ARTÍCULO 75 - BOME-AX-2025-75
BOME EXTRA Nº 14 del miércoles, 26 de febrero de 2025
CIUDAD AUTÓNOMA DE MELILLA - CONSEJERÍA DE HACIENDA - CONSEJERIA DE HACIENDA
Acuerdo del Consejo de Gobierno, de fecha 21 de febrero de 2025, relativo aprobación del Manual de procedimientos de gestión y control del Programa FSE+Melilla 2021-2027 y participación de la CAM en el Programa Nacional FSE+ de asistencia material básica en el período de programación 2021-2027.
Descargar BOME-PX-2025-216
El Consejo de Gobierno, en sesión resolutiva Ordinaria registrada al
número 2025000110 celebrada el día 21 de febrero de 2025, adoptó, entre otros,
el siguiente acuerdo:
PUNTO VIGESIMOTERCERO. - APROBACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE
GESTIÓN Y CONTROL DEL PROGRAMA FSE+MELILLA 2021-2027 Y PARTICIPACIÓN DE LA CAM
EN EL PROGRAMA NACIONAL FSE+DE ASISTENCIA MATERIAL BÁSICA EN EL PERÍODO DE
PROGRAMACIÓN 2021-2027.-
El Consejo de Gobierno acuerda aprobar Propuesta de la Consejería de
Hacienda, con el siguiente contenido literal:
“Asunto: APROBACIÓN
DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE GESTION Y CONTROL DEL PROGRAMA FSE+ MELILLA
2021-2027 y PARTICIPACIÓN DE LACAM EN EL PROGRAMA NACIONAL FSE+ DE ASISTENCIA
MATERIAL BÁSICA EN EL PERÍODO DE PROGRAMACIÓN 2021-2027
Razones para su aprobación por el Consejo de Gobierno a propuesta del
titular de la Viceconsejería de Medioambiente, conforme lo acordado en Decreto
nº 267, de 18 de noviembre de 2024, publicado en BOME Extra nº 72 de 18 de
noviembre de 2024, relativo a la delegación de competencias mediante suplencia
temporal por vacante de la Viceconsejería de Hacienda, asumiendo entre ellas la
sustitución del Consejero de Hacienda la Excmo. Sr. Consejero de Hacienda.
Antecedentes:
1. El Programa Melilla FSE+ 2021-2027 para recibir ayuda del Fondo
Social Europeo Plus en el marco del objetivo de inversión en empleo y
crecimiento para la Ciudad de Melilla en España, con CCI 2021ES05SFPRO20, fue adoptado
por la Comisión Europea mediante Decisión C (2022)
9603, de fecha 13/12/2022. Posteriormente, fue aprobado por la Asamblea
de la Ciudad de Melilla mediante Acuerdo de 06/02/2023, publicado en el BOME extraordinario nº 4 de 08/02/2023.
Con fecha 31/07/2023, la Autoridad de Gestión del Programa, que es la
Unidad administradora del Fondo Social Europeo, perteneciente al Ministerio de
Trabajo, validó el Documento de Descripción de los sistemas de gestión y
control del Organismo Intermedio Ciudad Autónoma de Melilla, el cual tuvo que
ser actualizado por el Organismo Intermedio con fechas 04/09/2023 y 20/09/2023,
al objeto de adecuarlo a la nueva estructura de Gobierno derivada de las
elecciones celebradas el 28/05/2023 y el consiguiente Acuerdo del Consejo de
Gobierno, de fecha 28 de julio de 2023 (BOME de 31/07/2023), relativo al
decreto de distribución de competencias entre las Consejerías de la Ciudad y a
la Orden nº 0269, de fecha 14 de agosto de 2023, relativa a la instrucción
reguladora de atribución de competencias a las Direcciones Generales de la
Consejería de Economía, Comercio, Innovación Tecnológica, Turismo y Fomento,
conforme al decreto anterior de distribución de competencias (BOME
extraordinario nº 54, de fecha 31 de julio de 2023).
Así mismo, con fecha 12/05/2023 fue suscrito el Acuerdo de Atribución de
Funciones de la Autoridad de Gestión en el Organismo Intermedio citado.
2. Por otra parte, mediante Decisión de Ejecución de la Comisión C (2024) 2402 final
de 08/04/2024 se modificó la
Decisión de Ejecución C (2022) 9405 por la que se aprueba el programa FSE+ de
Asistencia Material Básica para recibir ayuda del Fondo Social Europeo Plus en
el marco del objetivo de inversión en empleo y crecimiento en España CCI
2021ES05SFPR004.
Para este Programa, de igual manera que con el primero, con fecha
31/07/2023, la Autoridad de Gestión del Programa, que es la Unidad
administradora del Fondo Social Europeo, perteneciente al Ministerio de
Trabajo, validó el Documento de Descripción de los sistemas de gestión y
control del Organismo Intermedio Ciudad Autónoma de Melilla.
Así mismo, con fecha 12/05/2023 fue suscrito el Acuerdo de Atribución de
Funciones de la Autoridad de Gestión en el Organismo Intermedio citado.
Los citados Acuerdos de Atribución de Funciones en el Organismo
Intermedio Ciudad Autónoma de Melilla establecen:
1. Programa FSE+ Melilla 2021-2027:
Artículo 1: Designación como Organismo
Intermedio y asignación de funciones.
La Subdirección Adjunta de Gestión de la UAFSE designa a la Dirección
General de Planificación Estratégica y Programación, adscrita a la Consejería
de Hacienda, Empleo y Comercio de la Ciudad Autónoma de Melilla como Organismo
Intermedio en el siguiente Programa FSE+:
Denominación del Programa: Programa FSE+ Ciudad Autónoma de Melilla para
recibir ayuda del Fondo Social Europeo plus en el marco del objetivo de
inversión en empleo y crecimiento para la región de Melilla de España. Número
CCI: 2021ES05SFPR020. Fecha de aprobación: 13/12/2022.
La Subdirección Adjunta de Gestión de la UAFSE, en su calidad de
Autoridad de Gestión, encomienda a la Dirección General de Planificación
Estratégica y Programación, las funciones que se detallan en el presente
acuerdo, que dicha entidad realizará en calidad de Organismo Intermedio, bajo
la responsabilidad de la Autoridad de Gestión.
La Dirección General de Planificación Estratégica y Programación acepta
las funciones encomendadas y se compromete a su adecuada ejecución con arreglo
a la normativa aplicable y respetando los plazos establecidos. Dichas funciones
se ejecutarán siguiendo su propio sistema de gestión y control y el manual de
procedimiento a que se refiere el artículo 3 del presente acuerdo.
ESTRUCTURA ORGANIZATIVA.
Artículo 2: Organización
interna.
1.
El Organismo Intermedio dispondrá de los medios humanos y materiales
necesarios para garantizar todos los aspectos de gestión y control que le sean
encomendados. Asimismo, asignará las funciones dentro de su ámbito de gestión y
diseñará los procesos necesarios para cumplir adecuadamente con todas sus
obligaciones, garantizando que se respete, cuando proceda, el principio de
separación de funciones. Los documentos, comunicaciones y procedimientos
quedarán registrados en la aplicación informática de la UAFSE.
2.
El Organismo Intermedio proporcionará a los beneficiarios las
orientaciones adecuadas para la ejecución y puesta en marcha de los
procedimientos de gestión y control que sean necesarios para el buen uso de los
fondos, incluyendo lo referente a la aplicación de medidas antifraude eficaces
y proporcionadas.
3.
El Organismo Intermedio trasmitirá a los beneficiarios cuantas
instrucciones yorientaciones se reciban de la Autoridad de Gestión en la medida
en que les afecten, adaptando en su caso dichas instrucciones a las
características de dichos beneficiarios.
Artículo 3: Aprobación del
documento de Sistemas de Gestión y Control y elaboración del Manual de
Procedimientos o documento equivalente.
1.El Organismo Intermedio remitirá el documento actualizado de los
sistemas de gestión y control (denominado en 2014-2020 “Descripción de
funciones y procedimientos del organismo intermedio”) para el periodo 2021-27
en un plazo máximo de dos meses desde la fecha de presentación de la solicitud
para ser designado Organismo Intermedio. La Autoridad de Gestión analizará el
documento y, en su caso, procederá a su aprobación antes del 30 de junio de
2023.
2.El Organismo Intermedio elaborará y remitirá a la Autoridad de Gestión
un manual de procedimientos o documento equivalente, para cada uno de los
Programas FSE+ en los que participe o común para todos, en el que se describan
y documenten adecuadamente los procesos y procedimientos dispuestos para la
gestión y el control de las operaciones cofinanciadas que le permitan cumplir
con todas sus obligaciones.
3.Asimismo, el Organismo Intermedio remitirá a la Autoridad de Gestión
cualquier modificación que afecte tanto a su manual de procedimientos como a
sus sistemas de gestión y control.
2. Programa FSE+ de Asistencia Material Básica
Artículo 1: Designación como
Organismo Intermedio y asignación de funciones.
La Subdirección Adjunta de Gestión de la UAFSE designa a la Dirección
General de
Planificación Estratégica y Programación adscrita a la Consejería de
Hacienda, Empleo y Comercio de la Ciudad Autónoma de Melilla como Organismo
Intermedio en el siguiente Programa FSE+:
Denominación del Programa: Asistencia
Material Básica. Número CCI: 2021ES05SFPR004. Fecha de aprobación: 9-12-2022.
La Subdirección Adjunta de Gestión de la UAFSE, en su calidad de
Autoridad de Gestión, encomienda a la Dirección General de Planificación
Estratégica y Programación adscrita a la Consejería de Hacienda, Empleo y
Comercio de la Ciudad Autónoma de Melilla, las funciones que se detallan en el
presente acuerdo, que dicha entidad realizará en calidad de Organismo
Intermedio, bajo la responsabilidad
de la Autoridad de Gestión.
La Dirección General de Planificación Estratégica y Programación
adscrita a la Consejería de Hacienda, Empleo y Comercio de la Ciudad Autónoma
de Melilla acepta las funciones encomendadas y se compromete a su adecuada
ejecución con arreglo a la normativa aplicable y respetando los plazos
establecidos. Dichas funciones se ejecutarán siguiendo su propio sistema de
gestión y control y el manual de procedimiento a que se refiere el artículo 3
del presente acuerdo.
Así mismo, los artículos 2 y 3 son idénticos a los del Programa FSE+
Melilla 2021-2027. Contenido:
El Manual de Procedimientos contiene las especificaciones de los
Sistemas de Gestión y Control que el Organismo Intermedio Ciudad Autónoma de
Melilla debe aplicar para cumplir las obligaciones implícitas en los citados
Acuerdos de Atribución de Funciones, que, a su vez, las recoge de los arts. 49
y 50 del Reglamento (UE) 2021/1060 por el que se establecen las disposiciones
comunes relativas al Fondo Europeo de Desarrollo Regional y al Fondo Social
Europeo Plus, entre otros, siguiendo el esquema del referido documento de “Directrices a los Organismos
Intermedios para la gestión y el control de las actuaciones cofinanciadas por
FEDER 2021-2027 en España”.
Por tanto, la aprobación e implementación de este Manual de
Procedimientos, común para ambos Programas, constituye el cumplimiento de una
obligación impuesta en ambos Acuerdos de Atribución de Funciones suscritos por la Autoridades de
Gestión de ambos Programas FSE+ 2021-2027.
Tramitación interna de la propuesta de modificación del Manual:
La aprobación del Manual implica su aprobación por el Consejo de
Gobierno y su publicación completa en el BOME:
─ El artículo 16.2 del Reglamento del Gobierno y de
la Administración de la Ciudad Autónoma de Melilla, en lo referente a las
atribuciones del Consejo de Gobierno, establece que a este le corresponde “El
ejercicio de las funciones ejecutivas y administrativas, sin perjuicio de las
que le corresponda a la Asamblea de la Ciudad de Melilla.”
─ El Artículo 70 del Reglamento del Gobierno y de la
Administración de la Ciudad Autónoma de Melilla, establece, en su punto
segundo, que: “Las disposiciones meramente organizativas, de eficacia “ad intra”,
serán aprobados por el Consejo de Gobierno sin necesidad de ser sometidos a
exposición pública y sin que sea necesario el dictamen previo de la Comisión
Permanente correspondiente.”
─ El Director General de Planificación Estratégica y
Programación de la Consejería de Hacienda emite informe proponiendo que el
Consejo de Gobierno adopte las decisiones necesarias para actualizar el sistema
de gestión y control descrito.
─ El Consejero de Hacienda propone que el Consejo de
Gobierno apruebe el Manual de referencia, necesario para la descripción e
implementación de los sistemas y procedimientos y pueda procederse, por tanto,
a la justificación de gastos y solicitudes de reembolso derivadas de la
participación de la Ciudad Autónoma de Melilla en la gestión y ejecución de
ambos Programas FSE+ 2021-2027:
Tramitación externa de la modificación del Manual:
El Manual que se apruebe, en su caso, por el Consejo de Gobierno y se
publique en el BOME debe, en el marco del Reglamento (UE) 2021/1060 por el que
se establecen las disposiciones comunes relativas al Fondo Europeo de
Desarrollo Regional y al Fondo Social Europeo Plus, entre otros, ser comunicado
a la Autoridad de Gestión de ambos Programas FSE+, quien a su vez deberá
informar a la Autoridad de Certificación y a la Autoridad de Auditoría, así
como al próximo Comité de Seguimiento incluida la Comisión Europea.
Por todo lo anterior y de conformidad con los documentos aportados al
expediente, vengo en proponer al Consejo de Gobierno lo siguiente.
Que adopte las decisiones necesarias para instrumentar el sistema de
gestión y control descrito y, concretamente, la aceptación y aprobación de los
siguientes documentos, necesarios para la implementación de los nuevos sistemas
y procedimientos y proceder, por tanto, a la justificación de gastos y
solicitudes de reembolso derivadas de la participación de la Ciudad Autónoma de
Melilla en la gestión y ejecución de los dos Programas FSE+ referidos del
período 2021- 2027:
APROBACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE GESTION Y CONTROL DEL
PROGRAMA FSE+ MELILLA 2021-2027 y PARTICIPACIÓN DE LA CAM EN EL PROGRAMA
NACIONAL FSE+ DDE ASISTENCIA MATERIAL BÁSICA EN EL PERÍODO DE PROGRAMACIÓN
2021-2027
Melilla, a 25 de febrero de 2025,
El Secretario Acctal. del Consejo de Gobierno,
Decreto nº 23 de fecha 13/02/2025,
BOME Extra nº 9 de 14/02/2025,
Diego Giner Gutiérrez
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE GESTIÓN Y CONTROL DEL PROGRAMA
FSE+ MELILLA 2021-2027 y PARTICIPACIÓN DE LA CAM EN EL PROGRAMA NACIONAL FSE+
DE ASISTENCIA MATERIAL BÁSICA
ÍNDICE
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE
GESTIÓN Y CONTROL DEL PROGRAMA FSE+ MELILLA 2021-2027 y
PARTICIPACIÓN DE LA CAM EN
EL PROGRAMA NACIONAL FSE+ DE ASISTENCIA MATERIAL BÁSICA ............... 1
1. Generalidades
.........................................................................................................................................
3
A)
Responsabilidades asignadas al OI en el marco del Programa
.............................................................. 4
B)
Organización interna
..............................................................................................................................
5
C)
Distribución de funciones y labores de coordinación y de supervisión del
OI. ...................................... 5
2. Organigrama institucional,
.....................................................................................................................
9
A) Unidades afectadas por la gestión del Programa y Recursos humanos y
materiales asignados. .......... 9
3.
Dependencia funcional y orgánica ateniéndose al principio de separación
de funciones. ................. 14
4.
Asignación de tareas entre los distintos servicios
................................................................................
15
Organismos beneficiarios
..........................................................................................................................
15
5.
Procesos y procedimientos:
.................................................................................................................
18
A)
Selección de operaciones.
....................................................................................................................
18
B)
Seguimiento del Programa
...................................................................................................................
29
C)
Declaración de Gestión y el apoyo a los Comités de
Seguimiento....................................................... 30
D)
Verificaciones de gestión.
.....................................................................................................................
43
E)
Gestión financiera (pagos; corrección de irregularidades; etc.).
......................................................... 50
F)
Aplicación de medidas antifraude.
.......................................................................................................
55
G)
Pista de auditoría.
.................................................................................................................................
57
6.
Mecanismos para la actualización del Manual.
...................................................................................
59
7.
Estrategia de Verificación
..........................................................................................................................
60
8
Entrada en vigor
..................................................................................................................................
60
9
ANEXOS
......................................................................................................................................................
61
ANEXO I: LISTAS DE COMPROBACIÓN.
..............................................................................................................
61
ANEXO II: CÓDIGO DE CONDUCTA Y PRINCIPIOS ÉTICOS DEL PERSONAL DEL OI
............................................. 62
ANEXO III: DECLARACIÓN INSTITUCIONAL DEL CONSEJO DE GOBIERNO EN MATERIA
ANTIFRAUDE .............. 65
ANEXO IV: DECLARACIÓN TIPO DE AUSENCIA DE CONFLICTO DE INTERESES
.................................................. 67
ANEXO V: MODELOS DE DECA PARA:
................................................................................................................
68
•
BENEFICIARIOS FSE+
..................................................................................................................................
68
•
PARA AYUDAS A EMPRESAS FSE+
..............................................................................................................
68
ANEXO VI: PLAN DE MEDIDAS ANTI-FRAUDE
....................................................................................................
69
ANEXO VII: ACUERDO DE ATRIBUCIÓN DE FUNCIONES AL OI CAM
.................................................................. 70
ANEXO VIII: CONTROL DE CALIDAD DE LA AT AL
OI.
..........................................................................................
71
1. Generalidades
El Programa Melilla FSE+ 2021-2027 para recibir ayuda del Fondo Social
Europeo Plus en el marco del objetivo de inversión en empleo y crecimiento para
la Ciudad de Melilla en España, con CCI 2021ES05SFPRO20, fue adoptado por la
Comisión Europea mediante Decisión C (2022) 9603, de fecha 13/12/2022.
Posteriormente, fue aprobado por la Asamblea de la Ciudad de Melilla mediante
Acuerdo de 06/02/2023, publicado en el BOME extraordinario nº 4 de 08/02/2023.
Con fecha 31/07/2023, la Autoridad de Gestión del Programa, que es la
Unidad administradora del Fondo Social Europeo, perteneciente al Ministerio de
Trabajo, validó el Documento de Descripción de los sistemas de gestión y
control del Organismo Intermedio Ciudad Autónoma de Melilla, el cual tuvo que
ser actualizado por el Organismo Intermedio con fechas 04/09/2023 y 20/09/2023,
al objeto de adecuarlo a la nueva estructura de Gobierno derivada de las
elecciones celebradas el 28/05/2023 y el consiguiente Acuerdo del Consejo de
Gobierno, de fecha 28 de julio de 2023 (BOME de 31/07/2023), relativo al
decreto de distribución de competencias entre las Consejerías de la Ciudad y a
la Orden nº 0269, de fecha 14 de agosto de 2023, relativa a la instrucción
reguladora de atribución de competencias a las Direcciones Generales de la
Consejería de Economía, Comercio, Innovación Tecnológica, Turismo y Fomento,
conforme al decreto anterior de distribución de competencias (BOME
extraordinario nº 54, de fecha 31 de julio de 2023).
Así mismo, con fecha 12/05/2023 fue suscrito el Acuerdo de Atribución de
Funciones de la Autoridad de Gestión en el Organismo Intermedio citado.
Por otra parte, con fecha 05/08/2023, el Comité de Seguimiento del
Programa dio por aprobados los Criterios y Procedimientos de Selección de
Operaciones del Programa.
Así mismo, el BOE de 13/02/2024, publicó la Orden TES/106/2024, de 8 de febrero,
por la que se determinan los gastos subvencionables por el Fondo Social Europeo
Plus durante el período de programación 2021-2027, por la que se aprueban las
normas sobre los gastos subvencionables de los programas financiados por el
Fondo Social Europeo Plus para el período 2021-2027.
Además, el Comité de Seguimiento del Programa, mediante procedimiento
escrito, con fecha 14/12/2023, ha dado por aprobado el Plan General de
Evaluación del FSE+ para el periodo 2021-2027.
Por otra parte, mediante Decisión de Ejecución de la Comisión C (2024) 2402 final
de 08/04/2024 se modificó la Decisión de Ejecución C (2022) 9405 por
la que se aprueba el programa FSE+ de Asistencia Material Básica para recibir
ayuda del Fondo Social Europeo Plus en el marco del objetivo de inversión en
empleo y crecimiento en España CCI 2021ES05SFPR004.
Para este Programa, de igual manera que con el primero, con fecha
31/07/2023, la Autoridad de Gestión del Programa, que es la Unidad
administradora del Fondo Social Europeo, perteneciente al Ministerio de
Trabajo, validó el Documento de Descripción de los sistemas de gestión y
control del Organismo Intermedio Ciudad Autónoma de Melilla, el cual tuvo que
ser actualizado por el Organismo Intermedio con fechas 04/09/2023 y 20/09/2023,
al objeto de adecuarlo a la nueva estructura de Gobierno derivada de las elecciones
celebradas el 28/05/2023 y el consiguiente Acuerdo del Consejo de Gobierno, de
fecha 28 de julio de 2023 (BOME de 31/07/2023), relativo al decreto de
distribución de competencias entre las Consejerías de la Ciudad y a la Orden nº
0269, de fecha 14 de agosto de 2023, relativa a la instrucción reguladora de
atribución de competencias a las Direcciones Generales de la Consejería de
Economía, Comercio, Innovación Tecnológica, Turismo y Fomento, conforme al
decreto anterior de distribución de competencias (BOME extraordinario nº 54, de
fecha 31 de julio de 2023).
Así mismo, con fecha 12/05/2023 fue suscrito el Acuerdo de Atribución de
Funciones de la Autoridad de Gestión en el Organismo Intermedio citado.
Los datos generales de los Programas son los siguientes:
|
Programa 1. Programa FSE+ Ciudad Autónoma de Melilla |
|
|
Título |
Programa FSE+ Ciudad Autónoma de
Melilla |
|
CCI |
CCI: 2021ES05SFPR020 |
|
Objetivo Político en el que interviene
el OI |
4 |
|
Prioridades en las que interviene
el OI |
1, 2, 3, 5 y 7 |
|
Objetivos Específicos en los que
interviene el OI |
A, D, F y H |
|
Medidas en las que interviene el
OI |
Todas la del Programa FSE+ Melilla |
|
Programa 2. Participación de Melilla en el Programa FSE+ de ámbito nacional de
Asistencia Material Básica |
|
|
Título |
Programa FSE+ de Asistencia Material Básica |
|
CCI |
CCI: 2021ES05SFPR004 |
|
Objetivo Político en el que interviene
el OI |
4 |
|
Prioridades en las que interviene
el OI |
4 |
|
Objetivos Específicos en los que
interviene el OI |
04.13 |
|
Medidas en las que interviene el
OI |
Compra de alimentos Acompañamiento Asistencia técnica |
A) Responsabilidades
asignadas al OI en el marco del Programa
1.
Programa FSE+ Melilla 2021-2027
Las funciones y responsabilidades asignadas aparecen en el Anexo VI.
2.
Programa FSE+ de Asistencia Material Básica 2021-2027
Las funciones y responsabilidades asignadas aparecen en el Anexo VI.
B)
Organización interna
La Ciudad Autónoma de Melilla ostenta la condición de Organismo
Intermedio en el Programa FSE+ de Melilla y en su participación en el Programa
FSE+ de ámbito nacional de asistencia material básica, ambos para el período
2021-2027, de acuerdo con lo previsto en Reglamento (UE) 2021/1060, una vez
designado por la Autoridad de Gestión de ambos Programas y suscritos los
correspondientes Acuerdos de Atribución de Funciones.
No obstante, las funciones que corresponden a la Ciudad Autónoma de
Melilla van a ser desarrolladas, a efectos internos, por la Dirección General
de Planificación Estratégica y Programación, encuadrada en la Consejería de
Hacienda de la CAM, y se estructura en tres áreas separadas, con funciones
distintas y dotaciones de recursos humanos y técnicos diferentes: Área de
gestión; Área de control y verificación; y Área de certificación.
