ARTÍCULO Nº 27
(CVE: BOME-AX-2019-27)
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BOME EXTRA Nº 15 - miércoles, 15 de mayo de 2019 Ir al BOMECIUDAD AUTÓNOMA DE MELILLA - CONSEJERÍA DE PRESIDENCIA Y SALUD PÚBLICA - Dirección General de la Sociedad de la Información
Acuerdo del Consejo de Gobierno de fecha 8 de mayo de 2019, relativo a la aprobación de la política de gestión de documentos electrónicos de la Ciudad Autónoma de Melilla.
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ACUERDO DEL CONSEJO DE GOBIERNO NÚMERO 201000338 DE
08 DE MAYO DE 2019 QUE APRUEBA LA POLÍTICA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS
ELECTRÓNICOS DE LA CIUDAD AUTÓNOMA DE MELILLA
El Consejo de
Gobierno de la Ciudad Autónoma de Melilla en sesión extraordinaria celebrada el
24 de abril de 2019 adoptó el siguiente Acuerdo registrado al número 2109000338
de fecha 08 de mayo de 2019:
I.- La Ciudad Autónoma de
Melilla, de acuerdo con lo dispuesto en la normativa vigente de aplicación, ha
impulsado la implementación de una Plataforma de Tramitación Electrónica de
Expedientes Administrativos, en la que se ha incluido un Sistema de Gestión de
Documentos Electrónicos de forma horizontal para todos los departamentos.
II.- La rápida evolución de las
tecnologías de la información y las comunicaciones ha provocado cambios
fundamentales en los procedimientos tradicionales de la actividad
administrativa y en los sistemas de gestión de las organizaciones, entre ellos
el Sistema de Gestión Documental.
III.- Se ha producido un
importante desarrollo normativo, cuyo objetivo es crear una administración más
transparente, abierta y accesible a través de la utilización de medios
electrónicos, para facilitar el acceso de los ciudadanos a los servicios
públicos y a los documentos electrónicos resultado de la actividad de la
administración.
IV.- La Ley 39/2015, de 1 de
octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones
Públicas, establece “la obligación de
cada Administración Pública de mantener un archivo electrónico único de los
documentos que correspondan a procedimientos finalizados, así como la
obligación de que estos expedientes sean conservados en un formato que permita
garantizar la autenticidad, integridad y conservación del documento.”
V.- La Ley 40/2015, de 1 de
octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, establece el Esquema Nacional
de Interoperabilidad, que “comprende el
conjunto de criterios y recomendaciones en materia de seguridad, conservación y
normalización de la información, de los formatos y de las aplicaciones que
deberán ser tenidos en cuenta por las Administraciones Públicas”.
VI.- El Esquema Nacional de
Interoperabilidad queda regulado por el Real Decreto 4/2010, de 8 de enero. Su
finalidad es “la creación de las
condiciones necesarias para garantizar el adecuado nivel de interoperabilidad
técnica, semántica y organizativa de los sistemas y aplicaciones empleados por
las Administraciones públicas, que permitan el ejercicio de derechos y el
cumplimiento de deberes a través del acceso electrónico a los servicios
públicos”, y establece en su artículo 21 que “Las Administraciones públicas adoptarán las medidas organizativas y
técnicas necesarias para garantizar la interoperabilidad en relación con la
recuperación y conservación de los documentos electrónicos a lo largo de su
ciclo de vida.”
Una de las medidas incluidas es la “definición de una política de gestión de
documentos en cuanto al tratamiento, de acuerdo con las normas y procedimientos
específicos que se hayan de utilizar en la formación y gestión de los
documentos y expedientes”.
Además, establece, en su disposición
adicional primera, el desarrollo de la serie de Normas Técnicas de
Interoperabilidad, de obligado cumplimiento por parte de las Administraciones
Públicas. Una de estas es la Norma Técnica de Interoperabilidad de Política de
gestión de documentos electrónicos, aprobada mediante resolución de 28 de junio
de 2012 de la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas, donde se
explicitan las pautas a seguir en la definición de dicha Política y su
contenido.
VII.- Por todo ello resulta
necesario que la actuación en gestión documental esté presidida por una
Política de gestión de documentos electrónicos, que contemple los aspectos
incluidos en el Esquema Nacional de Interoperabilidad, y que identifique los
requisitos y procesos de la gestión, los roles involucrados, así como las
acciones de formación, supervisión y auditoría.
VIII.- Esta Política persigue
garantizar la disponibilidad e integridad de los metadatos mínimos obligatorios
y, en su caso, los complementarios o necesarios, para asegurar la gestión,
recuperación y conservación de los documentos y expedientes electrónicos del Ayuntamiento
manteniendo permanentemente su relación.
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En particular, se integrará con la Política
de Seguridad que establece el Esquema Nacional de Seguridad, puesto que los
documentos electrónicos se van a manejar mediante sistemas a los que les es
aplicable lo previsto en dicho Esquema.
