a las correcciones financieras resultantes. Análogas consideraciones se recogerán en relación con las verificaciones de gestión.

La Dirección General de Planificación Estratégica y Programación de la CAM, responsable en su caso de la gestión las operaciones en las que participa en el Programa Operativo FEDER de Melilla 2014-2020, deberá, tan pronto como dispongan de los resultados de los controles de la Autoridad de Auditoría sobre el gasto gestionado por ellos, y en todo caso antes del 15 de noviembre siguiente al año contable en cuestión y conforme a las disposiciones que figuran en el Acuerdo de Atribución de Funciones, elaborar y remitir a la Autoridad de Gestión el siguiente documento para su inclusión en el resumen anual que realiza la Subdirección General de Inspección y Control del Ministerio de Hacienda:

·          Una síntesis de los controles realizados por la Dirección General de Planificación Estratégica y Programación de la CAM y sus principales resultados, que incluirá referencia a las verificaciones de gestión del periodo contable, así como a verificaciones retrospectivas del gasto y otras actuaciones de control o supervisión que se hayan desarrollado por sus servicios de control. Dicho documento también se referirá a los controles efectuados por la Autoridad de Gestión para supervisar las tareas delegadas y a los resultados de las auditorías de sistemas y de operaciones llevados a cabo por la Autoridad de Auditoría y otras autoridades nacionales o comunitarias. Igualmente contendrá un análisis de la naturaleza y alcance de los errores y debilidades detectadas, así como del seguimiento de las mismas, incluyendo el plan de acción y las medidas aplicadas. 

Así mismo, en su caso, la Dirección General de Planificación Estratégica y Programación de la CAM deberá elaborar y remitir a la Autoridad de Gestión, antes del 30 de noviembre, el siguiente documento para respaldar la declaración de gestión que hará la Autoridad de Gestión:

·          Una declaración de gestión en la que se pronuncie acerca de si los gastos certificados por la Dirección General de Planificación Estratégica y Programación de la CAM en el ejercicio contable anterior, a la luz de la información disponible reflejada en el informe resumen, se efectuaron conforme a los fines previstos, tal como se definen en las normas sectoriales, y si los sistemas de control establecidos ofrecen las garantías necesarias en lo que respecta a la legalidad y la regularidad de las operaciones correspondientes.

La Autoridad de gestión remitirá a la Dirección General de Planificación Estratégica y Programación de la CAM un modelo de los documentos a elaborar que haga referencia a su formato y contenido y que estará adaptado a los documentos que a su vez elaborará la Autoridad de Gestión. 

Las cuentas definitivas, el informe resumen de los controles y la declaración de fiabilidad deberán ponerse disposición de la Autoridad de Auditoría con antelación suficiente para que, antes del 15 de febrero del año siguiente al año contable al que las cuentas están referidas, la Autoridad de Auditoría pueda emitir el dictamen a que se refiere el artículo 127 (5) del RDC. La información relativa a la elaboración del resumen, a los ajustes efectuados en la cuenta, en su caso, y a las razones que justifican estos últimos estará a disposición de la Autoridad de Auditoría para su revisión.

6.6 Procedimientos de evaluación, selección y aprobación de operaciones, así como de garantía de conformidad con la normativa aplicable.

El procedimiento de gestión comprende los siguientes hitos:

A) Información previa a los Beneficiarios de las condiciones aplicables a las líneas de actuación elegibles. (Anexo XII.2 y XII.3 del RDC)

1.             Una vez designado, el OI garantizará la mayor difusión posible, en colaboración con la autoridad de gestión, de la información sobre las oportunidades financieras de las actuaciones que gestione, según las medidas de información y comunicación de su estrategia de comunicación aprobada.

2.             Asimismo, el OI garantizará que los Beneficiarios cumplen con las responsabilidades encomendadas en esta materia por el mismo Anexo XII.2 del RDC, en su apartado 2.2.