C)
Distribución de funciones y labores de
coordinación y de supervisión del OI.
Las funciones se estructuran en tres áreas separadas, con funciones
distintas y dotaciones de recursos humanos y técnicos diferentes: Área de
gestión, seguimiento y evaluación; Área de control y verificación; y Área de
certificación y solicitud de pago, recogido en el Acuerdo del Consejo de
Gobierno de 28/07/2023, relativo al Decreto de Distribución de Competencias
entre las Consejerías de la Ciudad.
a)
Área de Gestión del FEDER y FSE+:
Las tareas asignadas a esta área son las siguientes:
a.1) En materia de Gestión y Seguimiento del FEDER y FSE+:
Le corresponde la coordinación con los programas y demás formas de
intervención de la Unión Europea, y participación de la Ciudad Autónoma en los
mismos, incluido el Registro administrativo, mediante las siguientes
atribuciones:
·
Instrumentación del canal de comunicación con los diferentes órganos
coordinadores nacionales para cada uno de los fondos europeos y en particular
con la Dirección General de Fondos Comunitarios del Ministerio de Hacienda y
Administraciones Públicas (FEDER), y la UAFSE del Ministerio de Trabajo y
Economía Social (FSE+).
·
Coordinación con la Administración General del Estado de la situación de
los gastos correspondientes a los programas y proyectos objeto de
cofinanciación comunitaria.
·
Realización del proceso de aprobación de operaciones y su adscripción al
Programa, para su financiación.
·
Realización del documento que establece las condiciones de la ayuda
(DECA), preceptiva para que los diferentes beneficiarios accedan a la
cofinanciación comunitaria.
·
Colaboración con la Administración General del Estado en el informe de
cada anualidad, siguiendo los preceptos de cada Programa correspondiente a cada
una de las formas de intervención en la Ciudad Autónoma, aportando la
información, documentación y análisis oportunos.
·
Preparación de una propuesta del presupuesto del próximo ejercicio,
incluidos los plurianuales, por las intervenciones de los fondos europeos
correspondientes a todos los organismos de la Ciudad Autónoma de Melilla, y
remisión de la misma a la Consejería de Hacienda a efectos de la elaboración de
los Presupuestos Generales de la Ciudad Autónoma.
·
Las tareas derivadas de los Comités de Seguimiento del programa FSE+
Melilla 2021-2027. En todo el resto del presente documento, todo lo relativo al
Comité de Seguimiento no aplica para el Programa de Asistencia Material Básica.
·
Seguimiento de las convocatorias de las distintas ayudas y formas de
intervención de los fondos comunitarios que se aprueben por la Comisión
Europea, e información sobre las mismas a los beneficiarios potenciales, bien
órganos administrativos, bien particulares y sociedades.
·
Coordinación de la presentación de nuevas solicitudes de cofinanciación
por la Ciudad Autónoma, así como la elaboración y programación, en su caso, de
los nuevos Programas y demás instrumentos que sean preceptivos para las
intervenciones comunitarias correspondientes.
a.2) En materia de Evaluación:
·
La elaboración de los Planes de Evaluación de los Programas que competan
a la Ciudad Autónoma de Melilla como OI.
·
Los informes de evolución estratégica del Acuerdo de Asociación (para
los dos Fondos EIE aplicados en Melilla).
·
La evaluación del Programa FSE+ Melilla 2021-2027 propiamente dicha, a
contratar externamente mediante asistencia técnica.
·
La coordinación de las tareas de evaluación que sean contratadas, así
como la cumplimentación de la información que sea necesaria para la realización
de las mismas.
·
Las tareas derivadas de los Comités de Seguimiento de los programas en
materia de evaluación, así como las derivadas de las obligaciones que en esta
materia corresponden al OI.
a.3) En materia de Información y Comunicación:
·
Elaboración de los planes de comunicación que correspondan sobre las
intervenciones de los fondos europeos en la Ciudad Autónoma, incluido el diseño
e implementación de los de carácter regional y la participación en los
organismos conjuntos AGE-CC y CC AA creados al efecto, como es el caso del
GERIP.
·
Las tareas derivadas de los Comités de Seguimiento de los programas en
materia de información y comunicación, así como las derivadas de las
obligaciones que en estas materias corresponden al OI.
a.4) En materia del sistema informático propio del Organismo Intermedio:
·
Mantenimiento informático de la aplicación interna de gestión de fondos
europeos, cuyos datos, a su vez, son volcados en la aplicación informática de
la Autoridad de Gestión.
b)
Área de Control y
Verificación del FEDER y FSE+:
Le corresponde la realización de las tareas de control y verificación
siguientes:
·
Obtención, de cada uno de los órganos gestores de fondos y beneficiarios
finales en el ámbito competencial de la Ciudad Autónoma, de la información
acreditativa de las actuaciones realizadas en un período de tiempo determinado,
y en su caso remisión de la misma a las áreas correspondientes.
·
Mantenimiento de la información contable, en tiempo real, tanto en la
aplicación propia de gestión del Programa FSE+ y Programa FSE+ de asistencia
material básica como en las aplicaciones suministradas por las autoridades de
gestión relativas, del estado de ejecución de los diferentes programas y
proyectos cofinanciados por fondos europeos, y tanto en sus vertientes
financieras como en materia de los indicadores de seguimiento contemplados en
el Programa.
·
Realización de las verificaciones administrativas del gasto ejecutado
antes de la presentación de una solicitud de reembolso / certificación. Su
ámbito se extiende a los proyectos cuyo gasto se va a integrar en las citadas
solicitudes, e incluirán, especialmente: cumplimiento de las normas aplicables
sobre contratación pública, elegibilidad de gastos, medio ambiente, ayudas
públicas, e información y publicidad, entre otros aspectos.
·
Realización de las Verificaciones sobre el terreno con objeto de
comprobar la correcta ejecución de las actuaciones cofinanciadas por los Fondos
comunitarios.
·
Elaboración de los Planes de Verificación sobre el terreno y su
correspondiente remisión, para su aprobación, a la Autoridad de Gestión.
·
Análisis del riesgo de fraude y, en su caso, elaboración de los
consiguientes Planes de Acción.
·
Elaboración de un Plan de medidas antifraude.
·
Constitución y presidencia de un Comité anual de Evaluación de riesgos y
otro Comité antifraude.
·
Colaboración en la realización de auditorías externas (Ministerio,
Comisión Europea, Intervención General, Tribunal de Cuentas) sobre los sistemas
y procedimientos a seguir por los diferentes órganos gestores y beneficiarios
en la gestión de los fondos europeos en la Ciudad Autónoma.
·
Colaboración en la realización de otras auditorías externas y en las
evaluaciones exigibles sobre la aplicación de fondos europeos.
·
Seguimiento de las irregularidades detectadas.
·
Ejecución del procedimiento para los reintegros, en su caso.
·
Elaboración de Informes resultantes de verificaciones, controles,
presentación de gastos, así como posibles descertificaciones que puedan
derivarse de las irregularidades detectadas.
·
Mantenimiento de un registro de las denuncias presentadas, a través del
canal habilitado en la página web del OI así como el seguimiento de las mismas.
·
Seguimiento de las declaraciones presentadas de ausencia de conflicto de
interés.
·
Propuesta a la Autoridad administrativa competente de denuncia de
sospechas de fraude ante los órganos judiciales o ante la OLAF o la Comisión
Europea.
·
En particular, desarrollo de los controles que procedan por parte del
Órgano Intermedio y prestación de la colaboración que en su caso se requiera en
los controles de la Autoridad de Auditoría.
·
Preparación, a medida que se vayan ejecutando los proyectos
cofinanciables por los fondos europeos y dentro de los plazos establecidos
reglamentariamente, de los documentos comprensivos de los gastos realizados y
que, según los términos aprobados en los distintos programas, den origen a
reembolso.
·
A los efectos de la certificación acabada de citar, disponibilidad de la
documentación que, sobre los gastos a los que en su caso se referirá la misma,
haya sido generada tanto por el Área de Control y Verificación como, en su
caso, por la Intervención General de la Ciudad Autónoma.
·
Expedición de las Certificaciones que, a su juicio, procedan, en función
de lo anterior y una vez realizadas las correcciones que, en su caso, pudieran
derivarse de la documentación citada, así como remisión de dicha certificación,
junto a la correspondiente solicitud, a las Autoridades correspondientes.
c)
Área de
Certificación y solicitudes de reembolso:
Le corresponde la realización de las tareas de certificación y
elaboración y presentación de las solicitudes de reembolso de los gastos
ejecutados, a que se refieren las siguientes atribuciones:
·
Presentación y firma de las solicitudes de reembolso que integran todos
los gastos verificados por el Área de Verificación y Control a través de la
aplicación FSE PLUS.
·
Coordinación con la Administración General del Estado sobre los
reembolsos pendientes a favor de la Ciudad Autónoma por las certificaciones
presentadas.
Finalmente, las solicitudes, para ambos Programas, son suscritas por el
Director General de Planificación Estratégica y Programación, encuadrada
asimismo en la Consejería de Hacienda.
d)
Área de
coordinación y seguimiento de los sub-proyectos de la CAM en el PRTR.
Esta área, ajena a la gestión de los Programas FEDER y FSE+, está
compuesta por un Técnico A.1, que se
encarga de coordinar a los órganos gestores y ejecutores, en el ámbito de la
Ciudad Autónoma de Melilla, que han obtenido la aprobación de sub-proyectos en
el PRTR, para alimentar el sistema de información COFFEE y cumplir los hitos y
metas señalados de cada uno, así como del cumplimiento del Plan anti-fraude
aprobado al efecto. Cuenta, además, con una asistencia técnica externa para
apoyar la sobrecarga puntual de tareas en los órganos gestores de
sub-proyectos, que son coordinadas por los técnicos del área.
Atribuciones comunes a todas las áreas, pero circunscritas a sus
respectivas competencias:
·
Elaboración de estudios e informes relativos a los asuntos europeos.
·
Recopilación y comprobación de información de los Organismos Gestores y,
en su caso, de la elaborada por la Intervención General.
·
Asistencia, en representación técnica de la Ciudad Autónoma, a los
diferentes Comités de Seguimiento y reuniones multilaterales o bilaterales de
coordinación con la Administración General del Estado, Comunidades Autónomas y
Ciudad Autónoma de Ceuta, sobre las actuaciones objeto de cofinanciación
europea o susceptibles de la misma.
·
Gestión del Plan Estratégico de Melilla.
·
Propuesta de conversión continua y adecuación periódica de los
resultados de la planificación estratégica en la programación económica a medio
plazo de la Ciudad Autónoma de Melilla.
·
Propuesta de adscripción de la programación económica a las diferentes
formas de intervención comunitaria y Programas en los que pueda participar la
Ciudad Autónoma de Melilla, así como a otras posibles fuentes de financiación
comunitaria, nacional, bancaria o de colaboración público-privada.
·
Propuesta de inclusión de los resultados de la programación económica a
medio plazo y, en su caso, de la aprobación de formas de intervención
comunitarias, Programas u otras posibles fuentes de financiación en el proyecto
de presupuesto general anual de la Ciudad Autónoma de Melilla.
·
Oficina de Asuntos Europeos.
·
Gestión de la Información sobre Ayudas de Estado.
·
Coordinación interna de la ejecución de la Agenda 2030.
·
Las que con carácter general correspondan al organismo en el que residan
las atribuciones en materia de fondos europeos.
·
Las que pueda delegarle expresamente quien ostente la titularidad de la
Consejería.
2. Organigrama institucional,
A) Unidades afectadas por la gestión del Programa y Recursos humanos y
materiales asignados.
|
Unidades afectadas
por la gestión de los Programas FSE+ Melilla y asistencia material básica |
|||
|
Unidad |
Función en la gestión
de los Programas FSE+ |
Personas asignadas |
|
|
Núm. |
% de dedicación1 |
||
|
Dirección General de
Planificación Estratégica y Programación |
Organismo Intermedio
/ Beneficiario. |
5 |
50% |
|
Dirección General del
Menor y la Familia |
|
2 |
25% |
|
Dirección General de
Presidencia e Igualdad |
2 |
25% |
|
|
Proyecto Melilla, S.A. |
6 |
30% |
|
|
Intervención |
Organismo de Control
interno. |
2 |
50% |
|
Medios por los que
se vinculan las personas anteriores a la gestión del Programa |
Directores/as Generales y Gerentes (4):
Nombramiento Funcionarios/as designados/as y laborales y contratados/as
(13) |
||
1 Sobre la base de las horas totales trabajadas en cómputo anual.
Funciones y organización interna del organismo intermedio
La Dirección General de Planificación Estratégica y Programación está
encuadrada en la Consejería de Hacienda y se estructura en tres áreas
separadas, con funciones distintas y dotaciones de recursos humanos y técnicos
diferentes: Área de gestión, que comprende el seguimiento, la evaluación y la
información y comunicación; Área de control y verificación; y Área de
certificación, cuyas funciones han sido descritas en el punto C.
1.
Área de Gestión
2.
Área de Control y Verificación
3.
Área de Certificación
Recursos humanos del organismo intermedio
El número y características del personal de la Dirección General de
Planificación Estratégica y Programación, como organismo responsable del OI,
viene definido anualmente en la Plantilla de personal de la misma, tanto para
personal funcionario como para laboral; así como en la Relación de Puestos de
Trabajo y, en su caso, en la correspondiente Oferta de Empleo Público derivada
de los dos anteriores.
Este personal descrito se encuentra implicado directamente en el
desarrollo de las funciones asignadas a la Dirección General de Planificación
Estratégica y Programación.
El Director General de Planificación Estratégica y Programación es
funcionario de carrera de la CAM, designado por el gobierno de la CAM, de
acuerdo con lo previsto en el Reglamento de Gobierno y de la Administración de
la CAM. Es el responsable último dentro de la Dirección General de
Planificación Estratégica y Programación, y se responsabiliza de coordinar
todas las áreas de la misma, así como las relaciones con los beneficiarios –en
el ámbito del OI-, y con las diferentes Autoridades, tanto las de la propia CAM
como las de los diferentes Programas.
En el área de Gestión debería haber, al menos, tres técnicos. Esta área
se responsabiliza de llevar a cabo las tareas de gestión y seguimiento, que
comprende la selección de operaciones y la expedición del DECA, así como del
sistema de evaluación de los Programas, de acuerdo con los Planes de Evaluación
Específicos aprobados por el Comité de Seguimiento, y de la gestión y
seguimiento de la Comunicación del Programa; asimismo, también colabora en las
labores propias del Área de Certificación.
En el área de Control y Verificación debería haber otros dos técnicos y
un auxiliar. Esta área es la responsable del sistema de control y verificación,
tanto administrativa como sobre el terreno, de los gastos a incluir en las
certificaciones de reembolso de gastos de las operaciones financiadas por el
Programa. Así mismo, inicia las actuaciones en caso de sospechas de fraude y
desarrolla el resto de las funciones descritas; colaborando además en las
tareas del Área de Certificación.
·
Refuerzo de los medios humanos con Asistencias Técnicas específicas:
Habida cuenta del incremento citado y explicitado de los servicios que
debe prestar la Dirección General con relación a los períodos de programación
anteriores, estos recursos humanos permanentes son, en ocasiones puntuales,
completamente insuficientes para desarrollar las funciones asignadas.
Por lo anterior, el personal descrito es –o va a ser- complementado,
para algunas tareas específicas y concretas, por el proveniente de las
asistencias técnicas para cubrir funciones que sean competencia de la Dirección
General de Planificación Estratégica y Programación que no estén reservadas a
los empleados públicos en los términos del art. 9.2 del Estatuto básico del
empleado público.
En este sentido, durante el período de vigencia del Programa FSE+ y
Programa FSE+ de asistencia material básica de Melilla 2021-2027 está prevista
la contratación de las siguientes asistencias técnicas:
a)
Para el Área de Gestión:
a.
Para las labores de gestión y seguimiento: Contrato de servicios de
asistencia técnica en la gestión y seguimiento de los Programas FEDER y FSE de
Melilla y de las demás formas de intervención de los fondos EIE en 2021-2027.
El contrato está actualmente vigente desde abril de 2021, y mediante el mismo
se proporciona a la Dirección General de Planificación Estratégica y
Programación los servicios diversos de asistencia técnica.
b.
Para las labores de evaluación: De acuerdo con el Plan de Evaluación
Específico a desarrollar para el Programa FSE+ de Melilla 2021-2027, está
prevista la contratación externa de una asistencia técnica para cada uno de los
ejercicios concretos de evaluación previstos en el mismo.
c.
Para las labores de información y comunicación: Contrato de servicios de
asistencia técnica para el seguimiento de la Estrategia de Comunicación de los
Programas FEDER y FSE de Melilla 2021-2027.
d.
Para las labores de mantenimiento informático de la aplicación interna
de gestión de fondos europeos, cuyos datos, a su vez, serán volcados en FSE
PLUS, va a contratarse una asistencia técnica para la adquisición,
implementación y mantenimiento de un sistema informático de gestión de
programas y proyectos cofinanciados por la CAM correspondiente al período
20212027.
b)
Para el Área de Control y Verificación: Está prevista la contratación de
una o varias asistencias técnicas para servir de apoyo a las tareas de
verificación, tanto administrativas como sobre el terreno, desarrolladas por
los funcionarios encuadrados en esta área.
·
Procedimiento para el refuerzo de los recursos humanos permanentes del
OI:
Anualmente, a la hora del procedimiento interno previo a la aprobación
de los presupuestos generales de la Ciudad Autónoma de Melilla, la Dirección
General, en caso necesario, propone a la Consejería a la que se encuentra
adscrita, la dotación de personal permanente para el debido ejercicio de sus
funciones durante el año siguiente, lo cual, si implicase un aumento de los
recursos humanos adscritos, supondría su inclusión en la Oferta de Empleo
Público del año siguiente y la instrumentación de un procedimiento de selección
de personal que, de acuerdo con la Ley, deberá respetar los principios
constitucionales de igualdad, mérito y capacidad, así como los relacionados a
continuación:
a) Publicidad de las
convocatorias y de sus bases.
b) Transparencia.
c) Imparcialidad y
profesionalidad de los miembros de los órganos de selección.
d) Independencia y
discrecionalidad técnica en la actuación de los órganos de selección.
e) Adecuación entre el
contenido de los procesos selectivos y las funciones o tareas a desarrollar.
f)
Agilidad, sin perjuicio de la objetividad, en los procesos de selección.
·
Procedimiento para la cobertura de bajas y ausencias del personal:
por procedimientos públicos de acuerdo con la legislación aplicable,
tales necesidades perentorias. Asimismo, la Dirección General puede iniciar un
procedimiento de contratación externa de una prestación de servicios de
asistencia técnica.
En cuanto a la cobertura de las ausencias duraderas del personal
adscrito, la Dirección General puede recurrir a la solicitud de su cobertura a
la Consejería citada, siempre que exista posibilidad de movilidad funcional
inmediata; o bien mediante la tramitación, de acuerdo con el procedimiento
señalado, para su inclusión en los documentos presupuestarios para el ejercicio
siguiente. La correcta separación de funciones se lograría, en todo caso,
mediante su adscripción a cada una de las áreas funcionales descritas.
·
Formación permanente del personal propio:
La Dirección General asegura la formación continua y actualización de
conocimientos del personal adscrito a la misma, mediante la asistencia - según
la materia - del personal correspondiente, a los Seminarios, Jornadas, Foros y
Encuentros organizados sobre los Fondos EIE, tanto por la AG, como las
Autoridades de Certificación o de Auditoría e incluso la Comisión Europea.
Además, los miembros del personal también pueden hacer uso de las posibilidades
que, en materia de formación, ofrece el sistema de formación reglado de la
propia CAM, en materias de corte más general y, por tanto, aplicables al ámbito
de la misma.
·
Valoración de las prestaciones del personal propio:
Para la valoración de las prestaciones del personal, existen
procedimientos internos aplicables a la generalidad de los empleados públicos
de la institución de la CAM que se realizan cada cierto número de años
(Valoración de Puestos de Trabajo) mediante su contratación externa con una
empresa especializada. No obstante, dada las materias específicas de los Fondos
EIE y las continuas auditorías de sistemas y procedimientos y documentos
similares, se podría contar con unos indicadores actualizados, de acuerdo con
los resultados específicos de cada una de ellas, para realizar directa e
inmediatamente tal valoración de las prestaciones.
·
Refuerzo de la Capacidad administrativa del OI:
La Administración Pública de la Ciudad Autónoma de Melilla es cada vez
más consciente de las debilidades existentes en la Capacidad Administrativa de
gestión de fondos europeos y está en
trámite de solución o, al menos, minoración de los mismos, principalmente
mediante la mejora del atractivo de los puestos de trabajo existentes y la
cobertura definitiva de algunos puestos de trabajo cubiertos provisional o
temporalmente, con lo cual se conseguiría minorar parcialmente el riesgo de las
amenazas latentes descritas.
Por otra parte, se abre un horizonte de mayores posibilidades y de
mejora en las prestaciones, siempre que se haga un uso idóneo de las
posibilidades de la Asistencia Técnica prevista en los Programas, bien para la
externalización de algunas tareas específicas y repetitivas cuyas
características lo permitan; o bien mediante el uso intensivo de los nuevos y
mejorados sistemas y aplicaciones de trabajo cooperativo en el seno del OI, que
permitan extender el trabajo colaborativo con los Organismos Beneficiarios de
los programas y ahorre tiempos y esfuerzos y evite la duplicación de tareas.
Además, mediante el uso cada vez más intensivo de las opciones de costes
simplificados que permite la reglamentación aplicable, el OI puede ir
disminuyendo algunos cuellos de botella en algunos procesos críticos, como el de certificación, posibilitando
un ahorro de tiempo y recursos humanos que podrían destinarse a otras funciones
y actividades que podrían producir un mayor beneficio para la comunidad a la
que el OI presta sus servicios.
Por otra parte, sería conveniente que la AG continuase, o incluso
reforzase, la impartición de formación genérica para el desempeño de tareas
específicas por parte de los técnicos de los Organismos Intermedios.
Además, sería conveniente que también se continuase con la posibilidad
de impartir formación específica por parte de la AG bajo demanda del OI, en
caso de la concurrencia de circunstancias específicas que exijan su
conveniencia, utilizando, a tal efecto, como se ha venido haciendo, las
posibilidades que ofrecen los sistemas de video-conferencia; los vídeos
formativos grabados previamente o los sistemas de Q&A, que son de alta
utilidad para el personal de reciente, y no tan reciente, incorporación. Todo
ello reforzado con la puesta a disposición de los OI de bibliotecas y bases de
datos de conocimiento.
También sería muy conveniente la continuación de las reuniones
periódicas para el personal directivo de todos los organismos intermedios de la
esfera autonómica con la AG para difundir información y formación específica de
actualidad, así como trasladar buenas prácticas detectadas sobre materias
concretas, sean propias del estado miembro o ajenas.
Por otra parte, es necesaria una mejora y actualización de los sistemas
de trabajo y aplicaciones informáticas entre el AG y el OI, lo cual produciría
una notable mejora en las prestaciones a ofrecer por ambos.
ORGANIGRAMA PREVISTO DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN
ESTRATÉGICA Y PROGRAMACIÓN
3.
Dependencia funcional y orgánica
ateniéndose al principio de separación de funciones.
El Organismo Intermedio velará por el cumplimiento del principio de
separación de funciones entre los órganos o unidades encargados de las tareas
de gestión de las actuaciones y los que se ocupen de la verificación y
validación de los gastos derivados de estas actuaciones. Esto se consigue
mediante la naturaleza de los puestos de trabajo existentes en la dirección
general: El área de control y verificación va a estar liderada por una Jefatura
de Sección, la cual va a contar con dependencia orgánica del Director General
en cuestiones como permisos, licencias y similares, pero con independencia
funcional en el desarrollo de sus funciones propias de control y verificación,
anteriormente descritas, para todos los Programas en los que participe como OI.