IX.- Que, de acuerdo con el vigente Decreto de
Distribución de Competencias de la Ciudad Autónoma de Melilla, le corresponde a
la Consejería de Presidencia y Salud Pública entre otras atribuciones: la
Automatización de procedimientos y procesos de gestión; las actuaciones en el
ámbito de la Administración Electrónica; y la coordinación e interlocución con
la AGE en la implantación de iniciativas de e-Administración, Interoperabilidad
y cualquiera otra en el ámbito de las TIC.
X.- Que con fecha 28 de marzo de 2019 se emite informe
justificativo de la necesidad de la aprobación de la Política de Gestión de
Documentos Electrónicos de la Ciudad Autónoma de Melilla por parte de la
Dirección General de la Sociedad de la Información.
XI.- Que con fecha 09 de abril
de 2019 se procede a dar el visto bueno a la Política de Gestión de Documentos
Electrónicos de la Ciudad Autónoma de Melilla por parte del Comité de Seguridad
en Tecnologías de la Información y la Comunicación.
XII.- Que con fecha 09 de abril de 2019 se procede a
emitir informe de legalidad favorable por parte de la Secretaría Técnica de
Presidencia y Salud Pública.
En virtud de
lo anteriormente expuesto, visto informe de la Dirección General de la Sociedad
de la Información, visto bueno favorable del Comité de Seguridad en Tecnologías
de la Información y la Comunicación e Informe de la Secretaría Técnica de
Presidencia y Salud Pública, y de acuerdo con el artículo 33.5 h) del
Reglamento de Gobierno y Administración de la Ciudad Autónoma de Melilla, VENGO EN DISPONER:
Primero.- La aprobación de la POLÍTICA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE LA CIUDAD AUTÓNOMA DE
MELILLA, que se incluye en la
presente disposición.
Segundo.- Que se proceda a la publicación del texto de la
Política de Seguridad de la Información de la Ciudad Autónoma de Melilla en el
BOME y en la Sede Electrónica de la Ciudad Autónoma de Melilla. La presente
Política de Seguridad tendrá efectos desde la publicación en el BOME.
POLÍTICA DE
GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE LA CIUDAD AUTÓNOMA DE MELILLA
INTRODUCCIÓN
El objetivo de la presente Política de
Gestión de Documentos Electrónicos del Ciudad Autónoma de Melilla es determinar
una adecuada gestión documental en el marco de la administración electrónica,
cumpliendo con la Norma Técnica de Interoperabilidad de Política de Gestión de
Documentos Electrónicos aprobada mediante Resolución de 28 de Junio de 2012
(BOE de 26 de julio de 2012).
La mencionada Norma Técnica establece los
conceptos relacionados con el desarrollo de políticas de gestión de documentos
electrónicos, con la identificación de los procesos de la gestión de documentos
en el marco de la administración electrónica y con el establecimiento de los
principios necesarios para el desarrollo y aplicación de políticas de gestión
de documentos electrónicos por parte de todas las Administraciones Públicas
Por lo anterior, en este documento se recogen
los procesos necesarios, tanto técnicos como organizativos, encaminados a dar
el tratamiento adecuado y normalizado al documento electrónico, desde su
creación y a lo largo de todo su ciclo, para garantizar su autenticidad,
integridad, confidencialidad, disponibilidad y trazabilidad, permitiendo la
protección, recuperación, acceso y conservación física y lógica de los
documentos y de su contexto.
Este documento se ha elaborado teniendo en
cuenta el Modelo de Política de Gestión de Documentos Electrónicos, elaborado
por la Administración General del Estado, que será el referente para esta
Administración, aplicándose de forma genérica en lo no establecido en el presente
documento.
Asimismo, serán de aplicación las Normas
Técnicas existentes en la Administración General del Estado, siempre que no
existan especificaciones establecidas por la Ciudad Autónoma de Melilla.
OBJETO Y
ÁMBITO DE APLICACIÓN
El objeto de la presente Política de Gestión
de Documentos Electrónicos es establecer los criterios, pautas y estrategias
que guiarán la producción, captura, tratamiento, acceso, transferencia y
conservación de los documentos electrónicos gestionados en la Administración de
la Ciudad Autónoma de Melilla, con el fin de asegurar su autenticidad,
fiabilidad y disponibilidad a lo largo del tiempo.
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Esta política será de aplicación en las
Entidades que en adelante serán denominadas conjuntamente como Ciudad Autónoma
de Melilla:
a) Los órganos administrativos que integran
la Ciudad Autónoma de Melilla.
b) Los Organismos Autónomos de la Ciudad
Autónoma de Melilla.
c) El resto de las entidades vinculadas a la
Ciudad Autónoma de Melilla o dependientes del mismo.
d) Las sociedades municipales.
e) Las entidades concesionarias de servicios
públicos de la Ciudad Autónoma de Melilla, cuando así lo disponga el título
concesional o lo aprueben sus órganos de gobierno.