3.             Respecto a las medidas de información para Beneficiarios potenciales, se cumplirá con lo indicado en el Anexo XII.3 del RDC, garantizando el OI que se facilita a los Beneficiarios potenciales información clara y detallada, como mínimo, sobre los puntos siguientes:

·          Las oportunidades de financiación y el inicio de las convocatorias de solicitudes

·          Las condiciones que han de cumplirse para poder acceder a la financiación;

·          Los criterios de selección de las operaciones que se van a financiar;

·          Los procedimientos que se seguirán para la evaluación de las solicitudes de financiación y los plazos correspondientes;

·          Los contactos a nivel nacional, regional o local que pueden facilitar información sobre las actuaciones a cofinanciar.

·          Asimismo, el OI trasmitirá a los Beneficiarios cuantas instrucciones se reciban de las AG o de la AC en la medida en que les afecten, adaptando en su caso dichas instrucciones a las características de dichos Organismos. B) Solicitud de financiación por parte de un Beneficiario al OI.

El procedimiento específico para la selección de una operación concreta y, por tanto, su adscripción al PO FEDER 2014-2020, se iniciará siempre mediante la presentación de una solicitud de financiación del Beneficiario dirigida al Organismo Intermedio, es decir: la DGPEyP de la CAM, en cumplimiento de los Artículos 65.6 y 125.3.e del RDC. 

Todas las solicitudes recibidas de los Beneficiarios serán registradas en la DGPEyP debidamente en un registro especial de entrada, que entrará en vigor a partir de la aprobación, por parte de la Autoridad de Gestión, de los procedimientos descritos en el presente documento.

A estos efectos, se entiende por:

·          Operación (Art. 2.9 del RDC) todo proyecto, contrato, acción o grupo de proyectos seleccionados por la autoridades de gestión del programa de que se trate, o bajo su responsabilidad (por un Organismo Intermedio), que contribuyan a alcanzar los objetivos de una o varias prioridades; en el contexto de los instrumentos financieros, constituyen la operación las contribuciones financieras de un programa a instrumentos financieros y la subsiguiente ayuda financiera proporcionada por dichos instrumentos financieros. 

·          Beneficiario en términos generales: Dentro del marco del artículo 2.10 del Reglamento (UE) nº 1303/2013, que define como beneficiario a las entidades que inician o inician y ejecutan operaciones. En el caso de operaciones del FEDER estas entidades no pueden ser personas físicas. Sin embargo, dependiendo de la definición dada a una operación, una persona física puede implementar operaciones y podría ser definida en el contexto nacional como destinatario, beneficiario final o participante. Los datos de estos participantes deben ser registrados y guardados de acuerdo con lo indicado en los Reglamentos (UE) Nº 1303/2013 y (UE) nº 1304/2013.

En este caso, no es posible definir más de un beneficiario por operación. 

•       Beneficiario de ayudas de Estado: Todas las entidades (empresas, cualquiera que sea su forma jurídica) que reciben contribución financiera que puede ser entendida como ayuda de Estado en el sentido del art. 107(1) del TFEU incluso cuando estas ayudas puedan ser catalogadas como “de minimis” o estén incluidas en los casos de exenciones por categorías. Con respecto a la gestión de las ayudas de Estado, hay que diferenciar dos posibles situaciones:

a.     Si la operación es una convocatoria de ayudas, el beneficiario será el órgano concedente de las ayudas.  

b.     Si la operación es “cada resolución de ayuda”, el beneficiario será el preceptor de la ayuda.

De acuerdo con tales consideraciones, las operaciones podrán revestir las formas siguientes:

1. Convocatoria de ayudas. 

Con carácter general, previamente a la aprobación y publicación de la convocatoria, el Beneficiario presentará una solicitud de financiación al Organismo Intermedio, con objeto de que este valore la adscripción de la misma al programa operativo.  

Para ello, el Beneficiario adjuntará la convocatoria (en la mayoría de los casos en fase borrador, dado que se suele solicitar con carácter previo a su aprobación y publicación) en la que constarán sus términos esenciales: presupuesto, período de presentación de solicitudes, forma de valoración de las mismas y criterios de valoración ponderados aplicables y demás aspectos.