En cuanto a aquellas operaciones referidas a todos los Programas en los
que el Organismo Intermedio ejerce, a efectos internos, como organismo gestor,
que van a ser fundamentalmente de asistencia técnica, se garantizará una
adecuada separación de funciones entre las tareas de gestión en las que actúe
como beneficiario y los trabajos de verificación de los gastos realizados. Así
mismo, se va a establecer un circuito diferente para la selección de
operaciones, en el que la solicitud de financiación coincidirá con la emisión
del informe de necesidad o documento similar.
4.
Asignación de tareas entre los distintos
servicios
Organismos beneficiarios
Los Organismos Beneficiarios del Programa FSE+ Melilla 2021-2027 y/o del Programa de Asistencia Material Básica son:
·
Dirección General de Presidencia e Igualdad de la Consejería de
Presidencia, Administración Pública e Igualdad.
·
Dirección General de Sociedad de la Información de la Consejería de
Presidencia, Administración Pública e Igualdad.
·
La Sociedad Pública Proyecto Melilla, SA, perteneciente a la Ciudad
Autónoma de Melilla y adscrita a la Consejería de Economía, Comercio,
Innovación Tecnológica, Turismo y de Fomento.
·
Dirección General del Menor y Familia, de la Consejería de Políticas
Sociales y Salud Pública.
·
Dirección General de Planificación Estratégica y Programación de la
Consejería de Hacienda, que gestiona y ejecuta, a efectos internos, las
actividades de Asistencia Técnica.
El Organismo Intermedio Ciudad Autónoma de Melilla gestiona directamente
sus actividades públicas a través de diversos organismos que forman parte de su
estructura. En el caso de los programas cofinanciados por el FSE+, estos
organismos se denominan “Beneficiarios”, que solamente en el caso
de sociedades públicas cuentan con personalidad jurídica independiente, aunque,
en todo caso, pertenezcan íntegramente a la propia CAM.
Estos Beneficiarios son los organismos responsables, en el ámbito
interno del Organismo Intermedio, de la ejecución de las operaciones incluidas
en los Programas FSE+.
El OI garantizará que todos los Organismos Beneficiarios faciliten la
información sobre la ejecución, y planificación de la ejecución, tanto física
como financiera de cada operación, incluida la relativa a los indicadores de
realización, financieros, de resultado y de hitos intermedios que les
correspondan, y en los plazos que se establezcan, incluyendo previsión o
desviaciones de cumplimiento de las previsiones.
Se prevé que la actualización de la previsión o planificación de la
ejecución se comunique a la AG, al menos, cada seis meses y en estos informes
se incluirá, en su caso, justificación de las desviaciones que existan y
propuestas de corrección de las tendencias para asegurar el logro de los
objetivos propuestos en cada Objetivo específico.
Por otra parte, el OI se asegurará de que los Organismos Beneficiarios
que participan en la ejecución de las operaciones mantienen un sistema de
contabilidad separado para todas las transacciones relacionadas con las
operaciones objeto de cofinanciación o, al menos, cuentan con una codificación
contable adecuada que permita identificar claramente dichas transacciones,
debiendo desglosar el gasto público en FSE+ y cofinanciación nacional.
Asimismo, el OI también tiene la obligación de contar con un sistema
equivalente de contabilidad separada o de codificación contable.
La Consejería de Hacienda ejecuta a efectos internos, a través de la
Dirección General de Planificación Estratégica y Programación, las actividades
previstas de Asistencia Técnica.
Relación de Funciones asignadas a cada uno de los Organismos
Beneficiarios en la gestión del P FSE+ de Melilla 2021-2027:
a)
Solicita financiación para cada operación o convocatoria de ayudas que
pretenda ejecutar a la Dirección General de Planificación Estratégica y
Programación.
b)
Participa en la fase de contratación de obras, servicios y suministros
necesarios para el desarrollo de las actuaciones.
c)
En el caso de regímenes de ayudas: gestiona las solicitudes individuales
presentadas por los beneficiarios individuales e informa al Organismo
Intermedio sobre cada una de ellas.
d)
En el caso de servicios y suministros, acepta las facturas
correspondientes, previa comprobación material de los servicios o suministros
realizados.
e)
Aplica todas las medidas de información y publicidad que dentro del Plan
de Comunicación están encuadradas dentro de las operaciones de su competencia.
f)
Lleva una contabilidad separada o una codificación contable adecuada de
las transacciones y operaciones realizadas con cargo a los proyectos
cofinanciados.
g)
Lleva una contabilidad de la evolución de los indicadores
correspondientes al Objetivo Específico, Prioridad y Operación de su
competencia, conservando toda la documentación justificativa de los mismos.
h)
Expide, en su caso, los informes correspondientes sobre los principales
problemas técnicos, financieros y jurídicos planteados y de las medidas
adoptadas para corregirlos.
i)
Elabora, de cara a la certificación periódica de gastos e
individualmente, para el proyecto con gasto elegible a incluir en la
certificación, listados de control sobre los siguientes aspectos: elegibilidad
de gastos, información y publicidad, medioambiente, contratación pública y
sistemas de ayudas, según el formato facilitado por el OI. Para ello realizará
las comprobaciones y verificaciones oportunas, que no serán vinculantes, en
caso alguno, para el Organismo Intermedio, el cual, no obstante, realizará las
comprobaciones administrativas sobre una muestra representativa del gasto a
certificar.
j)
Estos listados de control, así como los gastos a incluir en cada
certificación periódica de gastos, serán remitidos a la Dirección General de
Planificación Estratégica y Programación, cuando de manera periódica sean
requeridos por la misma.
k)
Informa inmediatamente al OI sobre cualquier circunstancia sobrevenida o
motivo de fuerza mayor que pudiera dar lugar a una paralización o suspensión de
una operación concreta, así como de las medidas tomadas para su subsanación.
l)
Informa inmediatamente al OI sobre cualquier riesgo de fraude detectado
en las operaciones de su competencia.
m)
Cumplimenta las fichas correspondientes, en su caso, en la aplicación
informática facilitada por el propio OI.
n)
Elabora, de forma periódica, informes descriptivos del estado de avance
de los proyectos, que acompañan a las certificaciones de gastos.
o)
A la finalización de las operaciones realiza el Informe de Ejecución
Final en el plazo de tres meses desde la finalización del proyecto.
Diferenciación de las funciones entre la Consejería de Economía,
Comercio, Innovación Tecnológica, Turismo y de Fomento y la sociedad pública
Proyecto Melilla en la gestión de las actuaciones gestionadas como Convocatoria
de Ayudas. En
la gestión de estas actuaciones intervienen los siguientes órganos:
Ø Consejería de Economía, Comercio,
Innovación Tecnológica, Turismo y de Fomento propiamente dicha. Tiene las siguientes
funciones, en el caso de convocatoria de ayudas:
a)
Propone las Bases Reguladoras de las ayudas, que son aprobadas por los
órganos pertinentes de la Ciudad Autónoma de Melilla. Asimismo, aprueba las
convocatorias y firma las órdenes de concesión de las ayudas, tras el proceso
de instrucción llevado a cabo por Promesa.
b)
Evalúa, a través de la correspondiente Comisión de Evaluación, las solicitudes de subvención, tras una primera
instrucción del Departamento de Ayudas de Promesa. De ello se deriva un Informe
donde se concreta el resultado de la evaluación efectuada.
c)
Aplica todas las medidas de información y publicidad que dentro del Plan
de Comunicación
están encuadradas dentro de su competencia.
Ø Proyecto Melilla, S.A.: lleva a cabo el proceso de
gestión/instrucción de los expedientes de ayudas. Sus funciones son:
a)
Elabora los borradores de las Bases Reguladoras y las convocatorias de
las ayudas, para elevarlas a la Consejería de Economía, Comercio, Innovación
Tecnológica, Turismo y de Fomento.
b)
Solicita informe de elegibilidad y financiación de la convocatoria que
pretende desarrollar, al OI.
c)
Registra las solicitudes de financiación presentadas por los
Beneficiarios de Ayudas de Estado y las somete a los trámites iniciales, tras
los cuales se presenta para su evaluación al Órgano Colegiado, que es la
Comisión de Evaluación de la Consejería de Economía, Comercio, Innovación
Tecnológica, Turismo y de Fomento.
d)
Formula, a partir del Informe emitido por este último, una Propuesta de
Resolución Provisional, que se remite a los solicitantes para su aceptación
expresa o exponer las alegaciones que estimen oportunas.
e)
Su Consejo de Administración aprueba una Propuesta de Resolución
Definitiva, a elevar a la Consejería de Economía, Comercio, Innovación
Tecnológica, Turismo y de Fomento, que concede la subvención a través de la
Orden de Concesión, que constituye el DECA al Beneficiario final.
f)
Aplica todas las medidas de información y publicidad que dentro del Plan
de Comunicación están encuadradas dentro de su competencia.
g)
Mantiene una Base de Datos relativa a todas las ayudas públicas
concedidas dentro de los regímenes de ayuda que gestiona, que a su vez
garantizará el cumplimiento de las reglas de acumulación de ayudas por empresa,
especialmente los de “minimis”.
h)
Elabora, de cara a la certificación periódica de gastos e
individualmente, para el proyecto con gasto elegible a incluir en la
certificación, listados de control sobre los siguientes aspectos: elegibilidad
de gastos, información y publicidad, medioambiente, contratación pública y
sistemas de ayudas, según el formato facilitado por el OI. Para ello realizará
las comprobaciones y verificaciones oportunas.
i)
Estos listados de control, así como los gastos a incluir en cada
certificación periódica de gastos, los remitirán a la Dirección General de
Planificación estratégica y programación con las siguientes fechas límites
indicativas en cada ejercicio financiero: 31/12; 30/06 y 30/09, con información
referida, como máximo, al último día de las mismas. Estas fechas podrán
modificarse en función de instrucciones recibidas al efecto de la UAFSE o de la
Comisión Europea.
j)
Lleva una contabilidad de la evolución de los indicadores
correspondientes al Objetivo Específico, Prioridad y Operación de su
competencia, conservando toda la documentación justificativa de los mismos.
k)
Colabora junto a la Intervención General de la Ciudad Autónoma de
Melilla en el control financiero de subvenciones sobre beneficiarios, a través
de su Servicio de Control, órgano con dependencia funcional del Interventor
General de la Ciudad Autónoma de Melilla (BOME nº 4204 de 01/07/05).
l)
Informa inmediatamente al OI sobre cualquier circunstancia sobrevenida o
motivo de fuerza mayor que pudiera dar lugar a una paralización o suspensión de
una operación concreta, así como de las medidas tomadas para su subsanación.
m)
Informa inmediatamente al OI sobre cualquier riesgo de fraude detectado
en las operaciones de su competencia.
n)
Cumplimenta las fichas correspondientes, en la aplicación informática
facilitada por el OI.
o)
A la finalización de las actuaciones realiza el Informe de Ejecución
Final en el plazo de tres meses desde la finalización de la actuación.
p)
Participa en el Comité de Seguimiento del programa, en representación
del Organismo Gestor.
Para las restantes operaciones y actividades que no constituyen
convocatoria de ayudas, las funciones de Proyecto Melilla, SA son las mismas
que las relacionadas para los restantes organismos beneficiarios.
5. Procesos y procedimientos:
A) Selección de operaciones.
Procedimiento de gestión de selección de operaciones
El procedimiento de gestión comprende los siguientes hitos:
1.
Información previa
a los Beneficiarios
1.
El OI garantizará la mayor difusión posible, en colaboración con la
autoridad de gestión, de la información sobre las oportunidades financieras de
las actuaciones que gestione, según las medidas de información y comunicación
de su estrategia de comunicación aprobada.
2.
Asimismo, el OI garantizará que los Beneficiarios cumplen con las
responsabilidades encomendadas en esta materia por el mismo.
3.
Respecto a las medidas de información para Beneficiarios potenciales, se
garantiza que el OI facilita a los Beneficiarios potenciales información clara
y detallada, como mínimo, sobre los puntos siguientes:
·
Las oportunidades de financiación y las fechas de inicio y de fin de las
convocatorias.
·
Las condiciones que han de cumplirse para poder acceder a la
financiación.
·
Los criterios y procedimientos para la selección de las operaciones que
se van a financiar; incluyendo el objetivo político o específico de que se
trate.
·
Los procedimientos que se seguirán para la evaluación de las solicitudes
de financiación y los plazos correspondientes.
·
Los contactos a nivel nacional, regional o local que pueden facilitar
información sobre las actuaciones a cofinanciar.
·
La zona geográfica cubierta por la convocatoria.
·
El tipo de solicitantes admisibles.
·
El importe total de la ayuda para la convocatoria.
·
Asimismo, el OI trasmitirá a los Beneficiarios cuantas instrucciones se
reciban de las AG o de la AC en la medida en que les afecten, adaptando en su
caso dichas instrucciones a las características de dichos Organismos.
2. Procedimientos de selección de operaciones
2.1. Selección provisional de operaciones
de Selección de Operaciones de los Programas FSE+, que se considera
incluida en los procedimientos del OI del Programa FSE+ Melilla 2021-2027, y
que se materializa en los siguientes términos:
Primero: Selección provisional de las operaciones
La entidad que tenga la condición de organismo intermedio de un programa
operativo FSE 2014-2020, así como aquella que sin tener esa condición vaya a
solicitar a la UAFSE su designación como organismo intermedio de alguno de los
programas FSE+ 2021-2027, en tanto en cuanto no sea designada como tal
organismo intermedio para FSE+:
·
Recibirá en nombre de la Autoridad de Gestión las solicitudes de
financiación relativas a las operaciones susceptibles de ser subvencionadas con
el FSE+ que continúan en desarrollo y, por lo tanto, no pueden considerarse
concluidas materialmente, y
·
Facilitarán al solicitante en el momento de la selección provisional de
la operación un documento que recoja las condiciones de la ayuda que se aplican
a la misma. En el supuesto de que la entidad hubiera recibido de sus
potenciales beneficiarios solicitudes de financiación para operaciones que
hubieran concluido con anterioridad a la firma de la presente instrucción, su
cofinanciación por el FSE+ quedará supeditada a que exista un documento
homologable a lo exigido por el artículo 73.3 del RDC.
Segundo: Validación de las operaciones seleccionadas provisionalmente
Una vez que la Metodología y los Criterios de Selección de Operaciones
hayan sido aprobados por los correspondientes comités de seguimiento y que las
entidades correspondientes hayan sido designadas como organismos intermedios,
éstos convalidarán con arreglo a dichos CSO las operaciones para las cuales
hubieran recibido solicitud de financiación por parte de los beneficiarios en
los términos señalados con anterioridad.
2.2. Cumplimiento de criterios y procedimientos de
selección
Una vez obtenida la condición de OI del Programa FSE+ Melilla 2021-2027
y aprobados los Criterios de Selección de Operaciones, los cuales, en el caso
del Programa de Privación Material están ya incluidos, el procedimiento de
gestión comprende los siguientes hitos:
A) Solicitud de financiación por parte de un Beneficiario al OI.
El procedimiento específico para la selección de una operación concreta
y, por tanto, su adscripción al Programa FSE+ y Programa FSE+ de asistencia
material básica, se iniciará siempre – a excepción de los casos en los que el
Beneficiario sea la propia DGPEyP - mediante la presentación de una solicitud
de financiación del Beneficiario dirigida al Organismo Intermedio, es decir: la
DGPEyP de la CAM, en cumplimiento del art. 73 del RDC.
Todas las solicitudes recibidas de los Beneficiarios serán registradas
en la DGPEYP debidamente en un registro especial de entrada, que entrará en
vigor a partir de la aprobación, por parte de la Autoridad de Gestión, de los
procedimientos descritos en el presente documento.
A estos efectos, de acuerdo con el art. 2 del RDC, se entiende por:
·
Operación:
a)
un proyecto, contrato, acción o grupo de proyectos seleccionados en el
marco de los programas de que se trate.
b)
en el contexto de los instrumentos financieros, una contribución de un
programa a un instrumento financiero y el posterior apoyo financiero prestado a
los perceptores finales por dicho instrumento financiero.
·
Beneficiario
a)
un organismo público o privado, una entidad con o sin personalidad
jurídica, o una persona física, responsable de iniciar operaciones, o de
iniciarlas y ejecutarlas.
b)
en el contexto de las asociaciones público-privadas, el organismo
público que inicia una operación en el marco de una asociación público-privada
o el socio privado seleccionado para su ejecución.
c)
en el contexto de los regímenes de ayudas estatales, la empresa que
recibe la ayuda.
d)
en el contexto de la ayuda de minimis facilitada de conformidad con los Reglamentos (UE) 1407/2013 (37) o (UE)
717/2014 (38) de la Comisión, el Estado miembro podrá decidir que el
beneficiario a efectos del presente Reglamento sea el organismo que otorga la
ayuda, cuando sea responsable de iniciar la operación, o de iniciarla y
ejecutarla.
e)
en el contexto de los instrumentos financieros, el organismo que ejecuta
el fondo de cartera o, si no existe una estructura de fondos de cartera, el
organismo que ejecuta el fondo específico de que se trate o, si la autoridad de
gestión gestiona el instrumento financiero, la autoridad de gestión.
Por tanto, con respecto a la gestión de regímenes de ayudas, hay que
diferenciar dos posibles situaciones:
a.
Si la operación es una convocatoria de ayudas de mínimis, el
beneficiario podrá ser el órgano concedente de las ayudas.
b.
Para el resto de las ayudas, el beneficiario será el perceptor de la
ayuda.
De acuerdo con tales consideraciones, las operaciones podrán revestir las formas
siguientes:
1.
Selección directa de Operaciones:
Estas operaciones son aquellas que vienen definidas previamente con
cierto detalle en el Programa aprobado.
Esta forma de selección de operaciones va a ser la habitual en nuestro
caso, dadas las características del Programa FSE+ de Melilla y Programa FSE+ de
asistencia material básica y la concreción dentro del mismo de los tipos de
acciones a ejecutar.
En cualquier caso, requerirán de la previa solicitud de financiación o
documento habilitado en el caso del Programa de asistencia material, por parte
del Beneficiario, al Organismo Intermedio.
2.
Selección de operaciones consistentes en convocatorias de ayudas
Con carácter general, previamente a la aprobación y publicación de la
convocatoria, el Organismo Gestor del régimen de ayudas presentará una
solicitud de financiación al Organismo Intermedio, con objeto de que este
valore la adscripción de la misma al Programa.
de solicitudes, forma de valoración de las mismas y criterios de
valoración ponderados aplicables, contribución al cumplimiento de los
indicadores y demás aspectos.
En principio, solamente Proyecto Melilla, SA. (en adelante, Promesa)
gestionará regímenes de ayudas mediante convocatoria, aunque algunas
operaciones de la DGSI y otras DGs podrían gestionarse también bajo esta
modalidad.
No obstante, la solicitud de financiación en sentido estricto la
presentará cada Beneficiario (conforme a la definición de este concepto en el
caso de ayudas de Estado) al Órgano Gestor del régimen de ayudas, una vez la
convocatoria correspondiente sea publicada y el período de admisión de
solicitudes se abra.
3.
Selección de
operaciones a partir de convocatorias de expresiones de interés de los
potenciales beneficiarios
En nuestro caso, se aplicaría este procedimiento de selección únicamente
al resto de las operaciones potenciales del programa, las cuales, en todo caso,
serían la excepción.
Por tanto, se aplica este procedimiento de selección
únicamente de las operaciones desarrolladas por los Beneficiarios en el
ejercicio de sus competencias, salvo que se trate de alguno de los dos casos
anteriores: convocatoria de ayudas o de selección directa de operaciones.
Se registrarán todas las solicitudes de financiación en el registro
específico de la DGPEyP y se comunicarán todas las decisiones tomadas sobre la
aceptación o rechazo de las solicitudes o proyectos a los solicitantes.
La solicitud de financiación, en los casos 1 y 3, vendrá acompañada de
los documentos siguientes:
·
Pliegos de condiciones administrativas, prescripciones técnicas o
documentos que vayan a regir la misma, así como el Informe de necesidad, para
el caso de una contratación pública.
·
Memoria de la operación a realizar para el resto de operaciones y, en su
caso, borrador de la convocatoria de ayudas.
·
Aceptación formal previa del Beneficiario de las instrucciones
previamente transmitidas por la AG o la AC en relación con la naturaleza de las
operaciones previstas.
·
Además, el Beneficiario adjuntará, debidamente cumplimentada, la lista
de comprobación de los criterios obligatorios aplicables a todas las
operaciones del Programa.
·
En el caso en que el Beneficiario pretenda formalizar la operación
mediante un convenio de colaboración con el OI, deberá remitir, además, un
borrador del convenio, en el que se recogerán los términos detallados de la
operación a cofinanciar: gasto elegible y ayuda, descripción de las tareas e
inversiones a realizar con su importe económico, plazos, resultados y
disposiciones para la gestión y supervisión de la operación, incluido el
procedimiento para acordar cambios en la misma.
No obstante, si la solicitud de financiación es previa a la existencia
de los documentos descritos, el organismo solicitante incluirá información
suficiente, en fase de borrador, que permita al Organismo Intermedio emitir una
opinión acerca de su adscripción al Programa.
En último término, hay que mencionar que la Asistencia
Técnica del Programa cofinanciará las actividades desarrolladas, en el
ejercicio de sus propias funciones, por la propia DGPEyP para la programación,
gestión, control y difusión de los fondos. Estas actividades, en la medida en
que son ejecutadas por el OI en el ámbito de las actividades de asistencia
técnica del
Programa FSE+ de Melilla y Programa FSE+ de asistencia material básica, se considerarán incluidas en este punto. Para este
caso, se considerará que cualquier documento que recoja la intención de
llevar a cabo la operación, como podría ser el correspondiente informe de
necesidad en caso de una contratación externa (o documento similar elaborado al
efecto), constituirá la solicitud de financiación.
B) Selección adecuada de las operaciones y/o actuaciones
Recibida la solicitud de financiación del Beneficiario y tomada razón en
el registro específico de la DGPEyP, esta realizará las siguientes actuaciones:
1)
El área de gestión del OI aplicará a las solicitudes de financiación
recibidas los Criterios de Selección de Operaciones aprobados por el Comité de
Seguimiento, así como las normas de admisibilidad de gastos aprobadas y
publicadas por la Autoridad de Gestión.
2)
El Área de gestión del OI realizará previamente las comprobaciones
previstas en la lista de comprobación de la AG. Estas comprobaciones servirán
para asegurar que todas las solicitudes se evalúan y se priorizan correctamente
de acuerdo con los CPSO aplicables.
3)
El área de gestión se asegurará de que no se seleccionan actuaciones y/o
operaciones que hayan concluido materialmente o se hayan ejecutado íntegramente
antes de que el Beneficiario haya presentado la solicitud de financiación
conforme al Programa, al margen de que el Beneficiario haya efectuado todos los
pagos seleccionados. (Artículo 63 del RDC). Es decir, no es obligatorio que el
acto de selección de la operación sea previo al inicio de la ejecución, pero en
todo caso debe ser anterior a su finalización.
4)
Además, el área de gestión comprobará que, si la operación ha comenzado
antes de presentarse una solicitud de financiación, se ha cumplido la normativa
aplicable a la operación.
5)
El OI se asegurará de que los Beneficiarios que participan en la
ejecución de las operaciones mantienen un sistema de contabilidad separado para
todas las transacciones relacionadas con las operaciones objeto de o, al menos,
cuentan con una codificación contable adecuada que permita identificar
claramente dichas transacciones, debiendo desglosar el gasto público en el
Programa FSE+ de Melilla y Programa FSE+ de asistencia material básica y
cofinanciación nacional. Asimismo, el OI también tiene la obligación de contar
con un sistema equivalente de contabilidad separada o de codificación contable.