La aplicación de esta Política afectará, con
carácter general, a la producción de todos los documentos electrónicos de la
Administración de la Ciudad Autónoma de Melilla, independientemente de su
formato y soporte o cualquier otro condicionante organizativo, administrativo o
tecnológico. En ella se definen los procesos tendentes a asegurar la
integridad, conservación y accesibilidad de los documentos desde el momento de
su producción, incluyendo los criterios de autenticación y los metadatos que
los garanticen. Para ello, deberá estar alineada con las políticas en materia
de firma electrónica, interoperabilidad y seguridad que las normas en dichas
materias establezcan para estos ámbitos.
Finalmente, esta política de gestión de
documentos incluye las directrices para la asignación de responsabilidades,
tanto directivas como técnicas, derivadas de su aplicación.
DATOS
IDENTIFICATIVOS DE LA POLÍTICA
Los datos identificativos principales son:
|
Nombre
del documento |
Política
de Gestión de Documentos Electrónicos de la Ciudad Autónoma de Melilla |
|
Versión |
Versión 1.0 |
|
Identificador
del documento |
12097/2019 |
|
URL
de referencia de la Política |
https://sede.melilla.es |
|
Fecha
de expedición |
Será la fecha
de aprobación por parte del Consejo de Gobierno |
|
Ámbito
de aplicación |
Documentos electrónicos y expedientes
electrónicos y mixtos, producidos y/o custodiados por la Administración de la
Ciudad Autónoma de Melilla |
Período de
validez
La presente Política de Gestión de Documentos
Electrónicos entrará en vigor en la fecha
de aprobación por el Consejo de Gobierno y será válida hasta que no sea
modificada, sustituida o derogada
por una política posterior.
Aquellos aspectos que puedan ser actualizados
automáticamente, especialmente en el caso
de cambios normativos, estructurales u organizativos, serán incluidos en anexos incorporados al presente documento sin
necesidad de que sea sustituido por una nueva versión, que podrán ser aprobadas por el titular de la Consejería
competente en materia de informática y administración electrónica.
Asimismo, las referencias al esquema de metadatos
e-EMGDE serán actualizadas automáticamente sin necesidad de un proceso de
revisión formal cuando se publiquen las sucesivas versiones del esquema, que
será responsabilidad de la Administración General del Estado, a través del
Ministerio competente.
Identificador
del gestor de la Política
|
Nombre del Gestor |
Dirección General de la Sociedad de la
Información |
|
Dirección de contacto |
Centro Tecnológico. C/ Fuerte San Miguel s/n |
|
Identificador DIR3 del gestor |
A19009326 |
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
Actores
Los actores involucrados en los procesos de
gestión documental contemplados en la presente
Política serán los siguientes:
•
El Consejo de Gobierno de la Ciudad Autónoma de Melilla aprobará e
impulsará la Política.
•
Los titulares de las Consejerías competente en informática y gestión del
sistema archivístico de la Ciudad Autónoma de Melilla impulsarán y, en el caso
que fuere necesario, podrán desarrollar mediante órdenes, circulares,
instrucciones o guías la Política de Gestión de Documentos Electrónicos de la
Ciudad Autónoma de Melilla.
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•
Los Directores Generales, Jefes de Gabinete, Gerentes o puestos
asimilados serán los responsables para la aplicación la Política en el marco de
los procesos a su cargo.
•
El personal responsable de la planificación, implantación y
administración de los programas de tratamiento de documentos y sus operaciones,
cualificado, dedicado e instruido en gestión y conservación documental y que
participará en el diseño, implementación y actualización de los sistemas de
gestión y conservación documental.
•
Los usuarios implicados en tareas de tratamiento de documentos
electrónicos, que aplicará lo establecido en la Política a través de los
programas de tratamiento implantados.
Responsabilidades
A continuación se describen las responsabilidades
de los actores antes mencionados:
1. Aprobación e impulso de la Política:
• ▪ El
Consejo de Gobierno que aprobará la Política.
• ▪ Los
titulares de las Consejerías competente en informática y gestión del sistema
archivístico de la Ciudad Autónoma de Melilla impulsarán y, en el caso que
fuere necesario, podrán desarrollar mediante órdenes, circulares, instrucciones
o guías la Política de Gestión de Documentos Electrónicos de la Ciudad Autónoma
de Melilla.
2. Aplicación de la Política:
•
▪ La aplicación de esta Política será
responsabilidad, con carácter general, de los titulares de las Direcciones Generales,
Gerentes, Jefes de Gabinetes o asimilados, como responsables de la organización
administrativa de sus respectivos departamentos.
3. Planificación, implantación y
administración de los programas de tratamiento de documentos electrónicos:
•
▪ Dirección General competente en el Servicio de
Gestión Documental y Archivístico, como responsable del ámbito de Gestión
Documental y Archivo.
•
▪ Dirección General competente en materia
de Registros.
•
▪ Dirección General de la Gestión informática y
tecnológica, en los aspectos técnicos de carácter informático de aplicación de
esta Política.