La gestión de una Convocatoria de Ayudas constituye una actuación de la que formarán parte un conjunto de operaciones, que serán las ayudas individuales concedidas a empresas concretas.

En principio, solamente Promesa gestionará regímenes de ayudas mediante convocatoria, aunque algunas operaciones de la DGSI podrían gestionarse también bajo esta modalidad.

2.             Selección directa de Operaciones:  

Estas operaciones son aquellas que ya vienen definidas previamente con cierto detalle en el programa operativo aprobado.  

En cualquier caso, requerirán de la previa solicitud de financiación, por parte del Beneficiario, a la DGPEyP en su calidad de OI.  

3.             Selección de operaciones a partir de convocatorias de expresiones de interés de los potenciales beneficiarios.

Se aplica este procedimiento de selección únicamente de las operaciones desarrolladas por los Beneficiarios en el ejercicio de sus competencias, salvo que se trate de alguno de los dos casos anteriores: convocatoria de ayudas o de selección directa de operaciones.  

La Ciudad Autónoma de Melilla realizará la selección a partir de las expresiones de interés^[1] remitidas a la misma por las entidades y organismos interesados, en su calidad de Beneficiarios. Estas expresiones de interés tendrán la consideración de Solicitud de financiación formal formulada por un Beneficiario al OI.

Se registrarán todas las expresiones de interés recibidas en el registro específico de la DGPEyP y se comunicarán todas las decisiones tomadas sobrelaaceptaciónorechazodelassolicitudesoproyectosalossolicitantes.

La solicitud de financiación vendrá acompañada de los documentos siguientes:

·          Pliegos de condiciones administrativas, prescripciones técnicas o documentos que vayan a regir la misma, así como el Informe de necesidad, para el caso de una contratación pública.

·          Memoria de la operación a realizar, para el resto de Operaciones.

·          Aceptación formal previa del Beneficiario de las instrucciones previamente transmitidas por la AG o la AC en relación con la naturaleza de las operaciones previstas.

No obstante lo anterior, si la solicitud de financiación es previa a la existencia de los documentos descritos, el organismo solicitante incluirá información suficiente que permita al Organismo Intermedio emitir una opinión acerca de su adscripción al programa operativo. Además, el Beneficiario adjuntará, debidamente cumplimentada, la lista de comprobación S-1, para que después sea comprobada por el OI.

En el caso en que el Beneficiario pretenda formalizar la operación mediante un convenio de colaboración con el OI, deberá remitir, además, un borrador del convenio, en el que se recogerán los términos detallados de la operación a cofinanciar: gasto elegible y ayuda, descripción de las tareas e inversiones a realizar con su importe económico, plazos, resultados y disposiciones para la gestión y supervisión de la operación, incluido el procedimiento para acordar cambios en la misma. Este modelo de convenio responderá a lo establecido en el artículo 125.3.c) del RDC.

Por otro lado, el Eje prioritario de Asistencia Técnica cofinancia las actividades desarrolladas, en el ejercicio de sus propias funciones, por la propia DGPEyP para la programación, gestión, control y difusión de los fondos. Estas actividades, en la medida en que son ejecutadas por el OI en el ámbito de las actividades de asistencia técnica del FEDER, se considerarán incluidas en este punto. Para este caso, se considerará que cualquier documento que recoja la intención de llevar a cabo la operación, como podría ser el correspondiente informe de necesidad en caso de una contratación externa (o documento similar elaborado al efecto), constituirá la solicitud de financiación.  

Nota: En el PO FEDER de Melilla 2014-2020 no están previstos “grandes proyectos” ni instrumentos financieros.

C)            Selección adecuada de las operaciones y/o actuaciones

Recibida la solicitud de financiación del Beneficiario y registrada en el registro específico de la DGPEyP, se realizarán las siguientes actuaciones:

1.             El área de gestión del OI aplicará a las solicitudes de financiación recibidas los Criterios de Selección de Operaciones aprobados por el Comité de Seguimiento, así como las normas de elegibilidad de gastos aprobadas y publicadas por la Autoridad de Gestión.