2.3. Otros aspectos por los que velar en la selección de
operaciones
Además de lo anterior, y de acuerdo con el apartado 2 del artículo 73,
durante el procedimiento de selección de operaciones el Organismo Intermedio
comprobará los siguientes aspectos:
·
Que las operaciones seleccionadas cumplan el programa, incluida su
coherencia con las estrategias pertinentes en las que se basa el programa; así
como que contribuirá eficazmente a la consecución de los objetivos específicos
del programa;
·
Que las operaciones seleccionadas que entran en el ámbito de una
condición favorecedora sean coherentes con las correspondientes estrategias y
documentos de planificación establecidos para cumplir dicha condición
favorecedora;
·
Que las operaciones seleccionadas presenten la mejor relación entre el
importe de la ayuda, las actividades emprendidas y la consecución de los
objetivos;
·
Que el beneficiario disponga de los recursos y mecanismos financieros
necesarios para cubrir los costes de funcionamiento y mantenimiento de las
operaciones que impliquen inversiones en infraestructuras o inversiones
productivas, para garantizar su sostenibilidad financiera;
·
Que las operaciones seleccionadas que entran dentro del ámbito de
aplicación de la Directiva 2011/92/UE del Parlamento Europeo y del Consejo
están sujetas a una evaluación de impacto medioambiental o a un procedimiento
de comprobación previa y que se ha tenido en cuenta adecuadamente la evaluación
de soluciones alternativas, sobre la base de los requisitos de dicha
Directiva;
·
Que, si las operaciones han comenzado antes de la presentación de una
solicitud de financiación a la autoridad de gestión, se haya cumplido el
Derecho aplicable;
·
Que las operaciones seleccionadas se incluyan en el ámbito de aplicación
del Fondo correspondiente y se atribuyan a un tipo de intervención;
·
Que las operaciones no incluyan actividades que formen parte de una
operación sujeta a reubicación de conformidad con el artículo 66 o que
constituyan una transferencia de una actividad productiva de conformidad con el
artículo 65, apartado 1, letra a);
·
Que las operaciones seleccionadas no se vean directamente afectadas por
un dictamen motivado de la Comisión en relación con un incumplimiento en virtud
del artículo 258 del TFUE que ponga en riesgo la legalidad y regularidad del
gasto o la ejecución de las operaciones;
·
Que quede garantizada la protección frente al cambio climático de las
inversiones en las infraestructuras cuya vida útil sea como mínimo de cinco
años.
El Organismo Intermedio no sólo deberá asegurar que dichas
comprobaciones quedan realizadas, sino que, además, quedan adecuadamente
documentadas para su posterior comprobación.
2.4. Recepción del DECA por el Beneficiario
1)
Procedimientos de
entrega al beneficiario de un documento con las condiciones de la ayuda (DECA)
para cada operación.
Una vez realizadas las anteriores comprobaciones por parte del área de
gestión de la DGPEYP, el Director General de Planificación Estratégica y
Programación emitirá, para ambos Programas, en caso de informe favorable, el
documento que establece las Condiciones de la Ayuda (DECA), que conllevará la
aprobación de la solicitud de financiación estudiada; en caso de informe
desfavorable, emitirá una resolución denegatoria de la solicitud de
financiación cursada por el Beneficiario. En ambos casos, las resoluciones del
Director General quedarán registradas y serán comunicadas a los solicitantes.
En el caso de las Convocatorias de Ayuda, el objeto del informe DECA
será la actuación que contempla la convocatoria de ayudas (que después estará
compuesta por varias operaciones concretas de ayudas individuales a
beneficiarios de ayudas de estado, a excepción del caso de ayudas de mínimis) y
el destinatario del mismo será el Beneficiario que va a gestionar y ejecutar la
convocatoria de ayudas.
El Documento que Establece las
Condiciones de la Ayuda (DECA), contendrá las condiciones de la ayuda para cada
operación (art. 73.3 del RDC), en especial:
·
Los requisitos específicos relativos a los productos o servicios que
deban obtenerse de la operación.
·
El plan financiero,
incluyendo las condiciones de financiación de la operación.
·
El calendario de ejecución.
·
El método que debe aplicarse para determinar los costes de la operación
y las condiciones de pago de la subvención.
·
La normativa a aplicar; incluyendo la descripción de las medidas
antifraude que deben aplicarse en la operación, con identificación de los
agentes que las vayan a realizar.
·
La información financiera y de otro tipo que se ha de conservar,
comunicar y facilitar cuando sea requerido.
·
Las condiciones detalladas para el intercambio electrónico de datos.
·
Las particularidades y las obligaciones que conlleva el hecho de contar
con financiación comunitaria, y, concretamente, las siguientes:
-
Las obligaciones en materia de información y comunicación.
-
La obligación de llevar una contabilidad separada o con códigos
específicos de las actuaciones cofinanciadas.
-
La existencia de medidas antifraude que obligan a revisar los
procedimientos y que podrían llegar a dar como resultado, en caso de un alto
nivel de riesgo de fraude detectado, la paralización, rechazo o reintegro de la
ayuda recibida.
-
La necesidad de conservar la documentación durante un periodo
determinado debiendo ponerla a disposición de las autoridades competentes
cuando la soliciten.
-
El hecho de que el nombre de la entidad será publicado en la relación de
beneficiarios que han recibido ayudas junto al importe de las mismas.
-
Las prescripciones de obligado cumplimiento, en el caso de que la
operación vaya a generar ingresos una vez finalizada.
Antes de emitir el DECA, el OI se asegurará de que el Beneficiario tiene
capacidad para cumplir las condiciones que se establecen. A tal efecto, se
considerará que la recepción formal por parte del Organismo Gestor del DECA
implica la declaración responsable de éste de que tiene la capacidad
administrativa, financiera y operativa para cumplir las condiciones
establecidas en el mismo.
Cuando se deban facilitar orientaciones adicionales, derivadas de
instrucciones recibidas de la AG, de la AC, del Comité de Seguimiento, o del
propio OI, y estas sean con posterioridad a la aprobación de las operaciones,
se seguirá un procedimiento similar al del informe DECA inicial.
En lo relativo a las actividades
desarrolladas, en el ejercicio de sus propias funciones, por el propio OI
(Dirección General de Planificación Estratégica y Programación de la CAM)
consistirán fundamentalmente en asistencias técnicas para la programación,
gestión, control, evaluación y difusión de los fondos, encuadradas en la
Asistencia Técnica del Programa. En estos casos, se expedirá un DECA, a
efectos internos, por la propia Dirección General.
2)
Procedimientos de
entrega al beneficiario de un documento con las condiciones de la ayuda (DECA)
para cada operación en el caso de Convocatorias de Ayudas.
Una vez que el organismo gestor del régimen de ayudas haya presentado la
preceptiva solicitud de financiación junto con la documentación requerida, y
una vez que área de gestión de la DGPEyP haya informado favorablemente sobre la
actuación, el Director General de Planificación Estratégica y Programación
habrá emitido un DECA sobre la convocatoria de ayudas cuyo destinatario será el
organismo gestor.
A partir de ese momento, el Beneficiario continuará con el procedimiento
de aprobación de la Convocatoria de ayudas, que culminará con su publicación en
el Boletín Oficial de Melilla (BOME), momento a partir del cual se iniciará la
información y comunicación a los Beneficiarios potenciales de ayudas de estado,
los cuales serán, en su mayor parte, empresas, independientemente de la forma
jurídica que ostenten.
Estos beneficiarios potenciales, en el caso de estar interesados,
presentarán solicitudes concretas de ayudas al organismo gestor. Todas las
solicitudes de ayuda quedarán registradas en los sistemas de información del
organismo que concede la ayuda.
Estos procedimientos de ayudas se caracterizan por
iniciarse de oficio, por tener una fase de instrucción en la cual se elabora un
informe propuesta de resolución, que será tenido en cuenta en la siguiente fase
de resolución de otorgamiento y que, finalmente, concluye con la notificación
de las solicitudes aceptadas y desestimadas.
En estos casos –con la única excepción de las ayudas de mínimis-, la
solicitud de financiación será la correspondiente petición cursada por el
potencial beneficiario ante el organismo que concede la ayuda, de acuerdo con
los criterios de valoración previamente fijados en las bases reguladoras, en su
caso, así como en la propia convocatoria. En el caso de las ayudas de mínimis,
el Beneficiario podrá coincidir con el organismo gestor de las ayudas.
El organismo gestor evaluará todas estas solicitudes de forma coherente
y no discriminatoria. Este procedimiento de valoración se realizará con
sujeción a los principios de publicidad, transparencia, concurrencia,
objetividad, igualdad de trato y no discriminación, eficacia en el cumplimiento
de los objetivos fijados por los organismos otorgantes y eficiencia en la
utilización de los recursos públicos, recogidos en la Ley General de
Subvenciones, que cada órgano concedente aplicará y adaptará conforme a su régimen
jurídico y procedimiento propio.
Los criterios y la puntuación utilizados se ajustarán a los aprobados
por el comité de seguimiento y mencionados en la convocatoria. Para evaluar las
solicitudes o proyectos el organismo intermedio garantizará que los evaluadores
poseen la cualificación y la independencia precisas.
Una vez estudiadas las solicitudes, el Departamento de Ayudas del
Organismo Gestor emitirá una Informe de las solicitudes de financiación
presentadas por las empresas solicitantes.
A la vista de los informes elaborados por el Departamento de Ayudas, se
reúne la Comisión de Ayudas Públicas de la Consejería de Economía, Comercio,
Innovación Tecnológica, Turismo y de Fomento de la Ciudad Autónoma de Melilla,
que tiene como función aprobar una propuesta de resolución, favorable o
desfavorable, sobre la ayuda solicitada.
La Comisión va a estar regulada en las propias Bases Reguladoras de cada
ayuda cofinanciada en el período de programación 2021-2027, con la siguiente
composición:
·
Director General de Turismo y Activación Económica de la Consejería de
Economía, Comercio, Innovación Tecnológica, Turismo y de Fomento, que la
preside.
·
Secretario Técnico de la Consejería de Economía, Comercio, Innovación
Tecnológica, Turismo y de Fomento.
·
Secretaria de la Comisión e Instructora de los expedientes de ayudas.
A su vez, participan, sin derecho a voto:
·
Uno o varios Técnicos del organismo gestor de las ayudas.
Tras la reunión de la Comisión se emite una propuesta de resolución de
aprobación o denegación de la ayuda solicitada, la cual se traslada al
solicitante, otorgándole el plazo reglamentario que proceda para presentar
alegaciones, en su caso.
Una vez finalizado este procedimiento y, por tanto, la aceptación de las
ayudas por parte del solicitante, el expediente es trasladado a la Consejería
de Economía, Comercio, Innovación Tecnológica, Turismo y de Fomento.
Una vez firmada la correspondiente Orden por el Consejero, en caso de
denegación de la ayuda solicitada, debe notificarse por escrito al solicitante
exponiendo claramente los motivos. El procedimiento de recurso y las decisiones
correspondientes deben publicarse en el Boletín Oficial.
En caso de aprobación de la ayuda solicitada, la Orden se trasladará al
solicitante, que se constituye en Beneficiario de la Operación concreta,
haciéndole entrega del DECA.
Este DECA deberá ser recibido y aceptado de conformidad, en cuanto a las
obligaciones que contenga, por el beneficiario. Concretamente, en este
documento, que está integrado en la Orden del Consejero, se relacionarán las
siguientes condiciones de la ayuda aprobada:
·
Abono del montante.
·
Requisitos del proyecto.
·
Financiación del proyecto.
·
Calendario de ejecución.
·
La obligación de llevar una contabilidad separada o con códigos
específicos de las actuaciones cofinanciadas. En este caso, el beneficiario en
el marco de ayudas de estado deberá firmar una declaración responsable al
efecto.
·
Información y comunicación del apoyo del Programa FSE+ de Melilla y
Programa FSE+ de asistencia material básica.
·
Disponibilidad de documentos.
·
Transparencia y medidas antifraude.
·
Costes subvencionables.
·
Justificación de la ayuda y suministro de datos.
·
Ayudas de mínimis (según el caso).
·
Lista de operaciones y Base de Datos Nacional de Subvenciones.
·
Indicadores de realización.
·
Categorías de intervención.
·
El hecho de que el nombre de la entidad será publicado en la relación de
beneficiarios que han recibido ayudas junto al importe de las mismas.
En síntesis, el procedimiento en el caso de convocatorias
de ayudas gestionadas por Proyecto Melilla, SA, es el siguiente:
2.5. Operaciones de Importancia Estratégica
En el Programa FSE+ de Melilla las operaciones estratégicas aparecen
relacionadas en el texto del propio Programa.
En este sentido, ya están seleccionadas, independientemente de que,
previamente a su puesta en marcha, los organismos gestores presentarán una
solicitud de financiación que deberá ser aprobada por el OI con los mismos
procedimientos que los aplicables al resto de las operaciones.
B) Seguimiento del Programa
El Organismo Intermedio deberá realizar un seguimiento del Programa
aprobado, tanto en términos financieros, en función de la senda financiera
provista a la Ciudad Autónoma de Melilla y el gasto que vaya declarándose en
cada ejercicio, como en términos cualitativos, a través de indicadores de
realización y resultado, volcándose en el aplicativo de la UAFSE “FSE PLUS” los
indicadores asociados a cada operación, asegurándose en todo caso el adecuado
cumplimiento del marco de rendimiento. Para ello, el Beneficiario deberá
remitir periódicamente al Organismo Intermedio certificados de indicadores
firmados para cada operación de manera que se garantice la fiabilidad de los
datos aportados, indicándose en estos el cálculo realizado para la obtención de
sus valores.
Cumplimiento de la normativa de aplicación durante la ejecución del
programa
El OI debe garantizar que las operaciones objeto de cofinanciación
respetan las normas comunitarias, nacionales y regionales (en su caso)
aplicables durante todo el período de ejecución.
Debe prestarse especial atención al cumplimiento de la normativa en
materia de Ayudas de Estado y, en particular, la referida en el RDC para
instrumentos financieros (artículo 68), para las asociaciones públicoprivadas,
para situaciones de incompatibilidad de doble financiación, en relación con la
durabilidad de las operaciones de inversión (artículo 65 RDC) o
infraestructuras, en relación con la disponibilidad de los documentos (artículo
82 RDC) y en relación con la obligación del Estado Miembro de recuperar las
Ayudas de Estado ilegales.
Además, dependiendo de la naturaleza de la operación en cuestión, serán
de aplicación distintas normas. A continuación, se citan algunas de las más
importantes:
·
Normativa en materia de contratación;
·
Normativa en materia de prevención, detección y corrección del fraude;
·
Normas referentes a la subvencionabilidad del gasto;
·
Normativa en materia de publicidad;
·
Normas de ayudas de estado.
·
Normas sobre medio ambiente, cumplimiento del principio DNSH, desarrollo
sostenible, igualdad de género, igualdad de oportunidades, accesibilidad;
·
Normas de contabilidad.
La UAFSE ha sido la encargada de promover la orden de elegibilidad para
el periodo 2021-2027. Con fecha 13 de febrero de 2024, se publicó en el B.O.E.
la Orden TES/106/2024, de 8 de febrero, por la que se determinan los gastos
subvencionables por el Fondo Social Europeo Plus durante el período de
programación 2021-2027.
En el ámbito específico de la contratación, hay que atender a la Ley
9/2017, de 8 de noviembre, de Contratos del Sector Público, por la que se
transponen al ordenamiento jurídico español las Directivas del Parlamento
Europeo y del Consejo 2014/23/UE y 2014/24/UE, de 26 de febrero de 2014. y, en
su caso, a la Ley 38/2003, de 17 de noviembre, General de Subvenciones (LGS).
En cualquier caso, algunos aspectos concretos que conviene tener en
cuenta en procesos de contratación son los siguientes:
·
En los documentos (pliegos, anuncios, etc.) que sustenten la
contratación debe hacerse constar la cofinanciación por los Fondos Europeos o
la posibilidad de que ésta tenga lugar, si no se sabe con certeza en el momento
de publicación de dichos documentos; así como la necesidad de recabar DACIS de
los miembros participantes; debe tenerse especial cuidado en la redacción de
los pliegos, y en los criterios de adjudicación, recogiendo que cualquier
referencia a normas técnicas incluye la mención “o equivalente”, así como
evitar limitaciones genéricas de la subcontratación, entre otros aspectos.
·
Es obligatorio contar con varias ofertas (al menos tres ofertas) cuando
el importe del gasto subvencionable supere las cuantías establecidas en la
legislación de contratos del sector público para el contrato menor.
·
Cualquier entidad que ejecute gasto público cofinanciado,
independientemente de su naturaleza, deberá atenerse a las directivas
comunitarias y legislación nacional de contratación pública.
·
No pueden incluirse criterios de valoración de ofertas discriminatorios
o que alteren la concurrencia. Sí se pueden establecer requisitos mínimos a
cumplir por los ofertantes, pero éstos no pueden utilizarse para valorar
favorablemente unas ofertas frente a otras ni suponer restricciones
injustificadas a la concurrencia.
·
El proceso de contratación debe quedar perfectamente documentado,
incluyendo la justificación de selección de la oferta más favorable y las
comunicaciones con los ofertantes.
·
La prestación del servicio contratado debe ser demostrable y tiene que
estar verificada y aceptada de forma previa a la certificación del pago,
conforme a las condiciones que se establezcan en el contrato.
·
Si se utiliza el procedimiento de urgencia/emergencia, debe estar
perfectamente justificado.
·
Como aplicación de medidas antifraude se definirán una serie de eventos
que señalen una gradación del riesgo de fraude existente. Se trata de las
denominadas “banderas rojas” en terminología de las Guías de la Comisión
Europea que deberán concretarse en el Manual de Procedimientos del OI.
Al objeto de facilitar a la Autoridad de Gestión el cumplimiento de la
obligación de transmisión de datos a la Comisión Europea derivada del art. 42
del RDC, el organismo intermedio requerirá en el programa regional a cada uno
de los organismos gestores, información actualizada de los datos acumulados de
evolución del Programa, cada ejercicio de la forma siguiente:
·
Datos financieros: 2 de enero; 31 de marzo; 30 de junio; 31 de agosto;
31 de octubre.
·
Evolución de los indicadores: 2 de enero; y 30 de junio.
Mientras que para el Programa Básico los datos se transmitirán
anualmente a más tardar el 31 de enero con arreglo al art. 42.1 RDC.
Además, requerirá un estado demostrativo de los cálculos realizados y de
la documentación que la soporta, que deberá quedar almacenada en los archivos
del organismo intermedio.
C) Declaración de Gestión y el apoyo a los Comités de Seguimiento
1. Declaración de gestión
El Organismo lntermedio contribuirá anualmente, para cada ejercicio
contable, a la elaboración de la declaración de gestión contemplada en el
artículo 74, apartado 1, letra f), conforme a la plantilla que figura en el
anexo XVIII del RDC, basándose en su propio criterio y en toda la información
de que disponen en la fecha de las cuentas presentadas a la Comisión, incluidos
los resultados de las verificaciones de gestión y sobre el terreno realizadas
con arreglo al artículo 74 del Reglamento (UE) 2021/1060 del Parlamento Europeo
y del Consejo y de las auditorías y los controles relativos a los gastos
incluidos en las solicitudes de pago presentadas a la Comisión para el
ejercicio contable que finalizó el 30 de junio del ejercicio contable anterior.
Esta declaración de gestión deberá remitirse en los plazos fijados en el
art 98 del RDC.
En esta se declarará por parte del Organismo Intermedio que:
1.
La información recogida en las cuentas del ejercicio contable
correspondiente se ha presentado debidamente y es completa y exacta, de
conformidad con el artículo 98 del Reglamento (UE) 2021/1060
2.
Los gastos consignados en las cuentas cumplen el Derecho aplicable y se
han utilizado para los fines previstos.
Además, confirmarán que:
1.
Las irregularidades observadas en los informes finales de auditoría y
control en relación con el ejercicio contable han sido adecuadamente tratadas
en las cuentas, al objeto de cumplir, en concreto, lo dispuesto en el artículo
98 y de presentar cuentas, los gastos sujetos a una evaluación en curso sobre
su legalidad y regularidad han sido excluidos de las cuentas a la espera de que
concluya dicha evaluación, para su posible inclusión en una solicitud de pago
de un ejercicio contable posterior.
2.
La fiabilidad de los datos relativos a los indicadores, las etapas y los
datos sobre los avances del programa.
3.
La existencia de medidas antifraude eficaces y proporcionadas y que
estas tienen en cuenta los riesgos identificados al respecto
4.
No tienen conocimiento de ningún asunto no revelado relativo a la
reputación relacionado con la ejecución del programa.
Esta declaración de gestión vendrá acompañada de un resumen de los
controles realizados por el propio organismo y sus principales resultados, con
referencias a las verificaciones de gestión del periodo contable, y otras
actuaciones de control o supervisión que se hayan desarrollado por sus
servicios de control. También incluirá los controles efectuados por la
Autoridad de Gestión para supervisar las tareas delegadas y los resultados de
las auditorías de sistemas y de operaciones llevados a cabo por la Autoridad de
Auditoría y otras autoridades nacionales o comunitarias.
Igualmente, contendrá un análisis de la naturaleza y alcance de los
errores y debilidades detectadas, así como del seguimiento de las mismas,
incluyendo las medidas correctoras adoptadas y proponiendo a la Autoridad de
Gestión la exclusión preventiva de aquellos gastos que pudieran no cumplir con
los requisitos establecidos, con la antelación necesaria a la fecha de
presentación definitiva de las cuentas.
En el Programa Básico el proceso de la declaración de gestión se hará
conforme a como lo solicite la Autoridad de Gestión.
2. Apoyo a los Comités de Seguimiento del Programa
La Dirección General de Planificación Estratégica y Programación, como
Órgano Intermedio del Programa de Melilla a efectos internos, ostenta la
Presidencia del Comité de Seguimiento del Programa FSE+ de Melilla 2021-2027,
en régimen de co-presidencia con la Subdirección General de la Unidad
Administradora del Fondo Social Europeo del Ministerio de Trabajo y Economía
Social.
Corresponde a la presidencia, el desarrollo de las siguientes funciones:
1.
Representar al Comité de Seguimiento.
2.
Acordar la convocatoria de las sesiones, tanto ordinarias como
extraordinarias.
3.
Presidir las sesiones, moderar el desarrollo de los debates y
suspenderlos por causas justificadas.
4.
Visar las actas y los acuerdos adoptados en el Comité.
Además de las funciones que corresponden a la DG de Planificación
Estratégica y Programación como copresidente del Comité, asumirá las siguientes
funciones:
a)
Respaldo a los trabajos del comité de seguimiento.
b)
Participación en la elaboración del informe final de rendimiento del
Programa, y su envío a la AG, con tiempo suficiente para que esta pueda
incorporarlos a la siguiente reunión del referido Comité.
c)
Respaldo a la participación en el Comité de Seguimiento de sus miembros
a título consultivo, especialmente los representantes de los interlocutores
económicos y sociales, facilitándoles, con la suficiente antelación a la
celebración de sus reuniones, la documentación e informes que requieran al
objeto de que puedan presentar propuestas al Comité y participar en sus
trabajos en condiciones de igualdad.
d)
Cualesquiera otras que le correspondan, bien en representación del
Beneficiario Ciudad Autónoma de Melilla, bien en su calidad de órgano
Intermedio, o las que pueda encomendarle la Autoridad de Gestión.
Por otra parte, la DGPEyP, como OI, formará parte y participará en los
trabajos del Comité de Seguimiento del Programa FSE+ de Melilla, cuya
responsabilidad es asegurarse de la eficacia y la calidad de dicho programa.
Las tareas del Comité de Seguimiento son las que se indican en los Artículos 38
a 40 del RDC.
El OI suministrará al Comité de Seguimiento los documentos que permitan
supervisar la calidad de la ejecución del Programa a la luz de sus objetivos
específicos.
En términos prácticos, debe facilitar toda la información necesaria para
que el Comité de Seguimiento cumpla con sus funciones, y ha de estar en
disposición de explicar, describir y justificar el desarrollo de las
actuaciones de cuya gestión sean responsables.
Además, debe informar en el Comité de cualquier hecho o circunstancia
que sea relevante para el buen desarrollo del Programa, incluidas las sospechas
o casos detectados de fraude, si los hubiera habido en el periodo sobre el cual
se informa, acompañando, en su caso, información sobre las medidas aplicadas
para corregirlos.