4. Ejecución
•
▪ Todos los usuarios, de cualquier nivel, implicado
en las tareas de gestión de documentos (crear, recibir o mantener documentos)
deberá conocer y aplicar esta política como parte de su labor diaria
5. Formación de usuarios
•
▪ Centro de Estudio y
Formación de la Ciudad Autónoma de Melilla, que impulsará la realización de
acciones formativas relacionadas con la Administración Electrónica,
Procedimiento Administrativo, Gestión Documental, utilización de las
herramientas de tramitación de expedientes, etc.
PROCESOS DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
Los programas de gestión y tramitación
administrativa que generen documentos y expedientes electrónicos de la
Administración de la Ciudad Autónoma de Melilla deben aplicar esta Política,
que estará alineada a su vez con las políticas en materia de firma electrónica,
interoperabilidad y seguridad que la organización haya establecido o establezca
en un futuro para estos ámbitos.
Los procesos de gestión que generen
documentos y expedientes electrónicos de la Ciudad Autónoma de Melilla deben
aplicar esta Política y usar para la gestión de los mismos las herramientas de
tratamiento de documentos electrónicos que se establezcan por la
Administración.
Dichas herramientas se aplicarán de manera
continua y sistemática sobre los procesos efectuados durante el ciclo de vida
de los documentos y expedientes electrónicos para los que se garantizará su
autenticidad, integridad, confidencialidad, disponibilidad y trazabilidad, así
como permitiendo la protección, recuperación y conservación física y lógica de
los documentos y su contexto.
Los procesos principales que se describen en
esta sección son:
•
Captura de documentos
•
Registro de documentos
•
Clasificación de documentos
•
Descripción de documentos
•
Acceso a los documentos
•
Calificación de documentos
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•
Conservación de documentos
•
Transferencia de documentos
•
Destrucción o eliminación de documentos
Captura de
documentos
En el contexto de esta Política, se entiende
por captura el proceso de entrada en los sistemas de gestión de los documentos
electrónicos que bien pueden ser generados por la Administración de la Ciudad
Autónoma de Melilla o bien aportados por personas físicas o jurídicas externas.
La incorporación de documentos electrónicos
generados por la propia Administración de la Ciudad Autónoma de Melilla estará
sometido a lo especificado en el Esquema Nacional de Interoperabilidad y sus
normas de desarrollo, en especial la Norma Técnica de Interoperabilidad, NTI,
de Expediente Electrónico y la NTI de Documento Electrónico.
La incorporación de documentos aportados por
personas físicas o jurídicas externas, incluyendo la incorporación de
documentos desde los sistemas de Registro, Registro Electrónico y Registro
Electrónico interadministrativo, estará sometido a lo especificado en el
Esquema Nacional de Interoperabilidad y en especial la NTI de expediente
electrónico, la NTI de documento electrónico, la NTI de digitalización de
documentos y la NTI de requisitos de conexión a la red de comunicaciones de las
Administraciones Públicas españolas.
En el momento de su captura o entrada en el
sistema de gestión, se dotará a los documentos electrónicos de un identificador
único y de los metadatos, mínimos y complementarios, que les sean de
aplicación, a fin de garantizar la relación entre el documento y el contexto de
origen a lo largo de todo su ciclo de vida. En todo caso la captura o entrada
en el sistema de gestión de un documento se efectuará de acuerdo con lo
dispuesto en el Decreto de la Presidencia registrado al número 2018000034,
de fecha 01 de marzo de 2018 de creación del Sello Electrónico de la Ciudad
Autónoma de Melilla (BOME 5527 de 06 de marzo de 2018), o la
disposición que la modifique o sustituya.
Los documentos y expedientes electrónicos
incorporados al sistema de gestión se identificarán mediante la codificación
establecida en las normas técnicas de referencia.
Los documentos electrónicos deberán ser
validados en el momento de su captura en el programa de tratamiento
conforme a las normas en materia de certificados, sellos y firma electrónica,
en especial lo dispuesto en el Decreto de la Presidencia registrado al número 2018000034,
de fecha 01 de marzo de 2018 de creación del Sello Electrónico de la Ciudad
Autónoma de Melilla (BOME 5527 de 06 de marzo de 2018), o la
disposición que la modifique o sustituya.
Registro de
documentos
En el contexto de esta Política, se entiende
por registro el proceso de control, paralelo al de la captura y
establecido como un requisito legal, por el que se genera el correspondiente
asiento registral de los documentos, generados o recibidos por los diversos
órganos de la Administración de la Ciudad Autónoma de Melilla y que se
incorporen al sistema de gestión, en conformidad con la legislación de
procedimiento administrativo y la normativa de referencia.
En el caso de recibir información en soporte
papel en la oficina que realice funciones de registro se seguirán procesos
conforme a lo establecido en la normativa vigente de aplicación, y
específicamente en lo dispuesto en el Decreto de la Presidencia registrado al número 2018000034,
de fecha 01 de marzo de 2018 de creación del Sello Electrónico de la Ciudad
Autónoma de Melilla (BOME 5527 de 06 de marzo de 2018), o la
disposición que la modifique o sustituya, así como, de forma complementaria, en
la NTI de Digitalización de Documentos y la NTI de Procedimientos de
copiado auténtico y conversión entre documentos electrónicos.