Asimismo, la DGPEyP adoptará, en caso necesario, las medidas necesarias
para solucionar las debilidades y problemas detectados por el Comité de
Seguimiento del Programa FSE+ de Melilla.
El Comité de Seguimiento examinará:
a)
los avances en la ejecución del programa y en el logro de los hitos y
las metas;
b)
cualquier problema que afecte al rendimiento del programa y las medidas
adoptadas para subsanarlo;
c)
la contribución del programa a la superación de los retos señalados en
las recomendaciones específicas por país pertinentes que estén relacionadas con
la aplicación del programa;
d)
los elementos de la evaluación ex ante enumerados en el artículo 58,
apartado 3, y en el documento de estrategia al que se refiere el artículo 59,
apartado 1;
e)
los avances logrados en la realización de evaluaciones, síntesis de
evaluaciones y cualquier seguimiento dado a sus conclusiones;
f)
la ejecución de acciones de comunicación y visibilidad;
g)
los avances realizados en la ejecución de operaciones de importancia
estratégica, cuando sea pertinente;
h)
el cumplimiento de las condiciones favorecedoras y su aplicación a lo
largo del período de programación;
i)
los avances realizados en la creación de capacidad administrativa para
entidades públicas, socios y beneficiarios, cuando sea pertinente;
j)
la información relativa a la aplicación de la contribución del programa
al Programa InvestEU, de conformidad con el artículo 14 del RDC, o de los
recursos transferidos con arreglo al artículo 26 del RDC, cuando sea aplicable.
El Comité además aprobará:
a)
la metodología y los criterios utilizados para la selección de las
operaciones, así como cualquier modificación al respecto, sin perjuicio de lo
dispuesto en el artículo 33 del RDC, apartado 3, letras b), c) y d); a petición
de la Comisión, la metodología y los criterios utilizados para la selección de
las operaciones, así como cualquier modificación al respecto, se presentarán a
la Comisión al menos 15 días hábiles antes de su presentación al Comité;
b)
el informe final de rendimiento del programa;
c)
el plan de evaluación y cualquier modificación de este;
d)
toda propuesta de la Autoridad de Gestión de modificar el programa,
incluidas las transferencias de conformidad con el artículo 24.5 y el articulo
26 RDC.
Finalmente, el Comité podrá efectuar recomendaciones a la Autoridad de
Gestión, en particular en relación con medidas para reducir la carga
administrativa de los beneficiarios.
Obligaciones de los miembros del Comité de Seguimiento:
•
Los miembros del Comité observarán la normativa aplicable en materia de
conflicto de interés. Para garantizar que no existe conflicto de intereses, los
miembros del Comité deberán firmar una Declaración de Ausencia de Conflicto de
Intereses (DACI), diferenciando si tienen o no la condición de empleados
públicos.
•
Los miembros del Comité observarán la normativa aplicable en materia de
transparencia.
Las actuaciones relacionadas con la transparencia, comunicación y
visibilidad, que afecten al Comité, se realizarán a través del futuro portal
web único, si bien de manera transitoria se empleará la página web de la
Dirección General de Fondos Europeos del Ministerio de Hacienda y Función
Pública, a la que se podrá acceder desde el enlace:
https://www.fondoseuropeos.hacienda.gob.es.
La relación de miembros activos del Comité se publicará en el sitio web
al que hace referencia el artículo 49.1 del RDC, recogiendo nombre, cargo y
organismo al que representa.
Con un plazo de antelación de 15 días hábiles a la fecha de celebración
del Comité de Seguimiento, la AG, a través de la Secretaría del Comité,
remitirá al OI y al resto de los miembros del Comité, el orden del día y toda
la documentación que vaya a ser sometida a aprobación, así como toda la
información necesaria para el examen de la marcha del Programa.
El Comité de Seguimiento, dentro del cual participarán miembros del OI,
se reunirá para estudiar los documentos que deban someterse a aprobación.
•
Si no se aprueban, se
devuelve a la AG para que introduzca los cambios pertinentes.
•
Si se aprueban, la AG lo remite a la Comisión Europea.
Las sesiones del Comité de Seguimiento podrán realizarse por
procedimiento escrito de acuerdo con lo establecido en el reglamento interno
del mismo.
Otros aspectos a tratar por el Comité de Seguimiento:
Modificación del Programa.
El OI podrá proponer a la AG cualquier modificación del Programa en el
ámbito de su competencia, en supuestos tales como:
•
Cambios en el diagnóstico de la situación sobre la que se quiere
intervenir.
•
Existencia de problemas para ejecutar lo inicialmente programado en el
plazo establecido.
•
Otros supuestos.
La propuesta de modificación será enviada por el responsable del OI a la
AG del Programa, con el fin de que sea planteada al Comité de Seguimiento.
Contribución a la Evaluación del Programa
De acuerdo con lo establecido en el artículo 44 del RDCDG, la AG o el
Estado miembro elaborarán un Plan de Evaluación para uno o más Programas, que
será presentado al Comité de Seguimiento a más tardar un año después de la
adopción del Programa.
La persona responsable del OI en el Comité de Evaluación del FSE+
2021-2027, constituido a escala nacional será responsable de facilitar todos
los datos que sean requeridos para llevar a cabo las evaluaciones previstas en
el Plan de Evaluación común del Programa FSE+ de Melilla elaborado por la AG.
Asimismo, será responsable de la elaboración y ejecución del Plan de Evaluación
específico del Programa.
Todas las evaluaciones que se realicen durante el período de
programación, que se prevé sean realizadas mediante evaluadores externos, serán
examinadas por el Comité de Seguimiento y enviadas a la Comisión.
Seguimiento de las decisiones y recomendaciones del comité.
Si durante la celebración de un Comité de Seguimiento del Programa, haya
sido este realizado de manera presencial o por procedimiento escrito, hubiesen
sido detectadas debilidades a superar o la existencia de problemas específicos
sufridos por la Ciudad Autónoma de Melilla que afectan a su capacidad de
gestión como Organismo Intermedio del Programa FSE+ 2021-2027 de Melilla, y se
hubiera adoptado acuerdo válido reconociendo las mismas, se actuará siguiendo
el siguiente procedimiento para su corrección:
1.
El Director General de Planificación Estratégica y Programación de la
CAM dispondrá, en todo caso, de un período de un mes para presentar alegaciones
a tal acuerdo del Comité de Seguimiento.
2.
El Comité de Seguimiento resolverá, normalmente mediante procedimiento
escrito, sobre tales alegaciones en el plazo de un mes desde su presentación.
3.
Una vez la resolución del Comité sea firme, en el caso de que se hayan
conformado las debilidades / problemas, el Director General de Planificación
Estratégica y Programación deberá presentar un Plan de Acción ante las mismas
en el plazo de un mes.
4.
La Autoridad de Gestión deberá recibir tal Plan de Acción y resolver
sobre el mismo, en su caso, en un período de un mes desde su presentación.
5.
En caso de aprobación por la AG, el OI dispondrá de un período de seis
meses para adoptar todas las medidas contempladas en el Plan de Acción, a
excepción de las medidas relativas a la incorporación de personal propio de
plantilla, las cuales requerirán de un período de tiempo de dieciocho meses,
salvo que por exigencias de la legislación aplicable haya que observar un plazo
mínimo superior.
6.
En caso de rechazo del Plan de Acción, se iniciará un procedimiento que
podrá llevar, en último caso, a la revocación del Acuerdo de Atribución de
Funciones suscrito entre la AG y el OI, una vez realizadas las actuaciones
previstas para la revocación.
3. Supervisión por la
Autoridad de Gestión
La Autoridad de Gestión ejecutará un plan anual de control para
supervisar la correcta implementación de las funciones delegadas en el OI.
Igualmente, la Intervención General de la CAM, entidad colaboradora de la
Autoridad de Auditoría, realiza auditorías de sistemas del OI. En ambos casos,
se llevan a cabo las siguientes verificaciones sobre los sistemas con el fin de
realizar pruebas de cumplimiento:
1) Verificar la existencia de
una clara definición y asignación de funciones y sistemas,
2) Verificar que existen
procedimientos adecuados para la selección de operaciones,
3) Verificar la existencia de
información adecuada a los beneficiarios de las condiciones aplicables a las
operaciones seleccionadas,
4) Comprobar que existen
procedimientos de verificación de gestión adecuados,
5) Verificar la existencia de
una pista de auditoría apropiada,
6) Verificar la existencia de
sistemas informáticos fiables de contabilidad, de supervisión y de información
financiera,
7) Verificar la aplicación
eficaz de medidas proporcionadas contra el fraude,
8) Verificar la existencia de
procedimientos apropiados para elaborar la declaración de la gestión y el
resumen anual de los informes de auditoría y de los controles realizados.
En función de tales auditorías, las categorías de evaluación de cada una
de las disposiciones clave del sistema son cuatro:
•
Categoría 1: Funciona bien. Solo cabe introducir mejoras poco significativas.
•
Categoría 2: Funciona bien. Son necesarias algunas mejoras.
•
Categoría 3: Funciona parcialmente. Son necesarias mejoras importantes.
•
Categoría 4: En esencia no funciona.
Implicaciones en función del encuadramiento en las categorías de
evaluación:
1.
De acuerdo con la Descripción de funciones y procedimientos de la
Autoridad de Gestión y la Autoridad Contable, se considerará que el sistema de
control y gestión presenta deficiencias graves en su funcionamiento si los
requisitos 2), 4) y 5), o dos más de los restantes, se evalúan como
pertenecientes a las Categorías 3 o 4.
2.
En el caso de la evaluación final de los sistemas ofrezca como resultado
su inclusión dentro de las categorías 3 ó 4, dará lugar a la notificación por
la AG de un Plan de Acción que deberá cumplirse en el plazo de dos meses.
3.
En caso de que los sistemas de gestión y control se evalúen con
categoría 2, el OI deberá atender las recomendaciones contenidas en tal informe
de evaluación en el plazo de seis meses a partir de la notificación del
control.
4.
Si en el control se hubieran detectado importes irregulares, el OI
deberá retirar los mismos en el plazo de dos meses desde la notificación del
control, transcurridos los cuales la AG iniciará el procedimiento de
recuperación.
5.
En cualquier caso, todas las recomendaciones incluidas en los referidos
informes de auditoría emitidos por los órganos de control pertinentes, tanto a
nivel nacional como de la UE, incluso las encuadradas en las Categorías 1) y
2), serán objeto de seguimiento puntual y puesta en práctica, en el caso que
sea posible, por parte del OI en un plazo prudencial, de lo que se dará debida
cuenta a la AG.
6.
Si los controles identificaran debilidades y/o problemas en las
funciones y procedimientos aplicados por el OI, este iniciará inmediatamente un
procedimiento interno de revisión de las mismas que desembocará en una
propuesta de subsanación que el OI remitirá a la AG en el plazo de dos meses
desde su recepción. En la eventualidad de que la revisión implique un aumento
en los medios materiales o en los recursos humanos destinados a las tareas
asumidas por el OI, su subsanación estará condicionada al cumplimiento de los
pasos administrativos y plazos impuestos por la reglamentación aplicable.
y declarar si suponen o no algún impedimento para desempeñar eficazmente
las funciones acordadas en el correspondiente Acuerdo de Atribución de
Funciones.
Si no supusiesen impedimento, el OI deberá acompañar a su declaración la
actualización de su descripción de funciones y procedimientos que la AG
recogerá en el historial de designaciones del OI de que se trate. La AG
reevaluará las funciones y procedimientos remitidos y, si resulta positiva, lo
comunicará al OI junto con su pronunciamiento respecto a si corresponde o no la
suscripción de un nuevo Acuerdo de Atribución de Funciones, o una adenda al
existente o simplemente basta con que la AG diligencie en el Acuerdo existente
los cambios incorporados. Los documentos, comunicaciones y procedimientos
quedarán registrados en FSE PLUS, donde, en su caso, se generaría una nueva
versión del OPI, en terminología de las guías de usuario de dicho sistema de
información.
En cualquier caso, si el cambio en las funciones y procedimientos del OI
obligase a este a revisar su Manual de procedimientos resultante de la
Descripción actualizada y aprobada por la AG de sus funciones y procedimientos,
implicará una modificación del referido Manual, su aprobación por el Consejo de
Gobierno de la Ciudad Autónoma de Melilla y a su publicación actualizada en el
Boletín Oficial de Melilla.
Si el OI declarara que las modificaciones acaecidas suponen un obstáculo
insalvable para desempeñar lo establecido en el Acuerdo de Atribución de
Funciones, se estará a lo previsto en dicho Acuerdo respecto a la revocación
del mismo.
Conservación de los documentos necesarios para la pista de auditoría
(art. 69.6 y anexo XIII RDC)
El OI garantizará que se dispone de todos los documentos sobre el gasto
y las auditorías necesarios para contar con una pista de auditoría
adecuada.
Se considerará que una pista de auditoría es adecuada cuando contenga:
1.
Documentación que permita la verificación de la aplicación de los
criterios de selección establecidos por la autoridad de gestión, así como
documentación relativa al procedimiento de selección en general y la aprobación
de las operaciones.
2.
Documento (acuerdo de subvención o equivalente) que establece las
condiciones de apoyo firmadas por el beneficiario y la autoridad de
gestión/organismo intermedio.
3.
Registros contables de las solicitudes de pago presentadas por el
beneficiario, según constan en el sistema electrónico de la autoridad de
gestión/organismo intermedio.
4.
Documentación sobre las verificaciones de los requisitos de no
deslocalización y durabilidad, establecidos en el artículo 65, el artículo 66,
apartado 2, y el artículo 73, apartado 2, letra h).
5.
Prueba del pago de la contribución pública al beneficiario y fecha en
que se haya abonado el pago.
6.
Documentación que acredite las comprobaciones administrativas y, en su
caso, sobre el terreno, efectuadas por la autoridad de gestión/organismo
intermedio.
7.
Información sobre las auditorías realizadas.
8.
Documentos relativos al seguimiento por el organismo intermedio a
efectos de las verificaciones de la gestión y los resultados de las auditorías.
9.
Documentación que acredita la verificación del cumplimiento del Derecho
aplicable.
10.
Datos relativos a los indicadores de realización y resultados que
permitan la conciliación con las metas correspondientes y los hitos
comunicados.
11.
Documentación relativa a las correcciones financieras y deducciones
practicadas a los gastos declarados a la Comisión en cumplimiento del artículo
98, apartado 6, realizadas por la autoridad de gestión/organismo
intermedio/organismo a cargo de la función de contabilidad.
12.
Para las subvenciones que revistan la modalidad establecida en el
artículo 53, apartado 1, letra a) del RDC, las facturas (o documentos de valor
acreditativo equivalente) y justificantes de su pago por el beneficiario, así
como los documentos contables del beneficiario relativos al gasto declarado a
la Comisión.
13.
Para las subvenciones que revistan la modalidad establecida en el
artículo 53, apartado 1, letras b), c) y d) y, según el caso, documentos que
justifiquen el método de fijación de costes unitarios, sumas a tanto alzado y
tipos fijos; categorías de costes que forman la base para el cálculo;
documentos acreditativos de los costes declarados en el marco de otras
categorías de costes a los que se aplica un tipo fijo; acuerdo expreso de la
autoridad de gestión sobre el proyecto de presupuesto en el documento que
establece las condiciones de apoyo; documentación sobre los costes salariales
brutos y sobre el cálculo de la tarifa horaria; cuando se utilizan opciones de
costes simplificados basadas en métodos existentes, documentación que confirme
la conformidad con tipos de operaciones similares y con la documentación
requerida por el método existente, en su caso.
El OI realizará un análisis minucioso de la información a conservar y
transmitir, identificando de forma clara y unívoca quién es el responsable de
cada parte de la misma.
De esta manera se podrá informar a los Organismos Gestores de sus
obligaciones en la materia y se tendrá constancia de que no existen lagunas en
la pista de auditoría.
El OI creará un registro de la identidad y la ubicación de los
organismos gestores que conservan los documentos justificativos relativos a los
gastos y las auditorías. Cada registro tendrá un archivo digital para
documentación y se actualizará por un sistema de versiones. Este registro
tendrá datos estructurados:
•
Naturaleza de la institución.
•
NIF.
•
Persona de contacto.
•
Domicilio.
Por otra parte, se mantendrá en el sistema informático del OI un archivo
digital por cada operación, contrato y transacción.
Asimismo, el OI debe disponer de un sistema de contabilidad separada, y
en la sede del mismo se conservará copia de toda la documentación aportada al
sistema FSE PLUS, de forma que se pueda conciliar los importes totales
certificados a la Unión Europea con los registros contables. Los Organismos
Gestores tendrán la obligación de mantener los datos y la documentación de su
competencia, de acuerdo con el documento de entrega de las condiciones de la
ayuda.
CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
JUSTIFICATIVOS PRESENTADOS (art. 82)
1)
Cada uno de los Organismos de Ejecución aportará las medidas pertinentes
para asegurar que todos los documentos justificativos relacionados con los
gastos y con las auditorías correspondientes a un Programa se mantienen a
disposición de la Comisión y del Tribunal de Cuentas durante el plazo al que se
refiere el art 82.1, que establece lo siguiente:
“Sin perjuicio de las normas aplicables en materia de ayudas estatales,
la autoridad de gestión garantizará que todos los documentos justificativos
relacionados con una operación que reciba ayuda de los Fondos se conserven en
el nivel adecuado durante un plazo de cinco años a partir del 31 de diciembre
del año en que la autoridad de gestión efectúe el último pago al beneficiario”.
2)
Dicho período quedará interrumpido si se inicia un procedimiento
judicial o a petición, debidamente justificada, de la Comisión.
El OI informará a los Beneficiarios de la fecha de inicio del período
mencionado en el apartado 1) en el Documento que Establece las Condiciones de
la Ayuda.
Formato en que se almacenarán los documentos.
Los documentos se conservarán o bien en forma de originales o de copias
compulsadas de originales, o bien en soportes de datos comúnmente aceptados, en
especial versiones electrónicas de documentos originales o documentos
existentes únicamente en versión electrónica.
Los soportes de datos generalmente aceptados serán, al menos, los
siguientes:
Ø Las fotocopias de documentos
originales.
Ø Las microfichas de
documentos originales.
Ø Las versiones electrónicas
de documentos originales.
Ø Los documentos que solo
existan en versión electrónica.
El OI deberá asegurar del cumplimiento de las reglas de certificación,
de la conformidad con el documento original y de los documentos conservados en
soportes de datos aceptados. Dicho procedimiento garantizará que las versiones
conservadas cumplen los requisitos legales nacionales y son fiables a efectos
de auditoría.
Cuando los documentos sólo existan en versión electrónica, los sistemas
informáticos utilizados cumplirán con las normas de seguridad aceptados que
garanticen que los documentos conservados cumplen los requisitos legales
nacionales y son fiables a efectos de auditoría.
En el caso de facturas electrónicas, se estará a lo dispuesto en la
aplicación de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura
electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público
(BOE del 28), en la Orden HAP/1074/2014, de 24 de junio, por la que se regulan
las condiciones técnicas y funcionales que debe reunir el Punto General de
Entrada de Facturas Electrónicas, en la Orden HAP/492/2014, de 27 de marzo, por
la que se regulan los requisitos funcionales y técnicos del registro contable
de facturas de las entidades del ámbito de aplicación de la Ley 25/2013.
En el caso de facturas, nóminas y otros documentos con repercusión
contable, se cumplirán los estándares de digitalización certificada, proceso de
digitalización admitido por la Agencia Estatal de Administración Tributaria
para permitir la destrucción de los originales en papel. Para ello es necesario
usar una aplicación de digitalización homologada por la Agencia Tributaria,
conforme se recoge en el artículo 7 de la Orden EHA/962/2007, de 10 de abril,
por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación
telemática y conservación electrónica de facturas, contenidas en el Real
Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el reglamento por
el que se regulan las obligaciones de facturación.
En un ámbito más general, la implantación del Esquema Nacional de
Interoperabilidad (Real Decreto 4/2010, de 8 de enero (BOE de 29 de enero), por
el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la
administración electrónica) establece la serie de Normas Técnicas de
Interoperabilidad que son de obligado cumplimiento por las AA.PP. y que
desarrollan aspectos concretos de la interoperabilidad entre las AA.PP. y con
los ciudadanos. Entre ellas están las de “Documento electrónico” y “Digitalización
de documentos”, aprobadas ambas por dos Resoluciones de 19 de julio de 2011
(BOE de 30 de julio), de la Secretaría de Estado para la Función Pública, por
la que se aprueban las Normas Técnicas de Interoperabilidad de Documento
Electrónico y Digitalización de Documentos, y que serán de aplicación a
aquellos documentos que no tengan estricta repercusión contable.
Atención efectiva de reclamaciones (art. 69.7)
El Organismo Intermedio garantiza la tramitación efectiva de las
reclamaciones relativas a los Fondos.
Estas podrán presentarse, bien directamente, por los conductos reglados,
o a través del canal anónimo de denuncias creado en la página web del OI, o
incluso, en caso de denuncias de fraude, a través de los canales creados en
aplicación de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de
las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la
corrupción.
A cada una de las reclamaciones se le abrirá un expediente por parte de
la sección de control y verificación, con acuse de recibo al remitente excepto
en el caso de denuncias anónimas, y con una resolución final sobre el mismo,
tras las investigaciones y comprobaciones oportunas, que será suscrita por el
Director General del OI y, consecuentemente, comunicada al reclamante, en su
caso, sin perjuicio de otras posibles actuaciones que podrían derivarse a
consecuencia de la resolución.
Cumplimiento del anexo XIV RDC en el intercambio electrónico de datos
con el beneficiario (art. 69.8)
Todos los intercambios de información entre los Beneficiarios y el
Organismo Intermedio se llevarán a cabo, siempre que sea posible, mediante
sistemas de intercambio electrónico de datos.
Esta premisa no se aplica a los programas o prioridades contemplados en
el art 4, apartado 1, letra m), del Reglamento FSE+.
Los intercambios de información entre el Organismo Intermedio y los
Organismos Beneficiarios pertenecientes a la Administración de la Ciudad
Autónoma de Melilla se realizarán, desde el inicio de la ejecución del
Programa, mediante el sistema interno de gestión documental existente en la CAM
y, en casos excepcionales, a través de correo electrónico.
en papel, sin perjuicio de la obligación, por parte del Organismo gestor
y del Organismo Intermedio, de registrar los datos y almacenarlos de
conformidad con el artículo 72, apartado 1, letra e).
Remisión de previsiones de los importes de las solicitudes de pago en el
año en curso y en el año siguiente (art. 69.10)
El OI facilitará a la Autoridad de Gestión, cuando sea requerido para
ello, las previsiones de los importes de las solicitudes de pago que la AG deba
presentar en el año civil en curso y en el año siguiente a más tardar el 31 de
enero y el 31 de julio.
Evaluación (art. 44 RDC)
A requerimiento de la autoridad de gestión, el organismo intermedio
elaborará un plan de evaluación que podrá extenderse también al programa FSE+
2021-2027.
La autoridad de gestión presentará el plan de evaluación al Comité de
Seguimiento como máximo un año después de la decisión por la que se aprueba el
programa.
Las evaluaciones de los programas se realizarán en relación con uno o
varios de los siguientes criterios: eficacia, eficiencia, pertinencia,
coherencia y valor añadido de la Unión, con el fin de mejorar la calidad del
diseño y la ejecución de los programas. Además, las evaluaciones podrán también
llevarse a cabo en relación con otros criterios pertinentes, como la
inclusividad, la no discriminación y la visibilidad, y referirse a más de un
programa.
Todas las evaluaciones se confiarán a expertos internos o externos que
sean funcionalmente independientes, y el organismo intermedio garantizará a la
autoridad de gestión la existencia de los procedimientos necesarios para
producir y recopilar los datos necesarios para las evaluaciones.
Todas las evaluaciones se publicarán en el sitio web de la autoridad de
gestión y en el del organismo intermedio.
Además, antes del 30 de junio de 2029 se llevará a cabo una evaluación
de cada programa para determinar su impacto.
Visibilidad, transparencia y comunicación
Tal como se establece en el Acuerdo de Asociación, en línea con la
evolución del papel de la comunicación dentro de la gestión de los fondos
europeos, se prioriza en este periodo que la labor de comunicación tenga un
enfoque activo y creativo, que se plasme en acciones concretas con resultados
medibles y evaluables siendo el enfoque fundamental la difusión de la
información tanto a nivel de la ciudadanía como de los beneficiarios y
beneficiarios potenciales.
Las medidas necesarias a adoptar se realizarán siguiendo las exigencias
establecidas en las principales disposiciones comunitarias, aquí reflejadas,
así como en las concordantes e instrucciones que se acuerden en las redes de
las que este Organismo Intermedio forma parte actualmente y en las que pudiera
llegar a formar a lo largo del septenio:
•
Artículos 22, 46 a 50, y concordantes del Reglamento (UE) 2021/1060
•
Anexo IX del Reglamento (UE) 2021/1060 sobre Comunicación y visibilidad
El Organismo Intermedio indicará cómo asegurará el cumplimiento de las
medidas de información y comunicación que sean de su competencia, y que llevará
a cabo de acuerdo con el RDC y en coordinación con unidad de Comunicación de la
Subdirección General de Programación y Evaluación de Fondos Europeos. En
especial, se indicarán los mecanismos de publicación y difusión de información que sea susceptible de ser
aprovechada en el portal web único y en redes sociales, así como la
participación en las redes GERIP y/o, GRECO-AGE y, en su caso, la participación
en INFORM.
Definiciones de comunicación:
•
Operaciones: Proyectos, contratos, acciones o grupos de proyectos seleccionados en
el marco de los programas que se trate.
•
Operaciones de Importancia Estratégica (OIE): Proyectos que contribuyen
de manera especialmente importante a la consecución de los objetivos de un
programa. Algunos de los elementos que pueden considerarse estratégicos son la
naturaleza sistémica de la operación, su carácter innovador o el número de
destinatarios finales afectados.
•
Operaciones destacadas: Proyectos que, por sus características, sean
susceptibles de ser comunicables, con potencial para ser consideradas OIE, pero
sin identificarse como tal en el programa.
•
Visibilidad, transparencia y comunicación: Se refiere a las
obligaciones que los Estados Miembros asumen de mantener informados a los
ciudadanos sobre la política de cohesión y los proyectos que financia. Con el
objetivo de gestionar de la manera más transparente posible los fondos
públicos, deberán de facilitar periódicamente información completa sobre las
oportunidades y programas de inversión disponibles, y de publicar información
sobre proyectos y beneficiarios.
•
Indicadores de realización: Miden el producto logrado de una acción.
•
Indicadores de resultado: Miden el efecto inmediato de la intervención, en
concreto, la cantidad de destinatarios a los que ha llegado cada una de las
acciones de comunicación implementadas.
Mediante el desarrollo de la normativa específica aprobada para este
período 2021-2027 se pretende hacer llegar al público información sobre las
operaciones financiadas por ambos Programas FEDER MELILLA 20212027 y FSE+
MELILLA 2021-2027, así como comunicar con el público respecto de:
•
Responsabilidades del Estado miembro
•
Responsabilidades de los beneficiarios de la ayuda.
A estos efectos va a establecerse medidas a través de una guía de
comunicación que, una vez aprobada, va a publicarse en la web
“www.fondoseuropeosmelilla.es” y en el apartado de la web institucional de la
Ciudad Autónoma referido a los Fondos Europeos para cada uno de los colectivos
a los que se dirige. Asimismo, la guía va a ser remitida a los
beneficiarios/órganos gestores a través del sistema comunicación electrónica de
tramitación de expedientes de la Ciudad Autónoma. Ello no obsta para la emisión
de instrucciones y circulares que fueren necesarias para la mejor ejecución de
estas labores:
§ Medidas de información y
comunicación dirigidas al público en general
§ Medidas de información para
beneficiarios potenciales
§ Medidas de información para
beneficiarios/Órganos gestores.
Para coordinar la visibilidad, transparencia y comunicación de los
Fondos, el OI ha designado para este período y así se comunicará a la Autoridad
de Gestión, un responsable de comunicación que actúa de intermediario entre los
Órganos gestores/Beneficiarios, y el responsable de comunicación designado para
cada programa por la Autoridad de Gestión para el cumplimiento de las
obligaciones previstas en el RDC 2021/1060, con la colaboración del resto del
área de gestión. Este responsable de comunicación podrá estar asistido de una
asistencia técnica en materia de visibilidad, transparencia y
comunicación.
Se realizará a través del área de gestión del FEDER Y FSE+:
1.- El suministro de información al portal web único (art. 49.1 del RDC)
2.- Información del calendario con las convocatorias de propuestas
previstas (art. 49.2 del RDC), con una periodicidad de tres veces al año, o
superior si fuera conveniente, que permita a la Autoridad de Gestión el
cumplimiento de las actualizaciones previstas en el art. 49.2 RDC, con el
contenido que sigue:
a) la zona geográfica cubierta
por la convocatoria de propuestas;
b) el objetivo político o
específico de que se trate;
c) el tipo de solicitantes
admisibles;
d) el importe total de la ayuda
para la convocatoria;
e)
las fechas de inicio y finalización de la convocatoria.
3.- La lista de operaciones seleccionadas (art. 49.3 del RDC), que
elaborará la Autoridad de Gestión a partir de la información que se suministre
desde el área de Gestión de este O.I, que se incluirá en la aplicación Fondos
2127, recogerá las operaciones seleccionadas por el Organismo Intermedio. El contenido de las operaciones incluidas en
la lista deberá contener los siguientes datos:
a) en el caso de las entidades
jurídicas, el nombre del beneficiario y, en el caso de contratación pública,
del contratista;
b) si el beneficiario es una
persona física, su nombre y apellidos;
c)
en el caso de las operaciones del FEMPA vinculadas a un buque pesquero,
el número de identificación del registro de la flota pesquera de la Unión a que
se refiere el Reglamento de Ejecución (UE) 2017/218 de la Comisión;
d)
el nombre de la operación;
e)
la finalidad de la operación y sus logros previstos o reales;
f)
la fecha de inicio de la operación; g) la fecha prevista o real de
finalización de la operación;
h)
el coste total de la operación;
i)
el fondo de que se trate;
j)
el objetivo específico de que se trate;
k)
el porcentaje de cofinanciación de la Unión;
l)
el indicador de localización o la geolocalización de la operación y el
país de que se trate;
m)
en el caso de las operaciones móviles o de aquellas que abarquen varias
localizaciones, la localización del beneficiario, cuando este sea una entidad
jurídica, o la región de nivel NUTS 2, cuando el beneficiario sea una persona
física;
n)
el tipo de intervención para la operación de conformidad con el artículo
73, apartado 2, letra g).
4.- La comunicación a la Autoridad de Gestión de la información referida
en el punto anterior se realizará como mínimo en una de las lenguas cooficiales
de la Unión y con una periodicidad mínima suficiente que permita facilitar la
actualización de la lista de operaciones seleccionadas como mínimo cada cuatro
meses.
5.- Se dispondrá en las webs mencionadas el acceso a los materiales para
su inclusión en el desarrollo de las operaciones, tal como se especifican en el
Anexo IX del RDC, y en su defecto o adicionalmente, mediante la inclusión de
links de webs oficiales que permitan la descarga de los elementos visuales.
6.- Se informará de manera específica a los beneficiarios, en el
documento que establece las condiciones de la ayuda (DECA), las principales
obligaciones referidas en el artículo 50 RDC “Responsabilidades de los
beneficiarios” en materia de visibilidad, transparencia y comunicación de las
operaciones, para su cumplimiento y a su vez comunicación de su obligada
observancia, a los beneficiarios potenciales.
7.- Igualmente se incluirá en el DECA la obligatoriedad de remisión de
la información referente a los indicadores de productividad y resultado
correspondientes a la operación.
8.- Se solicitará a través del responsable de comunicación del Organismo
Intermedio a los beneficiarios, información de las actividades de comunicación
específicas, adicionales a las referidas en los puntos anteriores, en relación
a las operaciones destacadas principalmente o a otras operaciones seleccionadas
o referentes a la difusión de los programas.
D) Verificaciones de gestión.
Las verificaciones de gestión a las que hace alusión el artículo 74 del
RDC comprenden dos elementos clave, que son los siguientes:
1. Verificaciones
administrativas (documentales) de operaciones seleccionadas cofinanciadas por
los Fondos Estructurales,
2. Verificaciones sobre el
terreno de estas operaciones.
1. Verificaciones administrativas:
Para el periodo de programación 2014-2020 estaba previsto que todos los
gastos presentados por los beneficiarios para su inclusión en las solicitudes
de reembolso de gastos realizados, tanto intermedias como finales, se
sometieran a verificaciones administrativas. No obstante, para este periodo de
programación, no se exige la revisión administrativa de todas las solicitudes
de reembolso de los beneficiarios ni la revisión de todos los justificantes.
La frecuencia, alcance e intensidad de estas verificaciones se basará en
una previa evaluación de riesgo definida en la Estrategia de Verificación del
OI.
Podrá realizarse una verificación del 100% del gasto a presentar, pero
sólo en los casos en los que el riesgo para el presupuesto de la UE sea
grave.
Estas verificaciones han de estar totalmente concluidas antes de la
rendición de la cuenta anual, no siendo necesaria previa certificación.
Las verificaciones administrativas se basarán en un examen de la
solicitud y los justificantes pertinentes, tales como facturas, notas de
entrega, extractos de cuentas bancarias, informes intermedios y registros de
asistencia.
En particular, las verificaciones administrativas deben abarcar los
aspectos siguientes:
§ si el gasto corresponde al
período de subvencionabilidad y si se ha pagado;
§ si el gasto corresponde a
una operación aprobada;
§ si se cumplen las
condiciones del programa, incluido, si procede, el porcentaje de financiación
aprobado;
§ si se cumplen las normas
nacionales y de la Unión en materia de subvencionabilidad;
§ si los justificantes son
suficientes y existe una pista de auditoría adecuada;
§ cuando se empleen opciones
de costes simplificados, si se han cumplido las condiciones para los
pagos;
§ si se cumplen las normas en
materia de ayudas estatales, desarrollo sostenible, igualdad de oportunidades y
no discriminación;
§ si se cumplen las normas
nacionales y de la Unión en materia de contratación pública, en su caso;
§ si se respetan las normas
nacionales y de la Unión sobre publicidad;
§ el avance físico de la
operación medido con arreglo a los indicadores de realización comunes y
específicos del programa y, si procede, los indicadores de resultados y
microdatos;
§ la entrega del bien o la
prestación del servicio de forma plenamente conforme con las condiciones del
acuerdo de ayuda individual.
No obstante, lo anterior, el contenido de tales verificaciones podrá ser
complementado o sustituido en los casos y en las formas siguientes:
a.
Cuando el mismo beneficiario ejecute más de una operación de forma
simultánea o una operación reciba financiación a través de varias ayudas o
fondos, se establecerá un mecanismo para verificar posibles casos de
duplicación de la financiación de un mismo gasto.
b.
Si el beneficiario presenta un certificado de un auditor para justificar
el gasto declarado, este también será tenido en cuenta a efectos del
cumplimiento del principio de auditoría única.
c.
En ámbitos técnicos como el cumplimiento de normas medioambientales,
puede haber autoridades nacionales competentes que se encarguen de comprobar el
cumplimiento y de emitir las autorizaciones pertinentes.
d.
Para verificar el cumplimiento de las normas sobre ayudas estatales, la
AG y, por tanto, el Organismo Intermedio (OI) en su ámbito de trabajo,
confiarán en el trabajo de otras autoridades nacionales con competencia en este
ámbito.
Las verificaciones administrativas se llevarán a cabo por parte del Área
de Verificación y Control del OI, contando con el apoyo de una empresa auditora
contratada, que mantendrá constante contacto con el OI para garantizar una
adecuada gestión del trabajo realizado.
Análisis de riesgos para la verificación
Se llevará a cabo por parte del OI una evaluación de riesgo inicial una
vez iniciada la implementación de operaciones, realizando periódicamente
actualizaciones conforme estas se vayan ejecutando. Para la determinación de
muestras de operaciones objeto de verificación se tendrá en cuenta los riesgos
identificados e incluidos en la Estrategia de Verificación del OI.
El objetivo de las verificaciones administrativas es confirmar que todo
gasto incluido en las cuentas es legal y regular, incluyendo la parte no
efectivamente verificada, que los productos y servicios cofinanciados se han
entregado y prestado, que la operación cumple con el Derecho aplicable y las
condiciones para que la operación reciba ayuda y, en el supuesto de que se
tengan que reembolsar costes con arreglo al art. 53, apartado 1, letra a) del
RDC, que se ha pagado el importe del gasto declarado por los beneficiarios y
estos mantienen contabilidad separada, y, en el supuesto de que se tengan que
reembolsar costes con arreglo al art. 53, apartado 1, letras b), c) y d), que
se hayan cumplido las condiciones para el reembolso del gasto al beneficiario.
Procedimiento de Verificaciones Administrativas
1.
El procedimiento comienza en el ámbito de los Beneficiarios que son
responsables de garantizar que los gastos cuyo reembolso solicitan cumple con
toda la normativa de aplicación (legislación comunitaria, europea, el Programa
y el documento que establece las condiciones del apoyo para cada operación).
Previamente a la presentación de gastos a la Dirección General de Planificación
Estratégica y Programación (DGPEyP) para su inclusión en una solicitud de
reembolso, los Beneficiarios realizan las siguientes actuaciones:
a. Realizar sus propios
controles internos de funcionamiento.
b. Cumplimentación de la «lista
de comprobación de la AG», que será revisada posteriormente por parte del
Organismo Intermedio, tanto por el área de gestión, en el momento de
seleccionar una operación, como por el área de verificación y control.
2.
El Beneficiario pone a disposición del Área de Verificación y Control
toda la documentación administrativa relacionada con la operación cofinanciada
necesaria para servir de base a las verificaciones administrativas,
garantizándose así una adecuada pista de auditoría.
3.
Conforme el Área de Verificación y Control vaya realizando las
verificaciones administrativas, cumplimentará las listas de comprobación
oficiales proporcionadas y aprobadas por la AG, realizándose las observaciones
necesarias para esclarecer las contestaciones dadas. Una vez rellenas, se
firmarán por el técnico del área de verificación y control
correspondiente.
4.
Si en el proceso de la verificación administrativa el OI detectase
inconsistencias en la información declarada o la documentación justificativa,
se solicitará del Beneficiario la correspondiente aclaración, corrección o, en
su caso, modificación de las declaraciones de gasto presentadas minorándolas en
las cuantías con deficiencias. Una vez incorporada, en su caso, la información
complementaria, se procederá de nuevo a la verificación de cada punto.
5.
En el caso en que, a consecuencia de las verificaciones administrativas,
sean detectados gastos irregulares, su tratamiento seguirá el procedimiento
previsto en el apartado “Tratamiento de irregularidades” del presente
documento.
6.
El resultado de las verificaciones administrativas se recogerá en un
Informe firmado por el Jefe de sección de Verificación y Control en el que se
recogerán las operaciones incluidas en la muestra que han sido objeto de
verificación y los principales resultados y conclusiones obtenidos.
Intensidad de las verificaciones de la gestión:
Tal y como se ha expresado en el punto anterior, la frecuencia, alcance
e intensidad de las verificaciones deberá estar basada en una previa evaluación
del riesgo.
De las operaciones seleccionadas por muestreo, atendiendo al riesgo
obtenido, se deberá incluir una revisión completa de la documentación
justificativa de cada solicitud de reembolso, de manera que puedan detallarse
en las listas de comprobación cada uno de los elementos de subvencionalidad
verificados.
En las listas de comprobación deberá dejarse constancia siempre del
nombre y la función de la persona que ha realizado la verificación, así como la
fecha en la que se han rellenado las mismas.
Para la verificación del cumplimiento de los requisitos en materia de
publicidad se realizará una revisión de la existencia de los logos
correspondientes en la documentación aportada por el beneficiario, que deberá
constar en vallas informativas, folletos publicitarios, material de los cursos
de formación y diplomas.
2.
Verificaciones
sobre el terreno
Para completar las verificaciones administrativas resulta esencial
efectuar otras comprobaciones adicionales -denominadas verificaciones sobre el
terreno- para comprobar, en particular, la realidad de la operación, la entrega
del bien o la prestación del servicio cumpliendo plenamente las condiciones del
acuerdo, el avance físico y el respeto de las normas de la Unión en materia de
publicidad, además de poder servir también para comprobar que la información
que el beneficiario está facilitando respecto de la ejecución física y
financiera de la operación es exacta.
Las verificaciones sobre el terreno van a efectuarse por los Técnicos
del Área de verificación y control de la DGPEyP de la CAM con el apoyo, en caso
de que fuese necesario, de una asistencia técnica contratada al efecto,
mediante la elección de una muestra representativa, cuya determinación deberá
atenerse a lo establecido en la Estrategia de Verificación que se actualizará
anualmente por parte del área de verificación y control.
En la Estrategia de Verificación se incluirá el procedimiento de
realización de verificaciones sobre el terreno y el método de muestreo a
emplear, incluyéndose siempre como población la totalidad de operaciones
cofinanciadas por Fondos Estructurales, de manera que ninguna operación
incluida en el Programa quede excluida de la posibilidad de ser sometida a una
verificación sobre el terreno.
Tanto la población como la muestra de operaciones susceptibles de
verificar se recogerán en el Plan de Verificación anual, que deberá redactar el
Área de verificación y control.
La muestra se puede centrar en operaciones de gran valor, operaciones en
las que previamente se hayan detectado problemas o irregularidades o en las
que, durante las verificaciones administrativas, se hayan identificado
transacciones particulares que parezcan inusuales y requieran un examen más
profundo (es decir, una selección basada en el riesgo).
La intensidad, la frecuencia y la cobertura de las verificaciones sobre
el terreno dependerán de la complejidad de la operación, de la cuantía de las
ayudas públicas que reciba, del nivel de riesgo detectado por las
verificaciones de la gestión, del grado de detalle de las comprobaciones
llevadas a cabo durante las verificaciones administrativas y otras auditorías
realizadas, sean estas de Intervención General de la CAM, de la AA, de la
Comisión Europea, o del Tribunal de Cuentas, así como del tipo de documentación
que presente el beneficiario.
Para la realización de las verificaciones sobre el terreno previstas en
los Planes aprobados por la AG se seguirá el siguiente procedimiento:
1. Comunicación al Beneficiario: Se le comunicará al
beneficiario para que estén presentes tanto el Director General, los técnicos
de su área, en caso de que fuese necesario, así como el representante de la
empresa adjudicataria, para un contrato y beneficiario de la ayuda, para una subvención.
2. Momento de realización de la Verificación
sobre el terreno:
A.
Verificaciones sobre el terreno durante la ejecución de la operación. Normalmente se efectuarán
verificaciones sobre el terreno cuando la operación ya esté en marcha y aún no
haya finalizado su ejecución, tanto desde el punto de vista técnico como desde
el financiero. Salvo casos justificados, no se van a dejar las verificaciones
sobre el terreno para cuando la operación haya finalizado, pues sería demasiado
tarde para llevar a cabo acciones correctoras en caso de que se detecten
problemas, y mientras tanto se habrán certificado gastos irregulares. Así
mismo, cuando las operaciones sean de carácter intangible y una vez terminadas
queden pocas pruebas físicas de ellas o no quede ninguna, se emprenderán las
verificaciones sobre el terreno durante la ejecución (es decir, antes de que
terminen). Estas verificaciones serán útiles para comprobar la realidad de
tales operaciones.
B.
Verificaciones sobre el terreno tras la ejecución de la operación. Existen resoluciones de
concesión de ayuda individual a empresas que prevean el cumplimiento de
condicionantes a los beneficiarios de la ayuda (como la retención de la
propiedad o un determinado número de nuevos empleados) una vez finalizada la
operación o la adquisición del bien. En estos casos, se añadirá una
verificación sobre el terreno durante la fase operativa, para garantizar que se
siguen cumpliendo las condiciones.
Si como resultado de las verificaciones sobre el terreno se detectasen
errores que pudieran considerarse como irregularidades, sean estas sistémicas o
no, se actuará conforme a lo previsto en el apartado “Tratamiento de
irregularidades” del presente documento. En el caso de errores materiales, se
procederá a su inmediata corrección. La muestra de operaciones seleccionadas,
así como los resultados y conclusiones obtenidas se recogerán en un Informe de
verificaciones sobre el terreno, firmado por el Jefe de sección de Verificación
y Control del OI.
Tratamiento de la Documentación de las verificaciones
·
Todas las verificaciones de la gestión (tanto administrativas como sobre
el terreno) quedarán documentadas en el expediente de cada operación.
·
Los resultados de todas las verificaciones practicadas estarán a
disposición de todo el personal de la DGPEyP.
·
En los registros constará el trabajo realizado, la fecha de su
realización, los detalles de la solicitud de reembolso examinada, el importe de
los gastos verificados, los resultados de las verificaciones, incluido el nivel
general y la frecuencia de los errores detectados, una descripción completa de
las irregularidades detectadas junto con una identificación clara de las
disposiciones legales nacionales o de la Unión infringidas y las medidas
correctoras adoptadas que se recogerán en los Informes de verificaciones
administrativas y sobre el terreno, firmados ambos por el Jefe de sección de
Verificación y Control.
E) Gestión financiera (pagos; corrección de irregularidades; etc.).
Pago total al beneficiario en plazo
El OI diseñará los procedimientos de verificación y declaración al
objeto de poder certificar gasto a la AG, de manera que, con carácter general,
las verificaciones sean previas a las declaraciones de gasto.
El OI garantizará, con carácter general, el cumplimiento de las
siguientes obligaciones:
·
Registrar las declaraciones del gasto y las solicitudes de pago
presentadas por los Beneficiarios.
·
Recoger las partidas de gastos suficientemente pormenorizadas.
·
Verificar las operaciones y las solicitudes de reembolso
Es fundamental diseñar procesos válidos que eviten el bloqueo del flujo
de las ayudas comunitarias debido a cuellos de botella en la tramitación de las
declaraciones de gasto de los Beneficiarios, a fin de garantizar que los
trabajos de verificación se culminan antes de la presentación de las cuentas
anuales.
Atendiendo al plazo de pago al Beneficiario, de acuerdo con el apartado
b) del art. 74.1 del RDC, se indica que deberá garantizarse, en función de la
disponibilidad de financiación, que los beneficiarios reciban el importe debido
en su totalidad y en un plazo de ochenta días a partir de la fecha en que el
beneficiario presente la solicitud de pago, pudiendo interrumpirse dicho plazo
si la información presentada por el beneficiario no permite al Organismo
Intermedio determinar si el importe es exigible.
En caso de operaciones seleccionadas directamente o mediante
convocatorias de expresión de interés, los Beneficiarios (Direcciones
Generales) ya disponen en sus aplicaciones presupuestarias del importe
necesario para la realización de las actuaciones cofinanciadas por los fondos
estructurales, financiándose estas inicialmente con fondos propios, no siendo
necesario por tanto que se le realice por parte del Organismo Intermedio el
pago al Beneficiario para que se desarrollen las mismas.
No obstante, la Autoridad de Contabilidad de la UAFSE será la encargada
de, una vez el Organismo Intermedio haya firmado la PRESENTACIÓN, desembolsar a
la Ciudad Autónoma de Melilla, y por consiguiente al Beneficiario, el importe
correspondiente a la ayuda de la Unión.
En cumplimiento del artículo Anexo XIV del RDC relativo al intercambio
electrónico de información, el proceso de certificación de los gastos
declarados por los beneficiarios se producirá en su totalidad con soporte en
“FSE PLUS”, de forma similar a como tenía lugar en el periodo 2014-2020 con
«FSE1420», y se conformará con los pasos que se detallan a continuación:
1)
Con carácter previo, en “FSEPLUS” estarán ya registradas las operaciones
que van a dar lugar a que se genere una PRESENTACIÓN, debiendo estar estas
debidamente seleccionadas, asignándose posteriormente los proyectos
correspondientes a aquellas.