El registro y tramitación de los documentos y
expedientes electrónicos presentados en el registro electrónico de la
Ciudad Autónoma de Melilla, se realizará conforme a lo dispuesto en la
normativa vigente de aplicación en materia de registro.
Clasificación
de documentos
En el contexto de esta Política, el proceso
de clasificación es el conjunto de operaciones encaminadas a agrupar los
documentos y expedientes, que se generan en el ejercicio de cada actividad
administrativa, en categorías o series documentales, de acuerdo con el Cuadro
General de Clasificación de documentos de la Ciudad Autónoma de Melilla.
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expedientes administrativos. Los expedientes
electrónicos y agregaciones de documentos electrónicos producidos por la
entidad atenderán a los criterios de formación y patrones establecidos
en dicho Cuadro de Clasificación.
Los expedientes electrónicos y agregaciones
de documentos electrónicos, así como la configuración del índice
electrónico se ajustarán para el cumplimiento con lo dispuesto en la NTI
de Expediente electrónico.
Descripción
de documentos
En el contexto de esta Política, se entiende
por descripción el proceso de identificar, organizar y registrar aquella
información que representa el contenido de los documentos y su contexto, así
como la de los sistemas que los generaron o gestionaron en el marco de la
actividad administrativa.
La descripción de los documentos electrónicos
se fundamentará en la correcta asignación de metadatos, en la medida en que
describen el contexto, el contenido y la estructura de los mismos y su
utilización a lo largo del tiempo. De manera general, según el artículo 26.2 de
la Ley 39/2015, de 1 de octubre, la descripción de documentos electrónicos
deberá conformarse a los siguientes aspectos:
a) Contener información de cualquier
naturaleza archivada en un soporte electrónico según un formato determinado
susceptible de identificación y tratamiento diferenciado.
b) Disponer de los datos de identificación
que permitan su individualización, sin perjuicio de su posible incorporación a
un expediente electrónico.
c) Incorporar una referencia temporal del
momento en que han sido emitidos.
d) Incorporar los metadatos mínimos exigidos.
e) Incorporar las firmas electrónicas que correspondan
de acuerdo con lo previsto en la normativa aplicable.
La adecuada descripción de los documentos
permitirá su identificación, recuperación y utilización.
Acceso a
los documentos
En el contexto de esta Política, se entiende
por acceso el proceso mediante el cual las
personas ejercen su derecho a localizar, recuperar y utilizar la
información contenida en los
documentos. Dicho acceso se regirá por lo establecido en la Constitución, la
Ley del Procedimiento
Administrativo Común de las Administraciones Públicas, la Ley de Transparencia, Acceso a la
Información y Buen Gobierno y por el resto de normativa de carácter general o sectorial que sea de aplicación.
El acceso a los documentos y a los
expedientes electrónicos por los usuarios de las herramientas tramitación
electrónica de expedientes administrativos de la Administración de la Ciudad Autónoma de Melilla, estará
sometido al control de acceso en función de la calificación de la información y de los permisos y responsabilidades del
personal en cuestión y contemplará la trazabilidad de las acciones que se
realicen sobre cada uno de los documentos y expedientes electrónicos y sus
metadatos asociados, siguiendo lo establecido en la Política de Seguridad de la
Ciudad Autónoma de Melilla, y los protocolos y/o guías de autorizaciones y
permisos establecidos por esta Administración.
Con arreglo a lo anterior, también les serán
aplicables las medidas de protección de la información previstas en el anexo II
del Esquema Nacional de Seguridad, y en particular, “Datos de carácter
personal” y “Calificación de la información”, sin perjuicio de otras medidas de
ese capítulo que puedan ser de aplicación a la luz de la categorización del
sistema y calificación de la información y de las medidas relativas al control
de acceso.
Asimismo, se contemplarán las limitaciones
legales establecidas por la normativa en materia de seguridad, averiguación de
los delitos y la intimidad de las personas, así como todo lo relativo a datos
de carácter personal.
El acceso por los ciudadanos a los documentos
de un expediente o procedimiento en curso estará sometido a lo regulado por la
Ley 39/2015, de 1 de octubre, así como lo previsto en la normativa de
protección de datos.
Asimismo, el acceso a la información pública,
archivos y registros por los ciudadanos estará sometido a lo regulado por la Reglamento de Transparencia y Acceso a la Información Pública de
la Ciudad Autónoma de Melilla. El acceso a los documentos conservados en
el Archivo de la Ciudad Autónoma de Melilla se podrá realizar según lo
dispuesto en las disposiciones y protocolos que lo establezcan.
Calificación
de documentos
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documental melillense y del sistema
archivístico de la Ciudad Autónoma de Melilla, así como las disposiciones que
la desarrollen, modifiquen o sustituyan.
Documentos
esenciales
Se entiende por documentos esenciales
aquéllos que resultan indispensables para que la Administración de la Ciudad
Autónoma de Melilla pueda alcanzar sus objetivos, cumplir con sus obligaciones
diarias de servicio, respetar la legalidad vigente y los derechos de las
personas.