Nota: como se especifica más adelante, en todas las referencias que se
haga a la introducción de datos en ‘FSEPLUS’ deberá entenderse que se refiere a
la introducción directa en dicha aplicación o al volcado final de datos que se
hace a la misma desde la aplicación intermedia de gestión de la DGPEyP de la
CAM.
2)
Sobre cada operación en la que exista gasto realizado y justificado por
los beneficiarios y se vaya a incluir en una PRESENTACIÓN, debe registrarse en
“FSEPLUS” la siguiente información:
·
Datos de cada uno de los contratos, convocatorias o documentos
pertinentes, según la forma de instrumentación, vinculados a dicha
operación.
La cumplimentación de los datos de los contratos o convocatorias se
realizará por parte del Área de Gestión de la DGPEyP, siendo la responsable de
recopilar, analizar, comprobar y consignar la información relativa a las
operaciones seleccionadas que ha ejecutado y que van a ser incluidas en una
PRESENTACIÓN en el sistema de información que vaya a cargar los datos en
“FSEPLUS”, según se haya explicitado en el documento que establece las
condiciones de la ayuda a la operación.
3)
A continuación, el Área de Verificación y Control introducirá en
“FSEPLUS” los proyectos de cada operación, que vayan a ser objeto de
certificación. El gasto debe ser susceptible de comprobación y puede
sustentarse en uno o varios documentos justificativos, en función de la mejor
eficiencia para la realización de las verificaciones y mantenimiento de la
pista de auditoría.
Así mismo, Área de Verificación y Control deberá incluir la información
de ejecución en relación con los indicadores de realización que correspondan a
la operación sobre la que se cursa la presentación de gasto. 4) Con la
información del gasto se genera una PRESENTACIÓN en “FSEPLUS”. En esta
PRESENTACIÓN se agrupa el conjunto de proyectos de cuyo gasto vaya a
solicitarse el reembolso.
Así, las PRESENTACIONES se basan en la adición o compilación de los
distintos proyectos por operación y prioridades. Para cada proyecto, se
incorporarán finalmente los datos de la minoración donde esté incluida.
Las PRESENTACIONES tendrán una codificación uniforme y objetiva en
“FSEPLUS”. La PRESENTACIÓN proporcionará información sobre el gasto total
elegible incluido en la misma, el gasto público elegible, la contribución a los
instrumentos financieros (solicitud de reembolso específica) y los adelantos
pagados en cuanto a las Ayudas de Estado.
En particular, respecto a las PRESENTACIONES negativas (minoraciones),
éstas harán siempre referencia a la PRESENTACIÓN que modifican y al motivo de
la rectificación (control o ajuste, principalmente), y en estas deberán
incluirse los proyectos que se desean minorar.
5)
El Área de Control y Verificación de la DGPEyP de la CAM, analizará la
conformidad de los gastos recibidos de los Beneficiarios y realizará las
verificaciones de gestión correspondientes, tanto administrativas como sobre el
terreno, cumplimentando las listas de comprobación asociadas.
Como resultado de esta verificación, se adjunta un documento que
acredite la elegibilidad de los gastos y el resultado de las
verificaciones.
6)
La solicitud de reembolso pasa al Director General de Planificación
Estratégica y Programación de la Consejería de Hacienda de la CAM, y, tras
estudiar la documentación, firma, en su caso, la PRESENTACIÓN. Con la firma de
este certificado, tal PRESENTACIÓN del OI pasa en “FSEPLUS” a la fase de
“autoridad de gestión”. La carga de los proyectos podrá realizarse mediante
cargas masivas electrónicas o mediante servicios web, desde los sistemas
informáticos de gestión de la DGPEyP a “FSEPLUS”. De esta forma, se garantiza
la integridad de los datos contenidos, tanto en los proyectos como en las
posteriores PRESENTACIONES que agrupan a éstas.
7)
Fuera ya del ámbito del OI, la AG procederá a la comprobación de la
coherencia y conformidad de la PRESENTACIÓN y su contenido. En caso de que, una
vez practicadas sus comprobaciones, la AG no pueda asegurar que la PRESENTACIÓN
cumple los requisitos exigidos, aquélla solicitará al OI la subsanación de las
incorrecciones o, en su caso, la aportación de las justificaciones o la
información adicional correspondientes.
Las PRESENTACIONES quedarán firmadas electrónicamente y asociadas
inequívocamente a las listas de comprobación y de verificación realizadas por
el organismo que certifica, por el OI y por la AG. El documento electrónico de
la PRESENTACIÓN incorporará un cuadro resumen con el montante de gasto por
prioridad, por objetivo específico y por operación, de forma que sea fácilmente
comprobable la exactitud numérica de la misma.
8)
Una vez concluida positivamente las comprobaciones a juicio de la AG,
ésta firma electrónicamente en “FSEPLUS” un informe de validación de la
PRESENTACIÓN y de su contenido, tanto consignado en campos del sistema de
información como en anexos o enlaces de documentación justificativa o, cuando
sea necesaria, aclaratoria. Con esta firma, la PRESENTACIÓN pasa a la fase
“Autoridad contable”. En este punto, comienza la tramitación de la PRESENTACIÓN
en la AC, según las especificaciones del artículo 91 del RDC, para concluir, si
todo es correcto, en la elaboración y presentación de una solicitud de pago a
la Comisión Europea.
Identificación de los organismos que participan en la tramitación de las
solicitudes de reembolso en el ámbito de actuación del organismo Intermedio
Ciudad Autónoma de Melilla (con organigrama).
En la fase de certificación intervienen varios órganos:
Ilustración 2: Organismos que participan en la tramitación de
solicitudes de reembolso del Organismo Intermedio Ciudad Autónoma de Melilla
Tratamiento de irregularidades
Los procedimientos para la detección, registro, corrección y seguimiento
de irregularidades, así como de registro de importes retirados y recuperados,
deberán ajustarse a lo siguiente:
a. Registro de irregularidades detectadas (incluido el fraude).
La existencia de gastos irregularmente declarados a la CE podrá ser
detectada por cualquiera de las entidades participantes en la gestión de los
fondos.
En todos los casos, las irregularidades quedarán registradas en el
sistema de información oficial del Ministerio con indicación del código de
gasto, el importe de la irregularidad, la causa que la originó y el expediente
del control en el que se ha detectado la irregularidad.
Las irregulares podrán ser detectadas por:
-
El beneficiario: Se realizarán las investigaciones oportunas y, en caso
de confirmarse la irregularidad, procederá a comunicarlo al OI para su registro
en las aplicaciones oficiales del Ministerio.
-
El Organismo Intermedio: Notificación de la irregularidad acontecida a
las Autoridades y registro en las aplicaciones oficiales para su
tratamiento.
-
La Autoridad de Gestión o el Equipo de Control: La AG lo comunicará al
OI para que éste delimite el alcance de la irregularidad y proceda a su
registro.
-
La Autoridad competente en materia de Certificación: Ésta las comunicará
a la AG, que a su vez lo transmitirá OI para que éste delimite el alcance de la
irregularidad y proceda a su registro.
-
La Autoridad de Auditoría: Ésta las registrará en el apartado
correspondiente de la aplicación de FOCO.
No obstante, si la irregularidad detectada por la AA tiene un carácter
sistémico o si el porcentaje de gasto irregular es superior a la cuantía que
determine la citada AA y/o la CE como umbral sobre el que han de adoptarse
medidas correctoras, el OI deberá establecer y aplicar un Plan de Acción para
corregir el porcentaje de error mediante las correspondientes minoraciones,
para subsanar las deficiencias de sus sistemas que han dado lugar a las
irregularidades y mitigar el riesgo de que se repitan en el futuro.
b. Corrección y seguimiento de las irregularidades.
Una vez que el OI haya registrado la irregularidad, su importe se
incorporará automáticamente a la siguiente certificación de gastos presentada
por la AG.
En el caso que el OI no registre la irregularidad por no estar de
acuerdo con ella, éste presentará sus alegaciones a la AG, la cual remitirá las
alegaciones a la entidad que haya detectado la irregularidad para que emita su
dictamen y, si la entidad que detectó la irregularidad se reafirma en su
dictamen, el OI registrará en el sistema la misma.
En la siguiente solicitud de pago que se presente a la CE, la AC
incluirá esas minoraciones. De esta manera, quedarán retirados los importes
irregularmente declarados a la Comisión y se habrá reintegrado al presupuesto
de la UE la ayuda.
La AG adoptará las medidas correctoras adecuadas con respecto a las
irregularidades detectadas como consecuencia de un control realizado por
cualquiera de los organismos competentes. Dichas medidas podrán contemplar,
entre otras, las acciones siguientes:
-
Retirada de los gastos irregulares detectados en el control, en todo
caso.
-
Solicitar la modificación de los sistemas y procedimientos del OI, tanto
en lo que se refiere a la descripción de los sistemas, como al Manual de
Procedimiento.
-
Solicitar la modificación de las bases reguladoras y/o resoluciones de
convocatoria en el caso de ayudas cofinanciadas.
-
Proponer medidas de mejora de los sistemas informáticos y de la pista de
auditoría.
-
Recuperación de importes irregulares
En los casos en que no hubiera posibilidad de retirar las cantidades
irregulares en subsiguientes PRESENTACIONES, la AC, tras dar conocimiento de
dicha situación a la AG, preparará el inicio de un expediente de reintegro
frente al Organismo Intermedio/beneficiario correspondiente. A la finalización
de este expediente se procederá a recuperar la cantidad irregular por medio del
reintegro en el Tesoro Público y su posterior ingreso a favor de la
Comisión.
Independientemente del procedimiento de recuperación que se haya llevado
a cabo, se anotarán en las cuentas las correcciones financieras
correspondientes al ejercicio contable en el que se decida la cancelación.
(Art.103.2 RDC).
Además de lo expuesto en este apartado, en las Secciones 1º y 2º del
ANEXO XII del Reglamento de Disposiciones Comunes (UE) 2021/1060 por el que se
establecen las disposiciones comunes relativas al Fondo Europeo de Desarrollo
Regional y al Fondo Social Europeo Plus se establecen las normas pormenorizadas
y plantilla para informar sobre irregularidades que deberá implementar la
Ciudad Autónoma de Melilla en caso de detección de estas.
Confirmación de la legalidad y regularidad del gasto anotado en cuentas
El Organismo Intermedio de la Ciudad Autónoma de Melilla garantizará, a
través de las verificaciones de gestión que se realicen, la legalidad y la
regularidad del gasto incluido en las cuentas presentadas a la Comisión y
emprenderá todas las acciones necesarias para prevenir irregularidades,
incluido el fraude, detectarlas, corregirlas e informar sobre ellas, a través
del área de verificación y control.
En el caso de que algún gasto esté sujeto a una evaluación en curso
sobre su legalidad y regularidad, se excluirá de las cuentas a la espera de que
concluya dicha evaluación.
En concreto, todos los gastos provenientes de operaciones cofinanciadas
por los Fondos FSE+ en el marco de los Organismos Beneficiarios pertenecientes
al ámbito administrativo de la Ciudad Autónoma de Melilla tienen un código de
contabilidad único a través de su correspondiente documento contable
“Realización del Pago”, documento que se emite por parte de la Tesorería de la
Ciudad Autónoma y que es firmado por el Tesorero, el/la Consejero/a de
Hacienda, Empleo y Comercio y el Interventor General, o Viceinterventor en su
defecto, sin perjuicio de que, en caso de ser necesario, se solicite
posteriormente un justificante bancario que acredite que el pago ha tenido
lugar.
Estos códigos contables únicos se transferirán por parte del equipo del
Organismo Intermedio a la aplicación propia de la autoridad de Gestión, FSE
PLUS, permitiéndose que cada expediente de gasto/transacción disponga de su
propio código contable, cumpliendo esta aplicación con los requisitos de
información exigidos por el RDC.
F) Aplicación de medidas antifraude.
Medidas y procedimientos antifraude eficaces y proporcionados
de Melilla y Programa FSE+ de asistencia material básica como
perceptores de fondos, de entre los que se incluyen la Ciudad Autónoma de
Melilla, estableciendo los procedimientos e instrumentos necesarios para
asegurar la coordinación y seguimiento del mismo.
De acuerdo con lo establecido en este Reglamento, la Ciudad Autónoma
debe prevenir, detectar y resolver eficazmente cualquier irregularidad,
incluido el fraude, cometida por los operadores económicos.
En la CAM, la AG ha designado como OI a la Dirección General de
Planificación Estratégica y Programación, que, de entre sus funciones,
destacan, en lo referente a este Plan, las siguientes:
1. Disponer de medidas y
procedimientos antifraude eficaces y proporcionados, teniendo en cuenta los
riesgos detectados;
2. Prevenir, detectar y
corregir las irregularidades;
A nivel nacional y de conformidad con el Reglamento (UE, Euratom) nº
883/2013 del Parlamento Europeo y del Consejo y con los Reglamentos (CE,
Euratom) nº 2988/95 y (Euratom, CE) nº 2185/96 del Consejo, la Oficina Europea
de Lucha contra el Fraude (OLAF) está facultada para llevar a cabo
investigaciones administrativas, controles y verificaciones in situ, con el fin
de establecer si ha habido fraude, corrupción o cualquier otra actividad ilegal
que afecte a los intereses financieros de la Unión.
En la Ciudad Autónoma de Melilla, el Área de Verificación y Control de
la DGPEyP es la encargada de, en este ámbito:
1. Llevar a cabo verificaciones
de gestión, administrativas y sobre el terreno, de las operaciones/actuaciones
cofinanciadas por el fondo FSE+ y Programa FSE+ de asistencia material básica,
comprobándose que estas cumplen con el Derecho aplicable y las condiciones del
programa, evitando que se produzca un posible desvío de fondos a una finalidad
distinta a la inicialmente establecida, objeto de cofinanciación,
garantizándose la legalidad y la regularidad del gasto incluido en las cuentas
presentadas a la Comisión;
2. Garantizar, en función de la
disponibilidad de financiación, que los beneficiarios reciban el importe debido
en su totalidad;
3. Disponer de medidas y
procedimientos antifraude eficaces y proporcionados, teniendo en cuenta los
riesgos detectados;
4. Prevenir, detectar y
corregir las irregularidades;
5. Confirmar que el gasto
anotado en las cuentas es legal y regular
La Ciudad Autónoma de Melilla emprenderá por tanto todas las acciones
necesarias para prevenir irregularidades, detectarlas, corregirlas e informar
sobre ellas, tomará las medidas necesarias para garantizar que toda persona o
entidad que reciba fondos de la Unión coopere plenamente en la protección de
los intereses financieros de esta, conceda los derechos y el acceso necesarios
a la Comisión, la OLAF, el Tribunal de Cuentas Europeo y, respecto de los
Estados miembros participantes en la cooperación reforzada en virtud del
Reglamento (UE) 2017/1939, a la Fiscalía Europea y garantizará que los terceros
implicados en la ejecución de los fondos de la Unión concedan derechos
equivalentes.
En el caso de que en la Ciudad Autónoma se detectase alguna
irregularidad en las operaciones cofinanciadas por los Fondos Estructurales,
incluido el fraude, el Área de Verificación y Control del OI informará
rápidamente a la AG de esta y de toda actuación de seguimiento que se haya
emprendido con respecto a dichas irregularidades y con respecto a cualquier
investigación de la OLAF, de conformidad con lo establecido en el apartado de
irregularidades del Plan de Medidas Antifraude de la Ciudad Autónoma.
Denuncias de fraudes potenciales:
Se ha habilitado un espacio en la web de la DGPEyP de la CAM para que
cualquier persona de forma anónima, pueda denunciar sospechas de fraude.
A cada una de las reclamaciones se le abrirá un expediente por parte de
la Sección de Verificación y Control, con acuse de recibo al remitente excepto
en el caso de denuncias anónimas, y con una resolución final sobre el mismo,
tras las investigaciones y comprobaciones oportunas, que será suscrita por el
Director General del OI y, consecuentemente, comunicada al reclamante, en su
caso, sin perjuicio de otras posibles actuaciones que podrían derivarse a
consecuencia de la resolución.
Las irregularidades serán comunicadas por todo el personal que tenga
conocimiento de las mismas. El carácter de empleado público que ostenta la
mayoría del personal del OI obliga al cumplimiento de una estricta legalidad y
a informar de cualquier irregularidad o indicio de fraude, de acuerdo con lo
establecido en los artículos 52 y 53 de la Ley 7/2007, de 12 de abril, del
Estatuto Básico del Empleado Público, que recogen los principios éticos y de
conducta del empleado público.
Plan de Medidas Antifraude
El Organismo Intermedio de la Ciudad Autónoma de Melilla ha elaborado un
Plan de Medidas Antifraude para el Programa FSE+ en el que se incluyen las
medidas relativas para los conflictos de interés, medidas del ciclo antifraude,
tratamiento de irregularidades y compromiso de la Ciudad Autónoma de Melilla en
materia de fraude.
Como anexo del presente documento se incluirá un enlace a la página web
de la Dirección General de Planificación Estratégica y Programación para poder
acceder a este Plan, de manera que se permita el acceso en todo momento de
cualquier interesado al mismo. G) Pista de auditoría.
El OI y, en particular, el área de verificación y control, garantizará
que se dispone de todos los documentos sobre el gasto y las auditorías
necesarios para contar con una pista de auditoría adecuada. Se considerará que
una pista de auditoría es adecuada cuando cumpla con lo previsto
reglamentariamente en el anexo XIII del RDC y de conformidad con su artículo
82.
El OI realizará un análisis minucioso de la información a conservar y
transmitir, identificando de forma clara y unívoca quién es el responsable de
cada parte de la misma.
De esta manera se podrá informar a los Organismos Gestores de sus
obligaciones en la materia y se tendrá constancia de que no existen lagunas en
la pista de auditoría.
Se considerará que una pista de auditoría es adecuada cuando contenga:
1.
Documentación que permita la verificación de la aplicación de los
criterios de selección establecidos por la autoridad de gestión, así como
documentación relativa al procedimiento de selección en general y la aprobación
de las operaciones.
2.
Documento (acuerdo de subvención o equivalente) que establece las
condiciones de apoyo firmadas por el beneficiario y la autoridad de
gestión/organismo intermedio.
3.
Registros contables de las solicitudes de pago presentadas por el
beneficiario, según constan en el sistema electrónico de la autoridad de
gestión/organismo intermedio.
4.
Documentación sobre las verificaciones de los requisitos de no
deslocalización y durabilidad, establecidos en el artículo 65, el artículo 66,
apartado 2, y el artículo 73, apartado 2, letra h).
5.
Prueba del pago de la contribución pública al beneficiario y fecha en
que se haya abonado el pago.
6.
Documentación que acredite las comprobaciones administrativas y, en su
caso, sobre el terreno, efectuadas por la autoridad de gestión/organismo
intermedio.
7.
Información sobre las auditorías realizadas.
8.
Documentos relativos al seguimiento por el organismo intermedio a
efectos de las verificaciones de la gestión y los resultados de las auditorías.
9.
Documentación que acredita la verificación del cumplimiento del Derecho
aplicable.
10.
Datos relativos a los indicadores de realización y resultados que
permitan la conciliación con las metas correspondientes y los hitos
comunicados.
11.
Documentación relativa a las correcciones financieras y deducciones
practicadas a los gastos declarados a la Comisión en cumplimiento del artículo
98, apartado 6, realizadas por la autoridad de gestión/organismo
intermedio/organismo a cargo de la función de contabilidad.
12.
Para las subvenciones que revistan la modalidad establecida en el
artículo 53, apartado 1, letra a) del RDC, las facturas (o documentos de valor
acreditativo equivalente) y justificantes de su pago por el beneficiario, así
como los documentos contables del beneficiario relativos al gasto declarado a
la Comisión.
13.
Para las subvenciones que revistan la modalidad establecida en el
artículo 53, apartado 1, letras b), c) y d) y, según el caso, documentos que
justifiquen el método de fijación de costes unitarios, sumas a tanto alzado y
tipos fijos; categorías de costes que forman la base para el cálculo;
documentos acreditativos de los costes declarados en el marco de otras
categorías de costes a los que se aplica un tipo fijo; acuerdo expreso de la
autoridad de gestión sobre el proyecto de presupuesto en el documento que
establece las condiciones de apoyo; documentación sobre los costes salariales
brutos y sobre el cálculo de la tarifa horaria; cuando se utilizan opciones de
costes simplificados basadas en métodos existentes, documentación que confirme
la conformidad con tipos de operaciones similares y con la documentación
requerida por el método existente, en su caso.
El OI realizará un análisis minucioso de la información a conservar y
transmitir, identificando de forma clara y unívoca quién es el responsable de
cada parte de la misma.
De esta manera se podrá informar a los Organismos Gestores de sus
obligaciones en la materia y se tendrá constancia de que no existen lagunas en
la pista de auditoría.
El OI creará un registro de la identidad y la ubicación de los
organismos gestores que conservan los documentos justificativos relativos a los
gastos y las auditorías. Cada registro tendrá un archivo digital para
documentación y se actualizará por un sistema de versiones. Este registro
tendrá datos estructurados:
·
Naturaleza de la institución.
·
NIF.
·
Persona de contacto.
·
Domicilio.
Por otra parte, se mantendrá en el sistema informático del OI un archivo
digital por cada operación, contrato y transacción.
Asimismo, el OI dispondrá de un sistema de contabilidad separada, y en
la sede del mismo se conservará copia de toda la documentación aportada al
sistema FSE PLUS, de forma que se pueda conciliar los importes totales
certificados a la Unión Europea con los registros contables. Los Organismos
Gestores tendrán la obligación de mantener los datos y la documentación de su
competencia, de acuerdo con el documento de entrega de las condiciones de la
ayuda.
Atención efectiva de reclamaciones
El Organismo Intermedio garantiza la tramitación efectiva de las
reclamaciones relativas a los Fondos.
Estas podrán presentarse, bien directamente, por los conductos reglados,
o a través del canal anónimo de denuncias creado en la página web del OI, o
incluso, en caso de denuncias de fraude, a través de los canales creados en
aplicación de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de
las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la
corrupción.
A cada una de las reclamaciones se le abrirá un expediente por parte del
área de control y verificación, con acuse de recibo al remitente excepto en el
caso de denuncias anónimas, y con una resolución final sobre el mismo, tras las
investigaciones y comprobaciones oportunas, que será suscrita por el Director
General de Planificación Estratégica y Programación y, consecuentemente,
comunicada al reclamante, en su caso, sin perjuicio de otras posibles
actuaciones que podrían derivarse a consecuencia de la resolución.
Intercambio electrónico de datos con el beneficiario
Todos los intercambios de información entre los Beneficiarios y el
Organismo Intermedio se llevarán a cabo, siempre que sea posible, mediante
sistemas de intercambio electrónico de datos.
Los intercambios de información entre el Organismo Intermedio y los
Organismos Beneficiarios pertenecientes a la Administración de la Ciudad
Autónoma de Melilla se realizarán, desde el inicio de la ejecución del
Programa, mediante el sistema interno de gestión documental existente en la CAM
y, en casos excepcionales, a través de correo electrónico.
En cuanto a los Beneficiarios de regímenes de ayudas los intercambios de
información se llevarán a cabo mediante notificaciones electrónicas siempre que
seas posible. Para este último caso, podrán existir intercambios de información
en papel, sin perjuicio de la obligación, por parte del Organismo gestor y del
Organismo Intermedio, de registrar los datos y almacenarlos de conformidad con
el artículo 72, apartado 1, letra e).
6. Mecanismos para la actualización del Manual.
En caso de modificaciones y circunstancias que obliguen al OI a revisar
su descripción de funciones y procedimientos, que fue justificación de su
designación como OI, éste deberá comunicar a la AG los cambios ocurridos a la
mayor brevedad y declarar si suponen o no algún impedimento para desempeñar
eficazmente las funciones acordadas en el correspondiente Acuerdo de Atribución
de Funciones.