Para determinar los documentos esenciales, la
Administración de la Ciudad Autónoma de Melilla seguirá las indicaciones
recogidas en el Anexo I del Esquema Nacional de Seguridad, “Análisis de
riesgos” y la “Calificación de la información”, que aportarán criterios para
identificar documentos esenciales y las medidas de seguridad y nivel requerido
aplicables.
Se considerarán documentos esenciales, al menos,
los incluidos en los siguientes grupos:
•
Documentos dispositivos (actas, resoluciones, etc.).
•
Documentos que informan de las directrices, estrategias y planificación
de la Administración de la Ciudad Autónoma de Melilla.
•
Títulos de carácter jurídico: documentos que recogen derechos legales y
económicos y patrimoniales tanto de la Administración de la Ciudad Autónoma de
Melilla como de cada uno de sus trabajadores: títulos de propiedad, nóminas,
documentos de la seguridad social.
•
Planos de los edificios e instalaciones y documentación sobre el
funcionamiento de sus sistemas.
•
Inventario del equipamiento de todas las instalaciones.
•
Inventario de todos los sistemas electrónicos de información
•
Ficheros y Bases de datos electrónicas que la Política de Seguridad haya
identificado como esenciales.
•
Convenios y otros acuerdos, cuando así lo estime oportuno esta
Administración.
•
Planes de emergencia.
Los originales de los documentos considerados
como esenciales y sus copias electrónicas auténticas serán sometidos a un
proceso de conservación siguiendo las pautas establecidas en materia de
seguridad de las TIC referidas a este asunto así como lo regulado en la
normativa aplicable.
Valoración
La valoración documental es el proceso que
determina los valores de los documentos producidos
y/o conservados por la Administración de la Ciudad Autónoma de Melilla, a
través del análisis contextual de
los mismos, y que da como resultado el establecimiento de plazos de conservación, transferencia y acceso
de las series documentales estudiadas.
El proceso de valoración se regirá por lo
establecido en el Reglamento de
protección del patrimonio documental melillense y del sistema archivístico de
la Ciudad Autónoma de Melilla, así como las disposiciones que la desarrollen,
modifiquen o sustituyan.
Emisión de
Informes o Dictámenes.
El Comité Asesor de Valoración y Selección de
Documentos de la Ciudad Autónoma de Melilla, de acuerdo con el artículo 27.2
del Reglamento de protección del
patrimonio documental melillense y del sistema archivístico de la Ciudad
Autónoma de Melilla emitirá, de acuerdo con sus atribuciones, los informes
sobre conservación, transferencia, eliminación (expurgo) en materia de Gestión
de documentos de esta administración, en todo caso, deberá efectuar consulta,
de índole técnico, a la Dirección General competente en materia de informática
siempre que fuera necesario.
Conservación
de documentos
La conservación de los documentos y
expedientes electrónicos atenderá a los plazos establecidos en la Administración de la Ciudad Autónoma de
Melilla, de acuerdo con la legislación vigente, las normas administrativas y obligaciones jurídicas que sean de
aplicación en cada caso, así como a lo dispuesto en la estrategia de
conservación implantada y siguiendo las pautas establecidas en las normas
referidas a este asunto.
Atendiendo a lo dispuesto en el Esquema
Nacional de Seguridad, la Administración de la Ciudad Autónoma de Melilla
mantendrá un plan de continuidad para preservar los documentos y expedientes electrónicos
conservados, así como sus metadatos asociados, que incluirá los aspectos
relativos a copias de seguridad, las medidas de protección de la información,
la protección de los soportes de información y en cualquier caso, de protección
de datos de carácter personal según lo dispuesto en la normativa vigente de
aplicación.
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Transferencia
de documentos
En el contexto de esta Política, el proceso
de transferencia comprende el conjunto de
operaciones necesarias para el traspaso de los documentos generados,
recibidos y gestionados por
las unidades tramitadoras, junto con la responsabilidad jurídica de su custodia, al Archivo de la
Ciudad Autónoma de Melilla, así como la remisión de documentos y expedientes electrónicos a otras
administraciones públicas.
La transferencia de documentos y expedientes
electrónicos entre repositorios o archivos
electrónicos o analógicos, así como la transferencia de las
responsabilidades en cuanto a su
custodia, se realizará teniendo presente las medidas previstas en el Esquema
Nacional de Seguridad,
particularmente, las referidas a los mecanismos de autenticidad, integridad y trazabilidad implementados y
demás normativa que sea de aplicación.
La remisión de documentos y expedientes
electrónicos a otras administraciones públicas se realizará siguiendo los mecanismos regulados por el
Esquema Nacional de Interoperabilidad
y sus normas de desarrollo.
Destrucción
o eliminación de documentos
En el contexto de esta Política, la
eliminación comprende el conjunto de operaciones realizadas sobre los documentos electrónicos para el
borrado de la información, incluidos los
metadatos asociados.
Las operaciones para la eliminación de los
documentos deben estar sometidas a controles
que garanticen la seguridad y la confidencialidad del proceso, atendiendo a lo
dispuesto en el Esquema Nacional de Seguridad.
La eliminación de los documentos electrónicos
se llevará a cabo siguiendo lo establecido en el Reglamento de protección del patrimonio documental melillense y del sistema
archivístico de la Ciudad Autónoma de Melilla, así como las disposiciones que
la desarrollen, modifiquen o sustituyan, de acuerdo con los procedimientos
señalados al efecto y bajo la supervisión de la Dirección General productora de los documentos, del responsable
del Archivo General y de la Dirección General competente en informática que
levantarán acta de las eliminaciones llevadas a cabo. De las actas de
eliminación quedará constancia en la Dirección General competente en materia de
archivo.
ASIGNACIÓN DE
METADATOS
La Administración de la Ciudad Autónoma de
Melilla garantizará la disponibilidad e integridad de los metadatos de sus
documentos electrónicos, manteniendo de manera permanente las relaciones entre
cada documento y sus metadatos.
DOCUMENTACIÓN
Los procesos de gestión de documentos
electrónicos estarán documentados y publicados en la Sede Electrónica de la
Ciudad Autónoma de Melilla
Se publicarán los siguientes documentos:
•
Política de Gestión Documental de la Ciudad Autónoma de Melilla.
•
Catálogo de Procedimientos de la Ciudad Autónoma de Melilla
(electrónico).
•
Cuadro Clasificación de la Ciudad Autónoma de Melilla (electrónico).
•
Guías, Protocolos o Instrucciones siempre que se estime conveniente, que
será dictadas por el Consejo de Gobierno o los titulares de las Consejerías en
materia de archivo, de informática o de registro.
FORMACIÓN
En el Plan de formación continua de la Ciudad
Autónoma de Melilla tendrá en cuenta la capacitación
del personal responsable tanto de la ejecución y del control de la gestión de los documentos electrónicos, como de
su tratamiento y conservación en repositorios o archivos electrónicos, así como la tramitación electrónica de
procedimientos.
SUPERVISIÓN Y
EVALUACIÓN
Los
procedimientos y actuaciones seguidas en los distintos procesos de gestión de
documentos electrónicos podrán ser sometidos, si así se estima conveniente, a
auditorías periódicas, con el fin de garantizar que se realizan conforme a lo
previsto en esta Política de Gestión de Documentos Electrónicos de la Ciudad
Autónoma de Melilla.
Estas
auditorías, en el caso que se realicen, podrán ser abordadas en el contexto de
las auditorías del ENS y deberán estar documentadas.
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Los
sistemas de gestión de documentos y los procesos vinculados a dichos sistemas
se deben modificar en el caso de que se consideren inapropiados o ineficaces a
raíz de los resultados de las evaluaciones o auditorías.
Asimismo, los resultados de dichas
auditorías, en el caso que se realicen, se tendrán en cuenta para incluirlos en
su caso en la actualización de la presente Política de Gestión de Documentos
Electrónicos.
ACTUALIZACIÓN
Y GESTIÓN DE LA POLÍTICA
Con el fin de garantizar la adecuación de la
Política a la evolución de las necesidades de la gestión de documentos, a la
evolución tecnológica, al cambio normativo y a los cambios de la organización
de la Ciudad Autónoma de Melilla, la presente Política, los programas de
tratamiento y los procesos de gestión documental serán mantenidos, actualizados
y difundidos.
El mantenimiento, actualización y publicación
electrónica del presente documento corresponderá a los titulares de la
Consejería competente en informática, al competente en materia de archivo, o al
competente en materia de registro.
La aprobación y posteriores modificaciones a
través de Guías, Protocolos, Instrucciones o normas de desarrollo corresponde a
los titulares de las Consejerías en materia de archivo, de informática o de
registro.
ANEXO I MARCO NORMATIVO
Normativa estatal
·
Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de
las Administraciones Públicas.
·
Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público.
·
Ley 37/2007, de 16 de noviembre, sobre reutilización de la información
del sector público.
·
Real Decreto 1495/2011, de 24 de octubre, por el que se desarrolla la
Ley 37/2007, de 16 de noviembre,
sobre reutilización de la información del sector público, para el ámbito del sector público estatal.
·
Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de
Carácter Personal.
·
Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se aprueba el
Reglamento de
·
desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección
de datos de
·
carácter personal.
·
Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, por el que se desarrolla
parcialmente la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los
ciudadanos a los servicios públicos.
·
Real Decreto 3/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema
Nacional de Seguridad en el ámbito de la Administración Electrónica.
·
Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema
Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración Electrónica.
·
Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, por el que se establece el
Sistema Español de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la
Administración General de Estado y de sus Organismos Públicos y su régimen de
acceso.
·
Resolución de 19 de julio de 2011, de la Secretaría de Estado para la
Función Pública, por la que se aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad de
Digitalización de Documentos.