En caso de que no supongan impedimento, el OI deberá acompañar a su
declaración la actualización de su descripción de funciones y procedimientos
que la AG recogerá en el historial de designaciones del OI de que se trate. Así
lo comunicará al OI junto con su pronunciamiento respecto a si corresponde o no
la suscripción de un nuevo Acuerdo de Atribución de Funciones, o una adenda al
existente o basta con que la AG diligencie en el existente los cambios
ocurridos.
En todo caso, los documentos, comunicaciones y procedimientos quedarán
registrados en FSEPLUS, donde, en su caso, se generaría una nueva versión del
OI, en terminología de las guías de usuario de dicho sistema de información.
Si el OI declarara que las modificaciones acaecidas suponen un obstáculo
insalvable para desempeñar lo establecido en el Acuerdo de Atribución de
Funciones, se estará a lo previsto en dicho Acuerdo respecto a la revocación
del mismo.
La AG informará a la AC y a la AA de los cambios ocurridos y de la
resolución adoptada por la AG.
En su caso, tal cambio en las funciones y procedimientos del OI,
obligará a este a revisar el presente Manual y a su publicación actualizada en
el Boletín Oficial de Melilla, una vez obtenga la conformidad previa de la AG y
sea aprobado por el Consejo de Gobierno de la Ciudad Autónoma de Melilla.
A su vez, el OI puede proceder a la actualización del presente Manual
cuando se produzcan cambios significativos en la estructura interna de la
Ciudad Autónoma de Melilla o en los procedimientos utilizados, siempre y cuando
tales cambios no afecten a la descripción de Funciones y Procedimientos
aprobada por la Autoridad de Gestión del Programa.
Asimismo, si con el resultado de las auditorías, tanto las efectuadas
por la Autoridad de Auditoría como las del propio Organismo Intermedio, queda
patente la existencia de deficiencias, o mejoras necesarias o convenientes, en
los procedimientos explicitados, el presente Manual será objeto de las
actualizaciones que sean necesarias, de acuerdo con el procedimiento descrito,
al objeto del cumplimiento óptimo de la misión aceptada por el OI de la gestión
y control de los Programas.
7. Estrategia de Verificación
El área de verificación y control del Organismo Intermedio de la Ciudad
Autónoma de Melilla ha elaborado una Estrategia de Verificación, cuya revisión
habrá de realizarse anualmente, en la que se determina la identificación de los
factores de riesgo, metodología a aplicar, calificación del nivel de riesgo
atribuible a cada uno de los factores tipificados, el método de muestreo
empleado, así como los criterios para valorar los resultados y tratar
incidencias.
Esta Estrategia de Verificación ya ha sido aprobada por la AG, de manera
que los riesgos y el método establecidos en la misma se emplearán para la
selección de operaciones objeto de verificaciones de gestión.
No obstante, la Estrategia de Verificación habrá de revisarse
fundamentalmente como consecuencia de los resultados de las verificaciones, de
las auditorías y de otros controles, en caso de que las
irregularidades/deficiencias detectadas no estuviesen contempladas en los
riesgos previamente definidos, así como de las implicaciones horizontales de
sospechas de fraude.
A continuación, se incluye el enlace a la página web de la Dirección
General de Planificación Estratégica y Programación para poder acceder a esta
Estrategia, de manera que se permita el acceso en todo momento de cualquier
interesado al mismo.
https://www.melilla.es/melillaPortal/contenedor.jsp?seccion=s_fdes_d4_v1.jsp&contenido=39055&nivel=1
400&tipo=6&codResi=1&language=es&codMenu=448&codMenuPN=601&codMenuSN=1
8. Entrada en vigor
El presente Manual entrará en vigor el día siguiente de su publicación
en el BOME para Melilla. A partir de entonces, las modificaciones entrarán en
vigor al día siguiente de su completa publicación en el Boletín Oficial de
Melilla.
9 ANEXOS
ANEXO I: LISTAS DE
COMPROBACIÓN.
Las listas de comprobación a utilizar en la fase de verificación de
operaciones a certificar y las verificaciones sobre el terreno serán las
provistas por la AG al OI, adecuándolas a las características de este (no
aplicación de IVA, aplicación del IPSI e inexistencia de instrumentos
financieros en el Programa). Sin perjuicio de que puedan añadirse preguntas que
se estimen oportunas para detectar irregularidades que pudieran sobrevenirse en
la Ciudad Autónoma.
Estas listas pueden obtenerse en la siguiente dirección web:
https://www.melilla.es/melillaPortal/contenedor.jsp?seccion=s_fdes_d4_v1.jsp&contenido=39055&n
ivel=1400&tipo=6&codResi=1&language=es&codMenu=448&codMenuPN=601&codMenuSN=1
ANEXO II: CÓDIGO DE CONDUCTA Y PRINCIPIOS ÉTICOS DEL
PERSONAL DEL OI
Los empleados públicos del Organismo Intermedio y de los Organismos
Gestores incluidos en el PO FSE+ de Melilla 2021-2027 y en la participación en
el Programa Nacional FSE+ de Asistencia Material Básica, están sometidos a los
siguientes principios éticos:
1. Empleados públicos de la Ciudad Autónoma de Melilla,
A los empleados públicos de la CAM les es directamente aplicable el Real
Decreto Legislativo 5/2015, de 30 de octubre, por el que se aprueba el texto
refundido de la Ley del Estatuto Básico del Empleado Público, el cual
establece:
CAPÍTULO VI. Deberes de los empleados públicos. Código de Conducta
Artículo 52. Deberes de los empleados
públicos. Código de Conducta.
Los empleados públicos deberán desempeñar con diligencia las tareas que
tengan asignadas y velar por los intereses generales con sujeción y observancia
de la Constitución y del resto del ordenamiento jurídico, y deberán actuar con
arreglo a los siguientes principios: objetividad, integridad, neutralidad,
responsabilidad, imparcialidad, confidencialidad, dedicación al servicio
público, transparencia, ejemplaridad, austeridad, accesibilidad, eficacia,
honradez, promoción del entorno cultural y medioambiental, y respeto a la
igualdad entre mujeres y hombres, que inspiran el Código de Conducta de los
empleados públicos configurado por los principios éticos y de conducta
regulados en los artículos siguientes.
Los principios y reglas establecidos en este capítulo informarán la
interpretación y aplicación del régimen disciplinario de los empleados
públicos.
Artículo 53. Principios éticos.
1.
Los empleados públicos respetarán la Constitución y el resto de normas
que integran el ordenamiento jurídico.
2.
Su actuación perseguirá la satisfacción de los intereses generales de
los ciudadanos y se fundamentará en consideraciones objetivas orientadas hacia
la imparcialidad y el interés común, al margen de cualquier otro factor que
exprese posiciones personales, familiares, corporativas, clientelares o
cualesquiera otras que puedan colisionar con este principio.
3.
Ajustarán su actuación a los principios de lealtad y buena fe con la
Administración en la que presten sus servicios, y con sus superiores,
compañeros, subordinados y con los ciudadanos.
4.
Su conducta se basará en el respeto de los derechos fundamentales y
libertades públicas, evitando toda actuación que pueda producir discriminación
alguna por razón de nacimiento, origen racial o étnico, género, sexo,
orientación sexual, religión o convicciones, opinión, discapacidad, edad o
cualquier otra condición o circunstancia personal o social.
5.
Se abstendrán en aquellos asuntos en los que tengan un interés personal,
así como de toda actividad privada o interés que pueda suponer un riesgo de
plantear conflictos de intereses con su puesto público.
6.
No contraerán obligaciones económicas ni intervendrán en operaciones
financieras, obligaciones patrimoniales o negocios jurídicos con personas o
entidades cuando pueda suponer un conflicto de intereses con las obligaciones
de su puesto público.
7.
No aceptarán ningún trato de favor o situación que implique privilegio o
ventaja injustificada, por parte de personas físicas o entidades privadas.
8.
Actuarán de acuerdo con los principios de eficacia, economía y
eficiencia, y vigilarán la consecución del interés general y el cumplimiento de
los objetivos de la organización.
9.
No influirán en la agilización o resolución de trámite o procedimiento
administrativo sin justa causa y, en ningún caso, cuando ello comporte un
privilegio en beneficio de los titulares de los cargos públicos o su entorno
familiar y social inmediato o cuando suponga un menoscabo de los intereses de
terceros.
10.
Cumplirán con diligencia las tareas que les correspondan o se les
encomienden y, en su caso, resolverán dentro de plazo los procedimientos o
expedientes de su competencia.
11.
Ejercerán sus atribuciones según el principio de dedicación al servicio
público absteniéndose no solo de conductas contrarias al mismo, sino también de
cualesquiera otras que comprometan la neutralidad en el ejercicio de los
servicios públicos.
12.
Guardarán secreto de las materias clasificadas u otras cuya difusión
esté prohibida legalmente, y mantendrán la debida discreción sobre aquellos
asuntos que conozcan por razón de su cargo, sin que puedan hacer uso de la
información obtenida para beneficio propio o de terceros, o en perjuicio del
interés público.
Artículo 54. Principios de
conducta.
1.
Tratarán con atención y respeto a los ciudadanos, a sus superiores y a
los restantes empleados públicos.
2.
El desempeño de las tareas correspondientes a su puesto de trabajo se
realizará de forma diligente y cumpliendo la jornada y el horario establecidos.
3.
Obedecerán las instrucciones y órdenes profesionales de los superiores,
salvo que constituyan una infracción manifiesta del ordenamiento jurídico, en
cuyo caso las pondrán inmediatamente en conocimiento de los órganos de
inspección procedentes.
4.
Informarán a los ciudadanos sobre aquellas materias o asuntos que tengan
derecho a conocer, y facilitarán el ejercicio de sus derechos y el cumplimiento
de sus obligaciones.
5.
Administrarán los recursos y bienes públicos con austeridad, y no
utilizarán los mismos en provecho propio o de personas allegadas. Tendrán, así
mismo, el deber de velar por su conservación.
6.
Se rechazará cualquier regalo, favor o servicio en condiciones
ventajosas que vaya más allá de los usos habituales, sociales y de cortesía,
sin perjuicio de lo establecido en el Código Penal.
7.
Garantizarán la constancia y permanencia de los documentos para su
transmisión y entrega a sus posteriores responsables.
8.
Mantendrán actualizada su formación y cualificación.
9.
Observarán las normas sobre seguridad y salud laboral.
10.
Pondrán en conocimiento de sus superiores o de los órganos competentes
las propuestas que consideren adecuadas para mejorar el desarrollo de las
funciones de la unidad en la que estén destinados. A estos efectos se podrá
prever la creación de la instancia adecuada competente para centralizar la
recepción de las propuestas de los empleados públicos o administrados que
sirvan para mejorar la eficacia en el servicio.
11.
Garantizarán la atención al ciudadano en la lengua que lo solicite
siempre que sea oficial en el territorio.
2. Personal de la sociedad pública Proyecto Melilla, SA (Promesa):
En cuanto al personal de Proyecto Melilla, SA, que participa en la
gestión de las convocatorias de ayudas a empresas, hay que tener en cuenta lo
siguiente:
El artículo 8 del REGLAMENTO POR EL QUE SE REGULA EL RÉGIMEN GENERAL DE
SUBVENCIONES CONCEDIDAS POR LA CIUDAD AUTÓNOMA DE MELILLA Y GESTIONADAS POR SU
SOCIEDAD INSTRUMENTAL PROYECTO MELILLA, S.A, señala que:
1.
El procedimiento para la concesión de subvenciones se iniciará siempre de
oficio mediante la publicación en el Boletín Oficial de la Ciudad Autónoma de
Melilla de la convocatoria aprobada por el Consejero de Economía, Empleo y
Turismo, que
desarrollará el procedimiento para la concesión de las subvenciones convocadas
según lo establecido en el presente título y de acuerdo con los principios de
la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de RJAP-PAC, y tendrá necesariamente el
contenido previsto, en el apartado 2, del artículo 23 de la Ley General de
Subvenciones.
En igual sentido, el Artículo 10 del mismo Reglamento, sobre la
Instrucción, dispone:
1.
La instrucción del procedimiento de concesión de subvenciones
corresponde a la sociedad pública instrumental Proyecto Melilla, S.A.
2.
El órgano instructor realizará de oficio cuantas actuaciones estime
necesarias para la determinación, conocimiento y comprobación de los datos en
virtud de los cuales debe formularse la propuesta de resolución.
3.
Las actividades de instrucción comprenderán la petición de cuantos
informes estime necesarios para resolver o que sean exigidos por las normas que
regulan la subvención, en los términos previstos en el apartado 3.a) del
artículo 24 de la Ley General de Subvenciones, así como la evaluación de las
solicitudes o peticiones, efectuada conforme con los criterios, formas y
prioridades de valoración establecidos en las bases reguladoras de la
subvención o, en su caso, en la convocatoria.
ANEXO III: DECLARACIÓN INSTITUCIONAL DEL CONSEJO DE
GOBIERNO EN MATERIA ANTIFRAUDE
El Organismo Intermedio (OI) que representa a la autoridad regional en
el Programa Operativo del FSE+ 20212027 de Melilla y en la participación en el
Programa Nacional de asistencia Material Básica es la Ciudad Autónoma de
Melilla, si bien, a efectos internos, las labores correspondientes al mismo en
el marco de los acuerdos de atribución de funciones suscritos con la Autoridad
de Gestión (AG) de los referidos Programas las desarrolla la Dirección General
de Planificación Estratégica y Programación encuadrada en la Consejería de
Hacienda.
Uno de los principales objetivos de cara a dicho período es reforzar,
dentro del ámbito de sus competencias, la política antifraude en el desarrollo
de sus funciones. Por ello, el OI y, en concreto, el Consejo de Gobierno de la
Ciudad Autónoma de Melilla quiere manifestar su compromiso con los estándares
más altos en el cumplimiento de las normas jurídicas, éticas y morales y su
adhesión a los más estrictos principios de integridad, objetividad y
honestidad, de manera que su actividad sea percibida por todos los agentes que
se relacionan con ella como opuesta al fraude y la corrupción en cualquiera de
sus formas. Todos los miembros de su equipo de gobierno y de su equipo
directivo asumen y comparten este compromiso.
Por otro lado, los empleados públicos, tanto funcionarios como
laborales, que integran la Ciudad Autónoma de Melilla deben, entre otras
obligaciones, “velar por los intereses generales, con sujeción y observancia de
la Constitución y del resto del ordenamiento jurídico, y actuar con arreglo a
los siguientes principios: objetividad, integridad, neutralidad,
responsabilidad, imparcialidad, confidencialidad, dedicación al servicio
público, transparencia, ejemplaridad, austeridad, accesibilidad, eficacia, honradez,
promoción del entorno cultural y medioambiental, y respeto a la igualdad entre
mujeres y hombres” (Ley 7/2007, de 12 de abril, del Estatuto Básico del
Empleado Público, artículo 52).
El objetivo de esta política es promover dentro de la organización una
cultura que desaliente toda actividad fraudulenta y que facilite su prevención
y detección, promoviendo el desarrollo de procedimientos efectivos para la
gestión de estos supuestos. Así, entre otras medidas, la Ciudad Autónoma de
Melilla dispone de un procedimiento para declarar las situaciones de conflicto
de intereses.
Como ha quedado dicho, las funciones del OI son asumidas por la
Dirección General de Planificación Estratégica y Programación de la Consejería
de Hacienda, Empleo y Comercio, que cuenta a estos efectos con un equipo de
evaluación de riesgos, para la revisión y actualización periódica de la
política antifraude, así como el seguimiento de los resultados. También cuenta
con la colaboración de los diferentes responsables y gestores de procesos para
asegurar que existe un adecuado sistema de control interno dentro de sus
respectivas áreas de responsabilidad y garantizar, en su caso, la debida
diligencia en la implementación de medidas correctoras.
A partir de las verificaciones y los controles realizados en las fases
previas por el OI, y por la AG, la Autoridad de Certificación dispone también,
por su parte, de un sistema que registra y almacena la información precisa de
cada operación para garantizar la fiabilidad y regularidad en relación con el
gasto.
El OI ha puesto en marcha medidas eficaces y proporcionadas de lucha
contra el fraude, basadas en la experiencia obtenida en períodos anteriores y
en la reciente evaluación del riesgo de fraude realizada al efecto.
Adicionalmente, cuenta con procedimientos para denunciar aquellas
irregularidades o sospechas de fraude que pudieran detectarse, bien a través de
los canales internos de notificación bien directamente a la Oficina Europea de
Lucha contra el Fraude (OLAF). Todos los informes se tratarán en la más estricta
confidencialidad y de acuerdo con las normas que regulan esta materia.
Asimismo, el Consejo de Gobierno de la Ciudad Autónoma de Melilla adopta
el compromiso público de que no tolerará represalias, cualquiera que sea su
forma, contra cualquier miembro del personal de la institución que denuncie
sospechas de fraude.
En definitiva, la Ciudad Autónoma de Melilla tiene una política de
tolerancia cero frente al fraude y la corrupción y ha establecido un sistema de
control robusto, diseñado especialmente para prevenir y detectar, en la medida
de lo posible, los actos de fraude y corregir su impacto, en caso de
producirse. Esta política y todos los procedimientos y estrategias pertinentes
cuentan con el apoyo del Servicio Nacional de Coordinación Antifraude, creado
por Real Decreto 802/2014, de 19 de septiembre (BOE de 26), con el que revisa y
actualiza esta política de forma continua.
ANEXO IV: DECLARACIÓN TIPO DE AUSENCIA DE CONFLICTO DE
INTERESES
Puede accederse al modelo de DACI en el siguiente link:
https://www.melilla.es/melillaPortal/contenedor.jsp?seccion=s_fdes_d4_v1.jsp&contenido=39055&nivel=1
400&tipo=6&codResi=1&language=es&codMenu=448&codMenuPN=601&codMenuSN=1
ANEXO V: MODELOS DE DECA PARA:
·
BENEFICIARIOS FSE+
·
PARA AYUDAS A EMPRESAS
FSE+
Ambos modelos pueden obtenerse en la siguiente dirección web:
https://www.melilla.es/melillaPortal/contenedor.jsp?seccion=s_fdes_d4_v1.jsp&contenido=39055&nivel=1
400&tipo=6&codResi=1&language=es&codMenu=448&codMenuPN=601&codMenuSN=1
ANEXO VI: PLAN DE MEDIDAS ANTI-FRAUDE
Puede obtenerse en la siguiente dirección web:
https://www.melilla.es/melillaPortal/contenedor.jsp?seccion=s_fdes_d4_v1.jsp&contenido=39055&nivel=1
400&tipo=6&codResi=1&language=es&codMenu=448&codMenuPN=601&codMenuSN=1
ANEXO VII: ACUERDO DE ATRIBUCIÓN DE FUNCIONES AL OI CAM
Ambos acuerdos pueden obtenerse en la siguiente dirección web:
https://www.melilla.es/melillaPortal/contenedor.jsp?seccion=s_fdes_d4_v1.jsp&contenido=39055&nivel=1
400&tipo=6&codResi=1&language=es&codMenu=448&codMenuPN=601&codMenuSN=1
ANEXO VIII: CONTROL DE CALIDAD DE LA AT AL OI.
El Organismo Intermedio, para la gestión de las operaciones
cofinanciadas por el FSE, como son las verificaciones de gestión, elaboración
de los informes de evaluación, seguimiento de actuaciones en materia de
comunicación, implantación de un sistema informático propio, entre otros,
contará con el apoyo de empresas de asistencia técnica.
Estas empresas serán objeto, durante el periodo de programación 21-27,
de controles de calidad por parte del OI, que valorará el trabajo realizado por
estas durante la ejecución de sus contratos.
Dado que el número de contratos de asistencia técnica para la gestión
del fondo es reducido, no será necesaria la realización de un muestreo,
realizándose un control de calidad anual para todas las empresas contratadas
por el OI, de manera que se evaluarán y valorarán las funciones que han
desempeñado estas durante el año natural.
Para ello, el OI rellenará una check-list, cuyas preguntas se adjuntan
en el presente documento, en la que se incluyen aspectos formales de los
contratos de asistencia técnica tales como si estos se ajustan al objeto del
contrato, si se emiten facturas conforme al régimen de pagos establecido en el
PCAP, entre otros, así como preguntas relativas a las funciones desempeñadas
por el personal contratado, tales como la valoración de los papeles de trabajo,
si estos se presentan en plazo o si esta presenta una buena organización.
Cada área (gestión, verificación y control y certificación)
perteneciente a la Dirección General de Planificación Estratégica y
Programación realizará el correspondiente control de calidad de las empresas de
asistencia técnica dependientes de la misma.
Para valorar el trabajo realizado por la empresa de verificación
contratada, el área de verificación y control realizará un muestreo de
operaciones verificadas por esta a efectos de comprobar que el desempeño de las
funciones encomendadas a la empresa ha sido correcto.
Para completar esta valoración, el OI realizará una verificación sobre
el terreno de estas empresas, reuniéndose con el personal contratado bien
presencialmente, bien por videoconferencia, en función de si la empresa se
encuentra o no establecida en la Ciudad Autónoma de Melilla, de la que se
levantará el correspondiente acta de verificación, firmada por los asistentes,
la responsable del área de verificación y control, el Director General de
Planificación Estratégica y Programación y el responsable de la empresa
adjudicataria.
Además del control de calidad anual que realice el OI a través de su
lista de comprobación y verificación sobre el terreno de las empresas
contratadas, cumpliendo con la circular 4/2024, emitida por la Intervención
General de la Ciudad Autónoma de Melilla, elaborará, antes de procederse al
pago de las facturas correspondientes a estos contratos, un certificado para
que se produzca el abono de los trabajos efectuados en base a la valoración
efectuada de los mismos.
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Nº |
Cód.
Fondos |
Pregunta |
Respuesta |
Observaciones |
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1 |
1 |
¿Las funciones desempeñadas por el
personal contratado se ajustan al objeto del contrato? |
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2 |
2 |
¿Se están emitiendo facturas conforme al régimen de pagos establecido en
el PCAP? |
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3 |
3 |
¿Se ha presentado un programa de
trabajo? |
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4 |
4 |
¿Se presentan por parte de la empresa Informes de las actividades
realizadas? |
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5 |
5 |
¿Se ha realizado una verificación
sobre el terreno de este contrato? En caso afirmativo, ¿qué conclusiones
podrían extraerse de esta? |
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6 |
6 |
¿Se ajustan los medios materiales y humanos a lo establecido en el PPT? |
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7 |
7 |
En los informes y documentos
elaborados por la empresa, ¿se cumplen las medidas de información y
publicidad del fondo cofinanciador? |
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8 |
8 |
¿Se aportan, junto con los Informes, papeles de trabajo de sus
actuaciones? |
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9 |
9 |
¿Se considera que los papeles de
trabajo presentados por la empresa son correctos? |
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10 |
10 |
¿Se considera que la empresa tiene una buena organización? |
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11 |
11 |
¿La empresa ha necesitado que se
realicen continuamente indicaciones por parte del área responsable para
ejecutar sus servicios o esta presentaba autonomía? |
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12 |
12 |
En caso de que el área encargada fijase a la empresa de asistencia
técnica contratada una fecha límite para la entrega de trabajos ¿estos se han
presentado en plazo? |
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13 |
13 |
Para el caso del contrato de
asistencia técnica referente a verificación, ¿se considera que las listas de
comprobación se han rellenado con suficiente detalle, incluyéndose los
comentarios indicados en la Guía/Instrucciones otorgada por el OI? |
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14 |
14 |
¿Los empleados muestran interés en las actualizaciones y novedades
relativas a la gestión del fondo cofinanciador? |
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15 |
15 |
¿Los empleados son conocedores de
la normativa en materia de subvenciones y contratación? |
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16 |
16 |
¿Los empleados son conocedores de la normativa europea? |
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17 |
17 |
La empresa de asistencia técnica
dedicada a trabajos de comunicación, ¿cumple con las funciones encomendadas
por parte del área de gestión del OI? |
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18 |
18 |
¿Los empleados de las empresa cooperan en auditorias/controles a los que
está sometido el OI? |
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Melilla, a 17 de febrero de
2025,
Julio Liarte Parres