·
Resolución de 19 de julio de 2011, de la Secretaría de Estado para la
Función Pública, por la que se aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad de
Documento Electrónico.
·
Resolución de 19 de julio de 2011, de la Secretaría de Estado para la
Función Pública, por la que se aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad de
Expediente Electrónico.
·
Resolución de 27 de octubre de 2016, de la Secretaría de Estado de
Administraciones Públicas, por la que se aprueba la Norma Técnica de
Interoperabilidad de Política de Firma y Sello Electrónicos y de Certificados
de la Administración.
·
Resolución de 19 de julio de 2011, de la Secretaría de Estado para la
Función Pública, por la que se aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad de
Procedimientos de copiado auténtico y conversión entre documentos electrónicos.
·
Resolución de 19 de julio de 2011, de la Secretaría de Estado para la
Función Pública, por la que se aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad de
requisitos de conexión a la red de comunicaciones de las Administraciones
Públicas españolas.
·
Resolución de 19 de julio de 2011, de la Secretaría de Estado para la
Función Pública, por la que se aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad de
Modelo de Datos para el Intercambio de asientos entre las entidades
registrales.
·
Resolución de 28 de junio de 2012, de la Secretaría de Estado de
Administraciones Públicas, por la que se aprueba la Norma Técnica de
Interoperabilidad de Política de gestión de documentos electrónicos.
Descargar página
·
Resolución de 28 de junio de 2012, de la Secretaría de Estado de
Administraciones Públicas, por la que se aprueba la Norma Técnica de
Interoperabilidad de Protocolos de intermediación de datos.
·
Resolución de 28 de junio de 2012, de la Secretaría de Estado de
Administraciones Públicas, por la que se aprueba la Norma Técnica de
Interoperabilidad de Relación de modelos de datos.
·
Resolución de 3 de octubre de 2012, de la Secretaría de Estado de
Administraciones Públicas, por la que se aprueba la Norma Técnica de
Interoperabilidad de Catálogo de estándares.
·
Resolución de 19 de febrero de 2013, de la Secretaría de Estado de
Administraciones Públicas, por la que se aprueba la Norma Técnica de
Interoperabilidad de Reutilización de recursos de la información.
·
Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la
información pública y buen gobierno.
Normativa de la Ciudad Autónoma de Melilla
·
Ley Orgánica 2/1995 de 13 de marzo, que aprueba el Estatuto de Autonomía
de Melilla.
·
Reglamento del Gobierno y de la Administración de la Ciudad Autónoma de
Melilla.
·
Reglamento de protección del
patrimonio documental melillense y del sistema archivístico de la Ciudad
Autónoma de Melilla.
·
Reglamento de Transparencia
y Acceso a la Información Pública de la Ciudad Autónoma de Melilla.
·
Reglamento de Registro de Entrada y Salida de
documentos de la Ciudad Autónoma de Melilla.
Normativa Técnica
·
UNE-ISO 15489-1:2006. Gestión de documentos. Parte 1: Generalidades.
(ISO 15489-
·
1:2001)
·
UNE-ISO/TR 15489-2:2006. Gestión de documentos. Parte 2: Directrices.
(ISO/TR 15489- 2:2001)
·
UNE-ISO 23081-1:2008. Procesos de gestión de documentos. Metadatos para
la gestión de documentos. Parte 1: Principios.
·
UNE-ISO/TR 26122:2008. Análisis del proceso de trabajo para la gestión
de documentos.
·
UNE-ISO 30300:2011. Sistemas de gestión para los documentos. Fundamentos
y vocabulario. Traducida y adaptada por el Comité Técnico 50 Subcomité 1 de
Gestión de documentos y aplicaciones de AENOR.
·
UNE-ISO 30301:2011. Sistemas de gestión para los documentos. Requisitos.
Traducida y adaptada por el Comité Técnico 50 Subcomité 1 de Gestión de
documentos y aplicaciones de AENOR.
·
UNE-ISO 16175-1:2012. Principios y requisitos funcionales para
documentos en entornos de oficina electrónica. Parte 1: Generalidades y
declaración de principios.
·
UNE-ISO 16175-2:2012. Principios y requisitos funcionales para
documentos en entornos de oficina electrónica. Parte 2: Directrices y requisitos
funcionales para sistemas que gestionan documentos electrónicos.
·
UNE-ISO 16175-3:2012. Principios y requisitos funcionales para
documentos en entornos de oficina electrónica. Parte 3: Directrices y
requisitos funcionales para documentos en los sistemas de la organización.
(Versión corregida en fecha 2012-11-21). UNE-ISO 25964-1:2014. Tesauros e
interoperabilidad con otros vocabularios. Parte 1: Tesauros para la
recuperación de la información.
·
UNE-ISO 14641-1:2015. Archivo electrónico. Parte 1: Especificaciones
para el diseño y funcionamiento de un sistema de información para la
preservación de información digital.
Melilla a 09 de mayo de 2019
El Secretario del Consejo de
Gobierno
José Antonio Jiménez
Villoslada